Tworzenie planu automatyzowania przedsiębiorstwa

Wprowadzenie automatyzacji w skali całych przedsiębiorstw wymaga od organizacji zarządzania i śledzenia pełnego cyklu użytkowania każdego elementu automatyzacji, poczynając od początkowych pomysłów i propozycji do ostatecznych wdrożeń i utrzymania.

Platformy i narzędzia zrobotyzowanej automatyzacji procesów (ang. robotic process automation - RPA) osiągnęły tak duże możliwości i stały się tak łatwe w użyciu, że umożliwiają organizacjom pełną robotyzację ich działalności. Częściowe lub kompletne zautomatyzowanie tysięcy ręcznych procesów wykonywanych w całym przedsiębiorstwie wymaga jednakże zastosowania skoordynowanej strategii angażującej wszystkie jego działy i – co najważniejsze – obejmującej rozbudowany nadzór nad zarządzaniem informatyką i jego sprawowanie.

By uzmysłowić sobie istotność potrzeby centralnego nadzoru nad informatyką, wystarczy przyjrzeć się zjawisku zwanemu z angielska „shadow IT”, z którym firmy od kilku lat miewają problemy. Dzięki łatwej dostępności rozwiązań chmurowych w modelu „oprogramowania jako usługi” (ang. Software-as-a-Service - SaaS), różne działy przedsiębiorstw nagle mogły same zacząć tworzyć i używać aplikacje i rozwiązania informatyczne bez jakiegokolwiek zaangażowania, a nawet wiedzy o tym działu IT. W wielu firmach wdrażanie SaaS na zasadzie „wolnej amerykanki” doprowadziło do powstania izolowanych  obszarów informatyki, którymi trudno było zarządzać, łączyć je ze sobą czy zabezpieczać.

W firmach szybko się zorientowano, że idealnym modelem wprowadzania modelu SaaS było angażowanie zarówno działów biznesowych, jak i firmowego wydziału informatyki od samego początku. To samo dotyczy organizacji wchodzących na drogę zmasowanej automatyzacji procesów.

Priorytety i terminy wdrażania poszczególnych automatyzacji powinny zależeć od potrzeb poszczególnych jednostek biznesowych i je uwzględniać, zaś dzięki współczesnym „niskokodowym/bezkodowym” narzędziom RPA bardziej zaawansowani użytkownicy mogą nawet tworzyć swoje własne automatyzacje procesów. Niemniej jednak wydziały IT powinny mieć obraz całości działań automatyzacyjnych w firmie i kontrolę nad ich prowadzeniem w pełnym zakresie.

W tym celu sensownym działaniem organizacji jest tworzenie centrów doskonałości (ang. center of excellence - CoE) automatyzacji na samym początku prac nad RPA. CoE automatyzacji grupują specjalistów technicznych i biznesowych, by wspólnie opracowali niezbędną strategię automatyzacji. Między innymi tacy eksperci mogą określać preferowane produkty i usługi RPA, opracowywać najlepsze praktyki w obszarze automatyzacji i ich nauczać oraz ustanawiać wymagania na priorytetyzację, śledzenie i zarządzanie automatyzacjami, zarówno potencjalnymi, jak i już realizowanymi w działających procesach.

Ta ostatnia pozycja – zarządzanie cyklem życia automatyzacji – wymaga tworzenia „planów automatyzacji”. Plan automatyzacji umożliwia ustalanie obszarów nadających się do automatyzowania; nadanie im priorytetów oraz śledzenie etapów ich opracowywania, testowania i zatwierdzania, a ostatecznie wdrożenie i utrzymywanie automatyzacji.

Propozycje automatyzacji mogą pochodzić od specjalistów od IT, kierowników obszarów biznesowych i od samych pracowników, jak również z rozbudowanych narzędzi do zgłębiania procesów. Tymczasem niektóre narzędzia analityczne są w stanie nawet pomóc organizacjom w wizualizowaniu i prognozowaniu zwrotów (ROI) z automatyzacji, co umożliwia nadawanie priorytetów tym o największych i najszybszych zwrotach.

Narzędzie UiPath Automation Hub pokazuje jaką funkcjonalność i widoczność sytuacji jest w stanie zapewnić wyczerpujący plan automatyzacji. Automation Hub zapewnia organizacjom jedno miejsce, z którego kierownictwo może obserwować pięć różnych kategorii automatyzacji:

• Wszystkie – wykaz wszystkich pomysłów i automatyzacji niezależnie od ich etapu i stanu.
• Przegląd – wykaz pomysłów i automatyzacji oczekujących na przegląd.
• Decyzje co do planów – wykaz zawierający pomysły i automatyzacje oczekujące na decyzję o wdrożeniu.
• Wdrożenie – wykaz zawierający pomysły i automatyzacje na etapach Analizy, Projektu Rozwiązania, Opracowania, Testowania czy Kwalifikacji, jak również mających już status Zatwierdzonych.
• Działające – wykaz zawierający pomysły i automatyzacje, które zostały wdrożone produkcyjnie.

UiPath Automation Hub to tylko jedna pozycja z szerokiego portfela produktów, narzędzi i usług RPA firmy. Dodatkowe informacje o tym, jak Automation Hub może wzbogacić działania firm w zakresie automatyzacji o krytyczne elementy dotyczące cyklu eksploatacji można znaleźć pod adresem https://www.uipath.com/product/automation-hub.

Chcesz wprowadzić do swojej organizacji automatyzację i robotyzację, ale nie wiesz, od których procesów zacząć? Zapraszamy na indywidualne spotkanie z naszym ekspertem. Wybierz dogodny termin w kalendarzu i poznaj odpowiedzi na nurtujące Cię pytania.