Roboty biznesowe wspomagają sprawdzanie wiarygodności kontrahentów
Automatyzacja procesu weryfikacji kontrahentów przynosi przedsiębiorcom wiele korzyści, a oparte na najnowocześniejszych technologiach roboty biznesowe mogą zrewolucjonizować przebieg tego kluczowego dla każdej firmy elementu działalności.
W czasach zawirowań w światowej gospodarce i niepewności na rynkach, badanie wiarygodności kontrahentów to coraz istotniejsza kwestia w zarządzaniu ryzykiem biznesowym firmy. Czasochłonną weryfikację partnerów handlowych należy też regularnie powtarzać. Szczególnie w przypadku firm mających wielu kontrahentów, zabiera to nie tylko czas (= koszty), ale także generuje potencjalne błędy w ich weryfikacji. Bardzo często dane te bowiem – w zależności od źródła – są nieaktualne bądź niekompletne. Dodatkowo biznesowi nie pomagają też pęczniejące z dnia na dzień wymagania prawne ze strony regulatorów i instytucji rządowych. Właściwe CDD (Customer Due Dilligence) staje się tym samym dla przedsiębiorców coraz większym wyzwaniem. Pomóc może robotyzacja procesów biznesowych (tzw. RPA), która wykorzystywana jest dziś przez tysiące firm, w których pojawiają się powtarzalne czynności, wykonywane na co dzień na komputerze przez ich pracowników. Nowoczesne roboty biznesowe mogą skrócić czas analizy kontrahenta do nawet 2 minut.
Każdego dnia firmy próbują ograniczać ryzyko kontrahenta, szukając odpowiedzi na pytania m.in. o to, czym się zajmuje, czy ma odpowiednie zezwolenia i koncesje, kto jest właścicielem firmy, jaka jest jego sytuacja finansowa, a czasem nawet czy w ogóle istnieje. Robią to przede wszystkim po to, aby zwiększyć własne bezpieczeństwo, komfort prowadzenia biznesu, rozwój firmy i satysfakcję klienta. Oczywiście jest szereg rozwiązań, które zabezpieczają ryzyko prowadzenia handlu, często jednak są to rozwiązania zbyt drogie, bądź nieadekwatne do specyfiki transakcji.
Weryfikacja kontrahentów to miejsce na wiele usprawnień
W powszechnej opinii stosunkowo łatwo znaleźć dziś informacje o danym kontrahencie. Firmy mają otwarty dostęp do wielu źródeł danych, a także metodologii ich zbierania. Niestety, źródła te są różnorodne i często niespójne, a dane w wielu przypadkach niekompletne. Dostęp do nich (najczęściej przez przeglądarkę internetową) powoduje, że pracownicy muszą poświęcić na to bardzo dużo czasu. W rezultacie często firmy powierzają „prześwietlenie” kontrahenta wywiadowniom gospodarczym, co generuje jeszcze większe koszty. Wszystko to sprawia, że cały proces staje się nie tylko droższy, ale też bardziej pracochłonny. Raporty, które są jego wynikiem, mają bowiem różną formę, strukturę i w dalszym ciągu wymagają „ręcznego” opracowania. W szczególnie trudnej sytuacji znajdują się te podmioty gospodarcze, które – ze względu na charakter prowadzonej działalności – nawiązują i utrzymują relacje z wieloma dostawcami i odbiorcami.
Robotyzacja przyspiesza procesy i minimalizuje koszty
Bardziej świadome technologicznie firmy decydują się więc na zastosowanie szybkiej i relatywnie niedrogiej we wdrożeniu technologii robotyzacji procesów biznesowych (RPA). Najpopularniejsze obszary wykorzystania robotów w biznesie to finanse i księgowość, gdzie firmy automatyzują wiele procesów, imitując działanie człowieka przez naśladowanie ruchów myszką czy wpisów z klawiatury. Roboty sprawdzą się równie dobrze w automatyzacji pozyskiwania danych o kontrahencie, mogą przeglądać strony internetowe oraz pozyskiwać z nich dane, a także prezentować zebrane informacje w sposób czytelny i ułatwiający dalsze procesowanie. Ponadto, często są to rozwiązania typu plug and play, a więc nie wymagające tworzenia osobnych programów i wykorzystywania działu IT. W krótkim czasie, przy wykorzystaniu technologii RPA można bowiem dostarczyć robota, który skróci czas analizy kontrahentów do zaledwie 2 min.
Robotyzacja to początek dodatkowych usprawnień w firmie
Oprócz tych oczywistych korzyści, robotyzacja może otworzyć zupełnie nowe możliwości w badaniu wiarygodności kontrahentów, jak:
- Integracja z bazami danych
Gromadzone dane mogą być łatwo integrowane z informacjami, które firma już posiada. Mogą to być dane pochodzące z własnych, wewnętrznych źródeł (np. dotychczasowa historia płatnicza danego kontrahenta, historia realizacji kontraktów) oraz ze źródeł zewnętrznych – np. KRS, CEiDG, CRBR, KRD, platform wywiadowni gospodarczych czy podmiotów oferujących ubezpieczenie należności. Robot połączy wtedy uzyskane dane i przygotuje je do analizy. Na koniec zaprezentuje je w taki sposób, aby zoptymalizować proces decyzyjny o rozpoczęciu, kontynuacji lub zakończeniu współpracy z danym kontrahentem
- System wczesnego ostrzegania
Przyspieszenie procesu zbierania danych o nowych partnerach pozwoli monitorować relacje z już istniejącymi dostawcami i odbiorcami. Bazy danych mogą być cyklicznie zasilane nowymi informacjami. Umożliwi to szybką reakcję (np. zmniejszenie limitu kupieckiego, wstrzymanie wysyłki towarów), jeśli otrzymamy niepokojące sygnały.
- Dodatkowe źródła informacji
Automatyzacja pomaga uzupełnić źródła informacji o takie, które z braku czasu lub zasobów były rzadziej wykorzystywane. Mowa tu m.in. o bazie udzielonej pomocy (SUDOP), biuletynach komorniczych, branżowych stronach publikacji prasowych, forach pracowniczych czy wywiadowniach gospodarczych.
- Łatwiejszy dostęp do informacji
Łatwość i szybkość, z jaką robot pozyskuje i zestawia dane o kontrahencie, pozwala poszerzyć grono pracowników, którzy mogą samodzielnie weryfikować informacje o kontrahencie, zamiast kontaktować się z zespołem, który odpowiada za to w firmie. Przykładowo: pracownik działu sprzedaży (handlowiec) mógłby już na wczesnym etapie rozmów z potencjalnym kontrahentem samodzielnie uruchomić weryfikację, aby upewnić się, że warto poświęcić czas na dalsze działania sprzedażowe wobec potencjalnego klienta.
- Dodatkowe funkcje
Robotyzacja czynności wykonywanych do tej pory ręcznie może też mieć wpływ na inne procesy. Na przykład zastosowanie narzędzi z rodziny AI (sztuczna inteligencja) pomoże klasyfikować pobierane dane, określać ich istotność czy badać zabarwienie emocjonalne wpisów o firmie w Internecie. W ten sposób analityk może sprawdzić, jak dana firma jest postrzegana przez klientów, pracowników lub innych kontrahentów. Z kolei danych rejestrowych, które zostaną zebrane podczas weryfikacji, możemy użyć np. do automatycznego generowania nagłówków podczas przygotowywania umów z kontrahentem.
Na co dzień firmy korzystają z automatyzacji bardzo różnych procesów – od finansowych, po HRowe czy obsługi klienta. Nie wiedzą jednak, iż roboty są w stanie wspomóc niemal każdą branżę i każdy dział, ponieważ zautomatyzować można prawie wszystkie powtarzalne na komputerze czynności, w tym tak złożony proces jak analiza ryzyka kontrahenta.
SAIO wywodzi się z branży finansowej, gdzie bezpieczeństwo prowadzonej relacji jest szczególnie istotne. Jak wynika z rozmów i zapytań klientów, poszukują oni rozwiązań, które pomagają w badaniu wiarygodności dostawców czy odbiorców i mogłyby odpowiedzieć na wiele codziennych wyzwań. Robot biznesowy, który pomaga w weryfikacji kontrahentów, to właśnie odpowiedź na ich potrzeby. Jeśli dzięki niemu firmy mogą szybko wyeliminować błędy ludzkie, skrócić czas weryfikacji i koszty, trudno nie uznać tego narzędzia za realne wsparcie w codziennej działalności biznesowej. To przykład tego, jak nowoczesne technologie mogą pomóc biznesowi na co dzień.
Autor: Przemysław Lewicki, CEO, SAIO SA
Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #13 listopad-grudzień (6/2023)
Zobacz numer
