Technologia

Triathlon z ekspertem - Jacek Borowiec z Rhenus Data Office Polska o elektronicznej formie zapisu

Choć w dzisiejszych czasach coraz częściej wybieramy elektroniczną formę zapisu, wartość oryginalnych, drukowanych dokumentów, w żaden sposób nie została pomniejszona. Wręcz przeciwnie - z naniesionym podpisem są niepodważalnym dowodem na zawarcie transakcji. A im większa firma tym więcej związanych z nią dokumentów i rosnąca potrzeba ich archiwizacji. Na nasze wątpliwości związane z tym procesem odpowiada ekspert - Pan Jacek Borowiec, Kierownik Biura Zarządu Rhenus Data Office Polska.

Rhenus Data Office Polska

Kamila Cyranowicz, Pro Progressio: Obserwujemy, że świat zarządzania dokumentami i informacją ulega szybkim przeobrażeniom – kiedyś wszystkie istotne dokumenty archiwizowane były w ten sam sposób: spakowane w tekturowe teczki zamknięte w nieprzystosowanym do potrzeb archiwum, do którego dostęp miała jedna osoba, która wiedziała, gdzie co leży i jak cokolwiek znaleźć. Dziś potrzebujemy bardzo szybkiego dostępu do informacji: tu i teraz.

Jacek BorowiecJacek Borowiec: Tak, to prawda. I choć żyjemy w erze informacji, nie wszystkie treści tworzone lub otrzymywane przez organizację urastają do rangi oficjalnego dokumentu – a te wymagają odpowiedzialnego zarządzania, ponieważ stanowią potwierdzenie realizacji transakcji handlowych, podjętych decyzji, czy spełnienia wymogów prawnych. Zarządzanie dokumentami i informacją staje się coraz bardziej skomplikowane, przede wszystkim z uwagi na różnorodność formatów, z którymi mamy do czynienia na co dzień, takich jak papier, pliki elektroniczne, maile, wiadomości błyskawiczne, media społecznościowe, big data, czy inne. Dodatkowym wyzwaniem dla właściwego zarządzania jest miejsce ich składowania: w archiwum fizycznym, w licznych aplikacjach, systemach wymiany plików, urządzeniach mobilnych, w chmurze, na taśmach, i tak dalej. Nieustannie też przybywa przepisów branżowych i tych dotyczących zarządzania dokumentami.

Pojawiły się w związku z tym sugestie dotyczące konieczności uregulowania wszelkich zasad i sposobów zarządzania tymi istotnymi z punktu widzenia każdej organizacji zasobami, w ramach nazywanej z angielska koncepcji Information Governance (IG), czyli „ładu informacyjnego”. Łączy ona wszelkie aspekty bezpieczeństwa treści, ich dostępności, odnajdywania i zarządzania przez cały cykl życia dokumentu/informacji. I nie chodzi tu tylko o wprowadzenie nowego terminu, ale przede wszystkim o uwzględnienie znaczenia nadzoru (od angielskiego słowa „governance”) nad informacją we wszystkich obszarach jej użytkowania i przetwarzania, a także konieczności współpracy z działem IT, prawnym i operacyjnym. Istotne stało się określenie zasad i wdrożenie tzw. dobrych praktyk.

KC: No dobrze, a skoro już wiemy, że ład informacyjny jest dla nas dobry i zapewni nam porządek w papierach, to jak powinniśmy podejść do tego tematu, jak wdrożyć te zasady i czym się kierować?

JB: To pytanie oczywiście powinien zadać sobie każdy szanujący się przedsiębiorca czy osoba zarządzająca organizacją, gdyż od tego zależy długotrwały sukces rynkowy czy po prostu bezpieczeństwo prawne.

Warto zauważyć, że jedną z wiodących motywacji dla wdrożenia ładu informacyjnego jest ochrona treści przed nowymi, dość istotnymi zagrożeniami, takimi jak coraz częściej występującymi wyciekami i naruszeniami integralności informacji. Z jednej strony zagrożenie to wprost wynika z rosnącej objętości przechowywanych i przetwarzanych informacji, z których (wg badania Veritas) ok. 1/3 nie przekłada się na żadną wartość dla przedsiębiorstwa (są to dane i informacje potocznie określane z angielska „ROT”, czyli „zgnilizną”, od pierwszych liter słów: Redundant/Obsolete/Trivial, co po polsku oznacza dane i informacje zbędne/nieaktualne/trywialne). Najczęściej „zgnilizna” zalega na serwerach czy w archiwach, negatywnie wpływając na zwiększenie kosztów ich przechowywania. Co ciekawe, wspomniane badanie wskazuje, iż jedynie 15% wszystkich przechowywanych przez przedsiębiorstwa danych to dane użyteczne na co dzień, a aż 52% to tzw. „dane ciemne”, znajdujące się najgłębiej i nieopisane, o jakości i przydatności których organizacja ma niewielkie pojęcie.

Do tego dochodzi aspekt kosztowy związany z prowadzeniem postępowań prawnych i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami – wydatki te znacząco rosną, szczególnie w odniesieniu do potencjalnych kar i odszkodowań nakładanych w wyniku niewłaściwego zarządzania informacjami czy ewentualnych wycieków informacji (por. badanie IBM i Ponemon Institute, wg którego średni koszt pojedynczego wycieku danych w roku 2016 wynosi ok. 4 mln USD).

KC: A jeśli nasza bardzo odchudzona organizacja nie może pozwolić sobie na oddelegowanie osoby, która byłaby w stanie zapanować nad procesem usuwania „zgnilizny” i wdrażania zasad ładu informacyjnego, to do kogo powinna się zwrócić?

JB: Na początku warto zrobić wstępne rozpoznanie w tym, co już posiadamy, i przyjąć strategię dotyczącą przechowywania treści. Niektórzy decydują się, że wszystko, co starsze niż 5, 10 czy 15 lat (oczywiście wg obowiązujących przepisów), nadaje się do zniszczenia lub po prostu usunięcia z serwerów. Takie czynności w dużej mierze jesteśmy w stanie wykonać sami.

Natomiast jeśli informacji tych jest dużo – za dużo dla naszej organizacji – lepiej skontaktować się z ekspertem w tej dziedzinie, takim jak Rhenus Data Office Polska, i poprosić o pomoc. Profesjonalista będzie w stanie także zaproponować rozwiązanie, które zapewni gwarancję bezpieczeństwa i ochrony treści przed wyciekami i naruszeniami integralności informacji, a także odpowiednie instrukcje i wskazówki w odniesieniu do archiwizacji treści.

Ekspert przejmie ponadto na siebie odpowiedzialność za wdrożenie zasad archiwizacji i przechowywania dokumentów, opracuje stosowną instrukcję kancelaryjną, przeszkoli wyznaczone osoby w zakresie zarządzania dokumentami i informacją i będzie służył radą w okresie wdrożenia. Istnieje ponadto możliwość zlecenia mu wdrożenia systemu DMS, czyli elektronicznego zarządzania dokumentami, w ramach którego przeprowadzi skanowanie i opisanie (indeksację) wszystkich papierowych lub innych fizycznych nośników informacji (filmy, mikrofisze, mapy, rysunki, etc.) w procesie digitalizacji, a następnie dokona zapisu elektronicznych wersji dokumentów we wspominanym systemie DMS i nada dostępy upoważnionym osobom. Zasoby fizyczne mogą trafić do zewnętrznego, odpowiednio zabezpieczonego archiwum, zapewniając codzienny wgląd do dokumentów w postaci elektronicznej bez zbędnych ograniczeń dotyczących fizycznej dostępności, na dowolnym urządzeniu, w trybie 24/7. Na takie rozwiązanie decyduje się coraz więcej firm.

KC: Dziękuje za rozmowę.