Przewodnik: jak przygotować wdrożenie systemu komunikacyjnego w chmurze

Chmura to aktualnie jeden z najbardziej obiecujących, a równocześnie dojrzałych trendów biznesowych. Według globalnych badań Frost & Sullivan* zrealizowanych w grupie 1980 osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji informatycznych, firmy przeniosły do chmury już 25% lub więcej wykorzystywanych aplikacji. Równocześnie, migracja do chmury została wskazana, jako jedno z trzech najważniejszych wyzwań IT w ciągu trzech najbliższych lat przez 27% respondentów.

A zatem, załóżmy, że nasze dotychczasowe rozwiązanie komunikacji biznesowej i obsługi klienta już się zamortyzowało i zarząd jest gotowy na nową inwestycję. Przeprowadziliśmy wstępną analizę rynku i rozważamy wdrożenie modelu chmurowego. Jak przygotować projekt migracji do chmury?

Kwestie strategiczne i biznesowe Każda skuteczna strategia migracji obejmuje jasno zdefiniowane etapy planowania, realizacji i monitorowania. Etap planowania zwykle wiąże się z określeniem potencjalnych korzyści i najważniejszych priorytetów biznesowych projektu oraz uzyskaniem dla niego poparcia kierownictwa.

Warto w tym momencie jasno określić nasze cele. Dlaczego nie zdecydowaliśmy się na tradycyjny model zakupu licencji? Migracja do chmury rzadko jest motywowana przez czynniki finansowe. Chmura jest dla użytkownika po prostu wygodna. Umożliwia elastyczność działania, łatwe dodawanie nowych oddziałów, pracowników zdalnych czy zamykanie nierentownych placówek w zależności od rozwoju biznesu. Dla firm działających sezonowo – a większość outsourcerów boryka się z dużymi wahaniami popytu na swoje usługi – ogromną korzyścią jest możliwość skalowania zakresu współpracy z dostawcą w górę i w dół, w zależności od potrzeb i płacenia tylko za funkcje, z których w danym momencie korzystają. Chmura upraszcza również zarządzanie rozwiązaniem, automatyzuje poprawki i aktualizacje, przyspiesza wdrożenie. W etapie planowania warto określić, które korzyści są najważniejsze dla naszej firmy, przygotować harmonogram projektu oraz wyznaczyć wskaźniki sukcesu.

Argumenty finansowe

System chmurowy niekoniecznie jest tańszy od tradycyjnego zakupu licencji. Wiele zależy od modelu świadczenia usług oraz wynegocjowanych z dostawcą warunków SLA. Jednak potencjalnie oferuje sporo korzyści finansowych, które należy wziąć pod uwagę podczas przygotowania analizy porównawczej obydwu opcji. Oto najważniejsze z nich:

• Minimalny kapitał początkowy.
• Brak kosztów aktualizacji i wsparcia.
• Redukcja wydatków na wewnętrzny dział IT.
• Zniesienie lub zmniejszenie wydatków związanych z utrzymywaniem serwerowni.
• Niższe koszty zakupu i utrzymywania infrastruktury sprzętowej.

Chmura minimalizuje koszty CAPEX i zwiększa kontrolę nad kosztami OPEX przedsiębiorstwa, co jest bardzo korzystne z punktu widzenia finansów firmy. Dział finansowy jest często jednym z głównych orędowników tego typu projektów. Warto o tym pamiętać.

Rola liderów projektu

W składzie zespołu interdyscyplinarnego odpowiedzialnego za prowadzenie projektu musi znaleźć się przedstawiciel kadry kierowniczej, na przykład szef działu IT, który będzie reprezentował projekt na szczeblu kierownictwa. Taka osoba odgrywa kluczową rolę w uzyskiwaniu aprobat i funduszy oraz raportowaniu postępów wdrożenia. W zespole powinni też znaleźć się przedstawiciele wszystkich stron zainteresowanych migracją. Ważnym zadaniem członków zespołu jest przekonanie pracowników swoich działów do przetwarzania danych w chmurze.

Zespół projektowy powinien również określić wraz z dostawcą praktyki zarządzania usługami chmurowymi oraz plan kontroli działu IT nad nową platformą komunikacyjną.

Metoda małych kroków

Najlepszą praktyką podczas migracji do chmury jest koncepcja małych kroków. Jeśli model chmurowy zostanie najpierw wdrożony w mniejszych jednostkach biznesowych albo grupach roboczych, proces testowania nowej architektury i eliminowania usterek przebiegnie znacznie sprawniej. Po usunięciu przeszkód realizacja wdrożenia w centrum obsługi klienta i innych dużych działach przebiegnie o wiele łatwiej i szybciej.

Dobrym pomysłem jest też podział wdrożenia poszczególnych funkcjonalności na kilka etapów. Wstępna faza wdrożenia powinna skupiać się na aplikacjach, które nie mają kluczowego znaczenia dla funkcjonowania firmy i spełniają tymczasowe potrzeby. Druga faza obejmuje aplikacje wysokiej dostępności oraz wszystkie niezbędne integracje.

Nie lekceważ szkolenia użytkowników

Choć rozwiązania chmurowe stają się coraz bardziej intuicyjne, początkujący nadal miewają problemy z ich opanowaniem. Najlepszą praktyką jest zaplanowanie formalnego szkolenia dla wszystkich typów użytkowników przed fazami wdrożenia i rozruchu. Jeśli to możliwe, warto połączyć formalne szkolenia dostawcy usług chmurowych z wewnętrznymi szkoleniowymi zasobami firmy. Użytkownikom pracującym zdalnie i w domu należy udostępnić w sieci instrukcję użytkowania usługi.

Kwestie bezpieczeństwa

Oceniając politykę dostawcy usług chmurowych i jego ogólne podejście do bezpieczeństwa, najlepiej przyjąć taktykę konkretnych pytań. Na przykład: Jaka jest wasza definicja bezpieczeństwa? Czy za bezpieczeństwo odpowiada jedna osoba, czy cały personel? Jaką macie procedurę usuwania skutków awarii? Jak wygląda wasz proces reagowania na incydenty? Jeśli dostawca nie umie odpowiedzieć na te pytania, nie rozumie koncepcji bezpieczeństwa w chmurze albo nie wdrożył takich procesów, mamy powód do obaw.

* Frost & Sullivan, Navigating an Era of Global Digital Transformation – A Customer Perspective, wrzesień 2016.