Robotic Process Automation – co można automatyzować i od czego zacząć?

Jak napisał Nick Ostdick w blogu UiPath - jednym z najistotniejszych zadań stojących przed organizacjami, które mają zamiar wdrożyć RPA jest wybór procesów, które będą podlegały automatyzacji.

Procesy najlepiej nadające się do automatyzacji to takie, które:

• są powtarzalne, oparte na regułach i znaczące pod względem ilości;
• nie zależą od nieustrukturyzowanej, subiektywnej ludzkiej oceny;
• wymagają wielokrotnego ręcznego powielania i przesyłania danych;
• są czasochłonne;
• obejmują porównywanie danych;
• są włączone w przepływ pracy i korzystają z wielu aplikacji.

Dla każdego z nich powinniśmy też oszacować koszty wdrożenia.

RPA może być stosowany do bardzo różnych działań, które posiadają wymienione powyżej cechy, w tym obsługi back-office i operacji informatycznych. Jego wdrożenie spowoduje, że pracownicy będą mogli skoncentrować się na bardziej skomplikowanych zadaniach - tych, które wymagają oceny, podejmowania decyzji i interakcji z klientami.

Korzyści z Robotic Process Automation

Dzięki Robotic Process Automation (RPA):

• procesy staną się dokładniejsze a szanse na ludzki błąd są eliminowane – wiadomo, że dobrze zaprogramowane roboty nie popełniają błędów;
• wydajność i efektywność wzrosną, ponieważ cykl transakcji zostanie znacznie; skrócony - roboty pracuję 24 godziny na dobę bez konieczności przerw;
• analityka biznesowa będzie oparta na solidniejszych informacjach i łatwiej dostępna - dzięki technologiom RPA dane pochodzące z różnych źródeł są gromadzone w jednej platformie analitycznej, co pozwala monitorować procesy biznesowe i podejmować decyzje usprawniające ich działanie.

Dobrze jest zacząć wdrożenie RPA w mniejszej skali, np. od pojedynczego procesu. Łatwiej jest wtedy dostroić rozwiązanie do pracy w konkretnej organizacji w długoterminowej perspektywie. Warto pamiętać, żeby zdefiniować odpowiednie punkty kontrolne w celu pomiaru sukcesu początkowej, pilotażowej implementacji RPA i sprawdzenia poprawność założeń dotyczących oszczędności czasu i dokładności danych. Te pilotażowe dane dadzą nam wytyczne do planu wdrożenia RPA na większą skalę.

Co będziemy automatyzować?

Automatyzacja RPA może objąć niemalże każdy dział w organizacji.

źródło: KPMG Global Sourcing Advisory Pulse Survey, 2015

Wdrożenie RPA wymaga wyznaczenia ról

Bardzo często „słyszy się”, że RPA jest tylko dla dużych, dojrzałych organizacji. Nie jest to prawda! RPA to nie są narzędzia wyłącznie dla dużych firm. Także sektor MŚP może odnieść z nich dużo korzyści.

Dzięki wdrożeniu automatyzacji RPA małe i średnie firmy szybko mogą zwiększyć produktywność i usprawnić działania biznesowe. Oznacza to, że firmy te będą mogły zrównać swoje szanse z globalnymi przedsiębiorstwami i znacznie zwiększyć konkurencyjność. W firmach z sektora MŚP przeważnie nie ma ani zespołów IT, ani też środków na finansowanie zewnętrznych doradców i specjalistów od konsultingu. Dlatego przeważnie muszą radzić sobie same, oczywiście przy ścisłej współpracy z dostawcą rozwiązania.

Żeby wdrożenie RPA się udało, firmy te muszą zadbać o przydzielenie pracownikom zaangażowanym w proces wdrożenia automatyzacji odpowiednie role. Należy pamiętać, żeby w zespole nie zabrakło:

• Sponsora

Sponsorzy RPA, to osoby promujące wizję RPA w obrębie organizacji i zapewnią, że proces wdrażania będzie sprawny. Muszą także skutecznie komunikować się w sprawie nadchodzących zmian z resztą organizacji. Taki komunikat jest konieczny w celu zwalczania potencjalnych zakłóceń i zrozumienia poszczególnych, indywidualnych obowiązków;

• Kontrolera procesów

Osoba z rolą kontrolera powinna rozumieć działanie procesów biznesowych i przepływu pracy, a także znać funkcjonalności produktu RPA. Ponadto powinien zapoznać się z funkcjami monitorowania, audytu i możliwościami raportowania w oprogramowaniu RPA;

• Analityka biznesowego

Analityk biznesowy RPA to osoba, która powinna być ekspertem w sprawach dotyczących procesów operacyjnych firmy. Jedną z ważniejszych funkcji, jakie ma pełnić to pomoc developerowi przekształcić działalność firmy w zautomatyzowane przepływy pracy przy użyciu oprogramowania RPA. Analityk powinien znać się na mapowaniu procesów, metodach doskonalenia procesów zwinnych (takich jak Six Sigma, Lean lub Kaizen), a także możliwościach i ograniczeniach oprogramowania RPA. Współpracując z kontrolerem procesu, będzie on też zaangażowany zarówno w początkowe wdrożenie, jak i późniejsze etapy doskonalenia procesów.

• Developera

Developer RPA jest ekspertem w zakresie oprogramowania RPA. Jest odpowiedzialny za przełożenie działalności biznesowej na przepływy pracy, automatyzację i zarządzanie fazami projektowania i testowania. Z tego powodu wymagane jest, aby posiadał podstawową wiedzę na temat procesów biznesowych, z którymi będzie pracować. Choć nie jest to konieczne do osiągnięcia sukcesu. Nawet podstawowa wiedza informatyczna, doświadczenie w zakresie tworzenia skryptów i umiejętność programowania pomogą tym osobnikom szybciej i płynniej dostosować się do wymagań procesu wdrażania.

• Obsługi serwisowej

Obsługa serwisowa RPA to jest pierwszy kontakt dotyczący zapytań o produkt RPA. Oznacza to, że pracownicy obsługi powinno posiadać wiedzę o wdrażanym narzędziu RPA, w tym jego funkcjonalnościach i ograniczeniach.

Rozwój tych ról może wydawać się początkowo wyzwaniem, jednak jest bardzo ważnym elementem wdrożenia i późniejszej pracy z RPA. Warto mieć na uwadze, że wiele z tych ról może być realizowanych na zewnątrz, poza organizacją zwłaszcza w przypadku MŚP, gdzie nie zawsze znajdą się pracownicy dysponujący wystarczającą wiedzą, by takim rolom sprostać. Ale pamiętaj, że zawsze może wziąć je częściowo na siebie dostawca rozwiązania.

Jak Robotic Process Automation wspomaga pracę działów back-office przeczytacie w kolejnym artykule. Zapraszam do lektury, komentowania i oczywiście do kontaktu!

Robert Gontkiewicz, prezes Optimatis rgontkiewicz@optimatis.pl