Wdrażasz standardowy system RCP? To zła decyzja

Kiedyś zastępowały listy obecności podpisywane każdego dnia przez pracowników. Identyfikatory i czytniki były rewolucją, bo automatyzowały proces rejestracji czasu pracy. Dziś jednak i one przechodzą do lamusa. Standardowe systemy RCP są za mało rozwinięte, by sprostać potrzebom współczesnych przedsiębiorstw.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest wymogiem prawnym. Każdy pracodawca, który zatrudnia przynajmniej jednego pracownika, jest zobowiązany przez Kodeks pracy do rozliczania czasu pracy. W małych firmach wciąż często stosuje się do tego papierowe listy i zestawienia w Excelu. Na ich podstawie przedsiębiorca lub dział HR wylicza przepracowane godziny, podsumowuje nieobecności, spóźnienia czy nadmiarowy czas pracy.

W większych firmach taki sposób się nie sprawdza, bo wymaga zaangażowania zbyt wielu zasobów do obsługi całego procesu. To dlatego pojawiły się systemy RCP (rejestracji czasu pracy), które miały zautomatyzować te działania.

RCP – liczydło wśród komputerów

Standardowe systemy RCP składają się z czytników umieszczonych przed wejściem do pomieszczeń firmy oraz identyfikatorów pracowniczych – kart, które zatrudnieni muszą zbliżyć do czytników, by zarejestrować wejście czy wyjście z pracy. Ze względu na pojawiające się nadużycia, np. odbijanie karty za kogoś, rozwiązania te zostały wzbogacone o możliwość identyfikacji pracownika na podstawie danych biometrycznych (na przykład linii papilarnych) lub obrazu z kamery, robiącej zdjęcie każdej osobie korzystającej z czytnika.

Taki system może mieć w praktyce tylko dwie funkcje – ewidencji czasu pracy i kontroli dostępu do pomieszczeń (nieuprawniona osoba nie będzie mogła otworzyć drzwi do pomieszczenia, które nie jest dla niej dostępne, np. do archiwum z dokumentami czy do hali produkcyjnej).

- Jak na tak duży system, który obejmuje wszystkich pracowników, jest montowany w całej firmie i kosztuje niemałe pieniądze, takie funkcjonalności to dziś stanowczo za mało. Standardowe systemy RCP powstawały kilkadziesiąt lat temu. I od tamtej pory niewiele się zmieniły. A technologia poszła do przodu i daje możliwości, o jakich pracodawcy kiedyś nie mogli nawet marzyć. Dlaczego więc przedsiębiorcy mają się godzić na przestarzałe rozwiązania? System RCP, który pozwala jedynie na rejestrację wejść i wyjść z pracy, jest jak liczydło w krainie komputerów. Da się coś na nim policzyć, ale jest to żmudne i nieefektywne – mówi Sebastian Młodziński, CEO TIMATE, firmy, która stworzyła i rozwija system do zarządzania pracownikami i procesami w przedsiębiorstwach.

Systemy RCP nie są wolne także od innych wad. W rzeczywistości nie spełniają swojej podstawowej funkcji, czyli rejestracji czasu pracy. One zliczają czas, który pracownik spędził w przedsiębiorstwie, nie są w stanie jednak sprawdzić, na co ten czas przeznaczył. Powszechnie znane są problemy zapominania skorzystania z karty, co powoduje, że dane są niepełne, oraz nadużyć – w tym „odbijania” karty za nieobecnego współpracownika.

System taki trudno zastosować w terenie otwartym oraz w przedsiębiorstwach, które mają dużo lokalizacji i dużo pomieszczeń – umieszczenie czytnika czy kołowrotka przy każdym wejściu jest zwyczajnie niepraktyczne i drogie. Tak jest w przypadku choćby hal logistycznych z dużą liczbą doków na samochody, przez które można łatwo opuścić budynek zupełnie poza kontrolą.

Nawet z pozoru nowoczesne funkcje, jak wykorzystanie danych biometrycznych albo kamery do identyfikacji wchodzącego i wychodzącego z firmy, pozostawiają wiele do życzenia. Według Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie ma podstawy prawnej do przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników lub używania monitoringu wizyjnego w celu rejestracji czasu pracy. I w tym zakresie zatem takie systemy zawodzą.

Technologia na miarę czasów

Czy pracodawcy są więc skazani na konieczność korzystania z nienowoczesnych i zawodnych technologii? Niekoniecznie. Na rynku są rozwiązania, których jedną z funkcji jest rejestracja czasu pracy. Pozostałe służą natomiast wsparciu zarządzania zespołami, monitorowaniu bezpieczeństwa pracowników, ich lokalizacji czy wykorzystania czasu pracy.

U podstaw tych rozwiązań leżą technologie dużo nowsze niż te zastosowane w standardowych systemach RCP. Mowa choćby o Internecie Rzeczy (IoT), czyli zbiorze urządzeń połączonych i komunikujących się ze sobą, gromadzących i wymieniających dane.

- Choć wielu przedsiębiorcom trudno w to uwierzyć, naprawdę nie muszą dziś montować kołowrotków i czytników, by móc nie tylko rejestrować czas pracy, ale też monitorować jego wykorzystanie. Dzięki technologii IoT mogą zastosować inteligentne identyfikatory i centralki, by cały proces rejestracji odbywał się bezobsługowo, całkowicie automatycznie i bez jakiegokolwiek udziału pracownika. Jednym zadaniem zatrudnionego jest noszenie przy sobie takiego identyfikatora w postaci karty – dodaje Sebastian Młodziński z TIMATE.

Co ważne, dane gromadzone przez takie systemy można z powodzeniem wykorzystać do celów innych niż tylko rejestracja czasu pracy. Informacje o lokalizacji i czasie pracy przeznaczonym na wykonywanie poszczególnych zadań pozwalają lepiej zorganizować pracę i wychwycić oraz wyeliminować nieprawidłowości w procesach produkcyjnych. Wspierają bezpieczeństwo pracowników, pozwalają szybko zlokalizować osobę, która uległa wypadkowi, wspomagają ewakuację. Dane o ruchu pracownika pokazują, czy działa on zgodnie z wymogami swojego stanowiska, czyli np. czy magazynier chodzi, a pracownik biurowy siedzi. Pozwalają też zidentyfikować upadki i szybko zorganizować pomoc dla poszkodowanego.

Nowoczesne systemy IoT przetwarzają te wszystkie dane automatycznie, wręcz wyręczając kierowników w przedsiębiorstwie w rutynowych zadaniach zarzadzania personelem. Pozwalają też udostępniać dane z rejestracji czasu pracy samym pracownikom, na przykład za pomocą kart wyposażonych w ekrany. Dzięki temu wprowadzają elementy oceny i motywacji.

- Czas pozbyć się błędnego myślenia, że do obsługi każdego procesu w firmie potrzebny jest inny system. Pamiętajmy o tym, że dzisiejsze technologie pozwalają na gromadzenie ogromnej ilości danych. Te dane można dobrze zinterpretować i wykorzystać do wspomagania zarzadzania. Nowe systemy obejmują wiele scenariuszy wykonywania pracy. Standardowe rozwiązania RCP nie wspierają choćby pracy zdalnej czy w terenie, nigdy nie będą w stanie pełnić funkcji systemu motywacyjnego czy oceniającego pracowników, a tym bardziej audytować procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Nowoczesne narzędzia sprostają takim wyzwaniom. Po co więc wybierać technologie, których rozwój zatrzymał się wiele lat temu i które w związku z tym nie realizują potrzeb przedsiębiorców? – podsumowuje Sebastian Młodziński.

Firmy, które chcą ewidencjonować czas pracy, mają dziś do dyspozycji opcje dużo bogatsze niż te oferowane przez systemy RCP. Warto je rozważyć, aby wraz z możliwością rejestracji czasu pracy dostać też narzędzie do monitorowania procesów zachodzących w firmie i identyfikacji problemów. Ich wyeliminowanie przekłada się na lepszą organizację pracy i realne oszczędności. A tego system RCP nie zapewni.