Technologia

Robotyzacja w organizacji - wiadomo już, że tak i teraz, ale czy wiadomo jak zacząć?

Ostatnie 12 miesięcy upłynęły pod hasłem pandemii. Zarządzający prowadzili firmy dostosowując się do nadzwyczajnych warunków. Wdrożono modele hybrydowe z częściowo lub całkowicie pracą zdalną, wyposażono lub doposażono zespoły w sprzęt IT, wprowadzono systemy ochrony cybernetycznej, zrewidowano portfolia produktowe, a 90% zbadanych przez SSON firm z sektora nowoczesnych usług uważa cyfryzację procesów End-to-End za pilną konieczność!

TEN ROK BĘDZIE ROKIEM TRANSFORMACJI!

Bez względu na dojrzałość cyfrową, w wielu organizacjach profesjonalna digitalizacja doczekała się miejsca na podium. Plany strategiczne są aktualizowane, aby objęły jasno określone cele cyfryzacji z wypracowaną mapą drogową ich realizacji (ang. road map). Firmy, które z sukcesem odpowiadają wyzwaniom jutra, już mają za sobą przeskanowanie wszystkich procesów w organizacji i jasny pogląd na to, jakie usprawnienia, optymalizacje procesowe, automatyzacje systemowe czy możliwości robotyzacji są możliwe. Badania pokazują, że firmy wciąż boją się robotyzacji, mimo że wiedzą, jakim jest silnym czynnikiem sukcesu. Zaczynają robotyzację od znalezienia jednego procesu, który ich zdaniem nadaje się do automatyzacji i starają się wdrożyć w nim robota. Choć w wielu przypadkach takie podejście działa, nie jest jednak optymalne i zabiera o wiele więcej czasu. Tylko poznanie potencjału robotycznego procesów, poprzez przeskanowanie całej organizacji, pozwala efektywnie wdrożyć roboty.

CZYM JEST POTENCJAŁ ROBOTYCZNY PROCESÓW?

W uproszczeniu analiza potencjału robotycznego procesów w organizacji odpowiada na 2 podstawowe pytania:

  • Które procesy w organizacji mogą zostać zrobotyzowane?
  • Które procesy w organizacji opłaca się zrobotyzować?

Aby przeanalizować procesy pod kątem możliwości robotyzacji należy ocenić je i poszczególne ich elementy pod kątem spełniania szeregu kryteriów robotycznych. Natomiast sama opłacalność robotyzacji procesów najczęściej wyrażana jest w postaci liczby FTE (ang. full time equivalent, czyli etatów), które dzięki robotyzacji procesu mogłyby zostać uwolnione.

Oczywiście przy ocenie potencjału robotycznego nie należy brać pod uwagę wyłącznie oszczędności kosztowych, ale również innego rodzaju korzyści finansowe i niefinansowe. W zależności od potrzeb i priorytetów organizacji mogą to być m.in.: możliwość zwiększenia wydajności procesów, poprawy ich jakości/zmniejszenia liczby błędów, ale także większa niezawodność i ciągłość procesów oraz zwiększenie motywacji i zaangażowania pracowników dzięki zabraniu im najbardziej uciążliwych i powtarzalnych zadań.

Kompleksowa analiza procesów pod kątem możliwości robotyzacji wydaje się naturalnym pierwszym krokiem w robotyzacji organizacji. Dlaczego więc tak wiele firm unika tego etapu (z ankiety przeprowadzonej przez Gekko advisoryNOW wynika, że jedynie 20% firm zainteresowanych robotyzacją ma zdefiniowany potencjał robotyczny, kolejne 73% widzi taką potrzebę i ma zamiar go zdefiniować)?

Główne przyczyny to brak doświadczenia w projektach robotycznych, brak czasu, ale także brak umiejętności analizy procesów i trudność w zdefiniowaniu odpowiednich i obiektywnych kryteriów oceny.

ETAPY ANALIZY PROCESÓW

Kompleksowa analiza procesów, zwłaszcza w dużych organizacjach, musi być przeprowadzona w sposób usystematyzowany i przemyślany. Często dużym wyzwaniem w wielu organizacjach jest już sama inwentaryzacja procesów i ich hierarchizacja. Dlatego w pierwszym kroku należy dobrze określić zakres analizy poprzez wyodrębnienie procesów w organizacji. Na tym etapie możliwe jest już wykluczenie z analiz robotycznych procesów, które w sposób oczywisty nie nadają się do robotyzacji.

Drugim etapem analiz powinna być wstępna ocena możliwości robotyzacji poszczególnych elementów analizowanych procesów przy zastosowaniu określonych kryteriów. Pozwala to odrzucić te procesy i te elementy procesów, które nie spełniają kryteriów brzegowych robotyzacji i wybrać do dalszych analiz te, które wstępnie te kryteria spełniają.

Finalnym etapem analizy procesów jest zastosowanie szczegółowych kryteriów oraz oszacowanie potencjału robotycznego i priorytetyzacja elementów procesów do robotyzacji. Analizy te powinny być dokonywane przez osoby dobrze rozumiejące kluczowe aspekty robotyzacji i posiadające umiejętność analizy procesów. Bardzo ważne jest jednak również zaangażowanie w analizy właścicieli procesów i osób, które poszczególne procesy realizują.

KORZYŚCI Z ANALIZY PROCESÓW POD KĄTEM ROBOTYZACJI:

  • Kompleksowa ocena potencjału robotycznego.
  • Priorytetyzacja procesów i elementów procesów do robotyzacji – wskazanie tych, które powinny zostać zrobotyzowane w pierwszej kolejności.
  • Oszczędność czasu – dobrze przygotowane wstępne analizy pozwalają znacząco zwiększyć efektywność i skrócić czas wdrożenia.
  • Ocena skutków finansowych robotyzacji i wskazanie najbardziej opłacalnych wariantów.
  • Przygotowanie mapy drogowej robotyzacji pozwalającej odpowiednio zaplanować i przeprowadzić projekt robotyczny w organizacji.
  • Minimalizacja ryzyka niepowodzenia projektu robotycznego.
  • Transfer wiedzy – w trakcie projektu osoby przeprowadzające analizę mogą dzielić się wiedzą z osobami realizującymi procesy.
  • Zaangażowanie pracowników w projekt robotyzacji – w prace zaangażowani są właściciele procesów i specjaliści z całej organizacji.

KRYTERIA ANALIZY PROCESÓW

Kluczowym czynnikiem sukcesu analiz procesów i definiowania ich potencjału robotycznego jest właściwe zdefiniowanie kryteriów, pod kątem których procesy i ich elementy są oceniane. Kryteria te mogą mieć różną postać: ilościową i jakościową, ale również różny mechanizm stosowania: być brzegowe (czyli takie, których niespełnienie sprawia, że dany proces nie nadaje się do robotyzacji) lub szczegółowe (pozwalające właściwie priorytetyzować elementy procesów do robotyzacji).

Część kryteriów stosowanych w analizach robotycznych ma charakter uniwersalny i może być stosowana we wszystkich organizacjach, jednak każda lista i definicje kryteriów powinny być dostosowane do potrzeb, możliwości i priorytetów poszczególnych organizacji.

WYBRANE KRYTERIA STOSOWANE W ANALIZACH PROCESÓW POD KĄTEM ROBOTYZACJI:

  • Cyfrowość danych wykorzystywanych w procesie – ustalenie, czy dane wejściowe do procesu mają charakter cyfrowy, jakiego rodzaju dane i pliki są przetwarzane (nie wszystkie dane cyfrowe dają się efektywnie „zrobotyzować”), czy w ramach realizacji procesu pobiera się jakieś dodatkowe dane z zewnątrz. Jest to kryterium brzegowe, brak danych cyfrowych uniemożliwia robotyzację procesu.
  • Standaryzacja procesu – pozwala na weryfikację, na ile proces posiada jasny, zdefiniowany, jednoznaczny przebieg, czy jest on opisany procedurą albo możliwy jest jednoznaczny opis schematu postępowania w procesie, w tym ustalonej ścieżki obsługi ewentualnych wyjątków. Aby możliwa była robotyzacja procesu, powinien on być odpowiednio wystandaryzowany.
  • Zasobochłonność procesu – kluczowe kryterium z punktu widzenia oceny potencjału robotycznego procesu i weryfikacji opłacalności jego robotyzacji. Wartość brzegowa z jednej strony wynika z obiektywnych, niezależnych od organizacji czynników związanych z kosztami robotów i ich wdrożenia, z drugiej strony jest pochodną priorytetów i możliwości organizacji.
  • Podatność na błędy ludzkie – pozwala określić z jakimi rodzajami potencjalnych błędów wiąże się realizacja procesu, jak wysokie jest prawdopodobieństwo ich wystąpienia, i jak poważne konsekwencje wiążą się z popełnieniem błędów w procesie. Im proces jest bardziej narażony na poważne błędy, tym większe uzasadnienie jego robotyzacji (roboty nie popełniają błędów).

JAK TO WYGLĄDA W PRAKTYCE?

Ankieta zrealizowana przez Gekko advisoryNOW pokazuje, jakie są najważniejsze przeszkody w uruchomieniu robotyzacji w organizacjach top managerów, którzy wzięli udział w badaniu.

Większość tych przeszkód może zostać zlikwidowana przez odpowiednio przeprowadzoną analizę procesów i ocenę ich potencjału robotycznego. Takie rezultaty osiągnięto m.in. w realizowanym przez zespół analityków procesowych z Gekko advisoryNOW wraz z ekspertami od robotyki z Digital Teammates projekcie dla dużej polskiej grupy ubezpieczeniowej.

WYNIKI PRAC TO M.IN.:

  • przeanalizowane 232 procesy,
  • 80 godzin warsztatów z właścicielami procesów i specjalistami,
  • 12 procesów (26 podprocesów) rekomendowanych do robotyzacji,
  • rekomendacja optymalnego modelu wdrożenia RPA,
  • mapa drogowa wdrożenia wraz z analizą kwestii technologicznych, regulacyjnych i propozycją KPIs,
  • wieloscenariuszowy Business Case robotyzacji,
  • przeszkolony zespół Klienta.

Nie ma odwrotu od robotyzacji, jest natomiast czas, który organizacje wciąż mają, aby stać się cyfrowo zaawansowaną firmą, gotową na wyzwania najbliższych lat. Pandemia niewątpliwie przyczyniła się do podniesienia świadomości zarządzających i wymusiła przekierowanie większej części planowanych inwestycji strategicznych w cyfryzację.


Autorzy:

Pawel Młyński, Partner, Gekko advisoryNOW

Violetta Małek, Partner Zarządzający, Gekko advisoryNOW