Profilaktyka w zarządzaniu lepsza od walki ze skutkami błędów - wprowadzanie w firmie Internetu Rzeczy

Internet Rzeczy na dobre zagościł w polskich firmach. Technologia ta wciąż jednak budzi wiele wątpliwości i pytań. Przedsiębiorcy nie zawsze wiedzą, jak w pełni wykorzystać jej potencjał, a pracownicy boją się kontroli i zagrożeń. Nieodłącznym elementem wdrożeń tego typu systemów musi więc być edukacja i właściwe zarządzanie zmianą.

System IoT to – najprościej rzecz ujmując – sieć urządzeń i czujników połączonych ze sobą i komunikujących się, zbierających i wymieniających dane, które później są przetwarzane. I to właśnie te dane są największą wartością płynącą z systemów IoT. To one po przeanalizowaniu stają się podstawą do wprowadzania optymalizacji w przedsiębiorstwie. Stają się informacją zarządczą, dzięki której firmy zwiększają efektywność i poprawiają wykorzystanie zasobów.

O jakie zasoby chodzi? Elementy Internetu Rzeczy mogą mierzyć pracę ludzi i urządzeń. I o ile samo zainstalowanie infrastruktury IoT nie sprawia firmom problemów, o tyle przekonanie ludzi do korzystania z niej bywa już problematyczne. Z jakimi wyzwaniami mierzą się zatem firmy wdrażające IoT i jak mogą sobie pomóc w pracy z tą technologią?

Wdrożysz IoT, skorzystasz

Coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega dziś wartość rozwiązań z obszaru IoT, przede wszystkim dlatego że rośnie świadomość znaczenia danych i ich analizy dla optymalizacji procesów zachodzących w firmach. Managerowie szukają więc takich systemów, które dostarczą im jak najwięcej informacji na temat tego, jak działa ich przedsiębiorstwo. 

- Firmy zgłaszające się do nas, zainteresowane naszym narzędziem do zarządzania procesami i zespołami, oczekują od technologii IoT przede wszystkim oszczędności i optymalizacji. Czasami chcą zwiększyć przychody, zawsze efektywność. Zależy im na tym, by poprawiać procesy i audytować to, co dzieje się w firmie – tłumaczy Sebastian Młodziński, CEO TIMATE. – Praktyka pokazuje, że dostają to, czego oczekują. 

Warto pamiętać, że korzyści z wdrożenia IoT przychodzą etapami. Najpierw jest efekt placebo. W tym czasie pracownicy, wiedząc, że w firmie jest nowe rozwiązanie, czują jakąś kontrolę. Siłą rzeczy bardziej się więc pilnują. Zatem w przedsiębiorstwie widać natychmiastowe zmiany, które jednak nie wynikają z działania systemu IoT, a z innego zachowania pracowników. Po kilku tygodniach zespoły zaczynają się jednak przyzwyczajać i funkcjonować normalnie. I wtedy pojawiają się prawdziwe wyniki.

To jednak nie wszystko. Stały dostęp do danych dostarczanych przez system IoT pomaga także przeprowadzać nieustający audyt działalności firmy. Przedsiębiorstwo ma wiarygodne informacje, może więc natychmiast wychwytywać nieprawidłowości i wdrażać udoskonalenia. W tym procesie najważniejszy jest jednak człowiek, który zinterpretuje dane, przełoży je na zmiany procesowe, zmieni nastawienie ludzi.

- Kluczowe jest odpowiednie wykorzystanie danych. Jeśli pracujemy z danymi w niewłaściwy sposób, czyli np. udzielamy natychmiastowych negatywnych informacji zwrotnych, bo ktoś np. przekroczył przerwę obiadową, zdemotywujemy pracowników. Ale możemy też patrzeć na te dane z innej perspektywy, zastanawiając się, co można zmienić w organizacji, by poprawić efektywność procesów, oraz jak zadziałać, by pracownicy lepiej wykorzystywali potencjał, który w nich drzemie. To jest zderzenie twardych danych z umiejętnością pracy z nimi w kontekście interakcji z pracownikami i przeprowadzania zmian procesowych w organizacji – mówi Tomasz Bereźnicki, partner zarządzający w DPC Polska.

Strach przed innowacją, strach przed zmianą

Przedsiębiorców nie trzeba przekonywać do zainteresowania systemami IoT. Mają świadomość tego, że innowacje dostarczające dane na temat funkcjonowania firm i zasobów mogą pomóc im lepiej zarządzać organizacjami i optymalizować procesy oraz wydatki.

Inaczej jednak jest z pracownikami. Trzeba pamiętać, że każda zmiana w organizacji powoduje opór. Pracownicy boją się nieznanego. A takie są dla nich rozwiązania IoT. Wiedzą, że zbierają jakieś dane, są ze sobą bezprzewodowo połączone. Zatem w przypadku pracowników spotykamy się przede wszystkim z strachem przed kontrolą i z pytaniami, czy wdrażany system jest dla nich bezpieczny.  Dodatkowo ludzie boją się tego, że nowe narzędzie będzie od nich wymagało dodatkowej pracy i zaangażowania. I tym lękiem trzeba się zaopiekować.

Dlatego tak ważne jest to, by odpowiednio przeprowadzić pracowników przez te zmiany. Przede wszystkim po to, żeby w pełni wykorzystać możliwości wdrażanego narzędzia. Nie chodzi bowiem tylko o instalację rozwiązania. Chodzi o to, aby nauczyć managerów, liderów, jak efektywnie korzystać z systemu IoT. Może to zrobić wewnętrzny zespół przedsiębiorstwa lub eksperci z zewnątrz, czyli firma konsultingowa.

Spojrzenie z zewnątrz

Zatrudnienie firmy, która na co dzień nie pracuje w przedsiębiorstwie wdrażającym rozwiązanie IoT, może przynieść spore korzyści. Spojrzenie na sytuację osoby z zewnątrz jest ogromnie istotne, pokazuje bowiem takie możliwości zastosowania konkretnego systemu, których management nawet nie bierze pod uwagę.

- W przypadku naszego rozwiązania najważniejszym aspektem, który można zobaczyć z zewnątrz, a który bywa pomijany przez zarządzających, jest aspekt efektywności wykorzystania zasobów. Managerowie, którzy będą mieli możliwość skorzystania z systemu, będą patrzeć przede wszystkim na kwestię ewidencji czasu pracy, na mierzenie wejść oraz wyjść. Natomiast rozwiązanie może dawać wiele danych dotyczących efektywności pracy zasobów w organizacji. Zewnętrzna firma konsultingowa pokazuje, jak interpretować te dane z perspektywy efektywności pracy pracowników. A ten obszar jest najbardziej interesujący dla managerów – mówi Sebastian Młodziński.

Co ważne, współpraca z firmą konsultingową nie musi być długa, by przyniosła oczekiwane korzyści.

- Naszą rolą jest przekazanie firmie wiedzy na temat działania systemu, korzystania z niego i wyciągania wniosków podczas wdrożenia pilotażowego, czyli w czasie 3 do 6 miesięcy. Później nie jesteśmy już potrzebni – wyjaśnia Tomasz Bereźnicki.

Czy coś może pójść nie tak?

Z jakimi problemami może wiązać się praca z systemem IoT? Zdarza się, że z powodu braku dobrego zespołu wdrożeniowego – czy zewnętrznego, czy wewnętrznego – firmy wdrażają rozwiązanie nieumiejętnie i przez to w rezultacie odkładają je na półkę. Na początku wpadają w zachwyt, ale później oddają system osobie, która go nie zna lub w niego nie wierzy. Ucieka więc od rozwiązania, przez co ono się nie rozwija, a sama firma nie wykorzystuje jego możliwości.

- Drugim zagrożeniem, które widzę po latach pracy z technologiami IoT, jest nieumiejętność przełożenia informacji płynących z systemów na konkretne zmiany w firmie – procesowe i operacyjne. Nie ulega wątpliwości, że samo wdrożenie systemu IoT jest zaledwie początkiem pracy z rozwiązaniem, a nie celem samym w sobie. Liczy się to, co zrobimy z narzędziem i danymi później – podsumowuje Sebastian Młodziński z TIMATE.

W procesie implementacji technologii IoT najważniejsza jest zatem świadomość. Tego, po co w ogóle firmie takie rozwiązanie, i tego, jak wykorzystać dane, które to narzędzie nam daje. Firmy, które z pełnym zaangażowaniem i odpowiednią wiedzą wybierają i wprowadzają IoT, szybko odczuwają korzyści i pozytywne zmiany w pracy zespołów i działaniu przedsiębiorstwa.