8 najważniejszych wskazówek, które pomogą znaleźć idealnego partnera nearshoringu

Jak osiągnąć korzyści posiadania własnego Centrum Usług Wspólnych przy minimalnym ryzyku i niskiej inwestycji początkowej. Czy outsourcing jest rozwiązaniem? Szymon Stadnik, Director of Business Service Center we Frista, dzieli się 8 najważniejszymi wskazówkami, które pomogą znaleźć idealnego partnera Nearshoringu.

Okres transformacji, przez które przechodzi aktualnie wiele przedsiębiorstw – jest, jak dotąd, bezprecedensowy; globalizacja plus brexit i inne zachowania protekcjonistyczne okazują się być niepożądanym bodźcem stymulującym niestabilność finansową, a przyspieszający postęp technologiczny wraz ze zmieniającymi się potrzebami niezmiennie wymagającego konsumenta zbiegają się, wywołując prawdziwą burzę dla firm na całym świecie.

W konsekwencji organizacje muszą przechodzić transformację, aby pozostać widoczne, istotne i, oczywiście, wciąż konkurencyjne. To z kolei zwiększa presję na marże, w sytuacji, w której istnieje już nacisk na wzrost rentowności.

Przez ostatnie lata duże organizacje obchodziły te problemy, tworząc własne centra usług wspólnych (SSC) w celu konsolidacji funkcji back office i obniżenia kosztów lub poprzez całkowity outsourcing wystandaryzowanych procesów o dużej skali w celu zmniejszenia ryzyka i uwolnienia kapitału oraz skupienia się na swojej strategicznej kluczowej działalności.

Firmy średniej wielkości ruszyły w ich ślady z dużym opóźnieniem. Koszt związany z założeniem SSC może być barierą dla organizacji średniej wielkości. Ponadto, tego rodzaju przedsiębiorstwa często nie są w stanie skonsolidować swoich funkcji kadrowych lub finansowych na skalę wystarczającą do osiągnięcia pożądanych korzyści. W niektórych przypadkach pracownicy stają się zdemotywowani, co może prowadzić do odejść personelu, pogłębiając problem.

Outsourcing może wydawać się również trudny i obarczony ryzykiem, zwłaszcza jeśli firmy mają niewielkie doświadczenie w sourcingu lub nigdy wcześniej nie korzystały z usług outsourcingowych. Wybór odpowiedniego partnera, podjęcie decyzji o tym, które procesy zlecić do realizacji, związanie się kontraktem i powierzenie swojej marki stronie trzeciej, często wykraczają poza tolerancję na ryzyko, jaką reprezentuje CFO lub CEO średniej wielkości przedsiębiorstwa.

Mimo to, imperatyw zmian nie ustaje i widzę rosnący apetyt wśród coraz większej liczby firm średniej wielkości, zwłaszcza w regionie Europy Zachodniej, na podnoszenie wydajności ich procesów back office. Są to przedsiębiorstwa, które poszukują nie tylko obniżenia kosztów i poprawy jakości usług, ale także możliwości uwolnienia czasu i zasobów, aby umożliwić sobie skupienie się na kluczowej działalności lub bardziej strategicznych inicjatywach. Takie firmy biorą pod uwagę szereg rozwiązań – centralizacja operacji, automatyzacja procesów z wykorzystaniem technik, takich jak RPA (Robotic Process Automation) lub optymalizacja poprzez outsourcing.

Jakie jest więc idealne rozwiązanie? Oczywiście zależy to od specyficznych potrzeb klienta, lecz możliwe jest skorzystanie ze wszystkich trzech.

Prawidłowo zrealizowany Nearshoring może być idealnym pomostem między utworzeniem własnego SSC a całkowitym outsourcingiem usług. Jeśli wybierzesz rozsądnie, odpowiedni partner Nearshoringu może również wesprzeć Cię szeregiem rozwiązań, które pozwolą na bieżąco testować i uczyć się, a następnie rozwijać współpracę odpowiednio, w zależności od ilości procesów, które chcesz poprawić, planowanych ram czasowych dla osiągnięcia korzyści oraz ogólnego apetytu w kierunku kosztów i ryzyka.

Naturalnie, istnieje wiele istotnych czynników przy wyborze partnera Nearshoringowego. Konieczna jest dobrze skonstruowana umowa i świetnie zdefiniowane SLA (Service Level Agreements), ale wymienię tutaj również kilka dodatkowych, a jednocześnie kluczowych obszarów, których rozważenie zalecam każdemu CFO i CEO przed wyborem partnera.

1. Poszukaj dostawcy, który nie tylko może przejąć Twoje procesy, ale ma również znaczące doświadczenie w tworzeniu Centrum Usług Wspólnych (SSC). Za przykład posłużyć może FRISTA, która sama była Centrum Usług Wspólnych, dzięki czemu nasz zespół zarządzający ma własne praktyczne doświadczenie i w naturalny sposób rozumie wszystkie niuanse związane z tworzeniem SSC. To doświadczenie praktyka jest bezcenne.

2. Wybierz dostawcę, który ma silnie partnerskie podejście do prowadzenia biznesu. Jeśli jest to Twoje pierwsze doświadczenie w Nearshoringu, ważne jest posiadanie partnera, który jest zaangażowany we współpracę. Jak elastycznie działa? Czy jest zawsze dostępny i responsywny? Czy wychodzi ponad sztywne ramy umowy? Czy oferuje transparentność w zakresie kosztów i przejrzyste modele cenowe? Czy dzieli się ryzykiem i korzyściami? Z mojego doświadczenia wynika, że ​​dobrowolne przekazanie udziału w korzyściach wynikających z automatyzacji procesu ma duży wpływ na budowanie relacji z klientem.

3. Czy dostawca tworzy środowisko, które pozwala Ci testować i uczyć się? Mniejszym i średnim firmom zależy na ograniczeniu ryzyka, więc często nie chcą wchodzić we współpracę od początku w pełnym zakresie. Pozwalamy naszym klientom na rozpoczęcie współpracy od zaledwie kilku etatów i na podstawie umowy, która może zostać rozwiązana w dowolnym momencie, co daje im czas na przekonanie się do naszego rozwiązania bez ryzyka dla ich modeli operacyjnych lub dla ich klientów.

4. Jak szerokie kompetencje w reorganizacji i automatyzacji procesów biznesowych ma Twój partner? Posiadanie w zespole wysoko wykwalifikowanych praktyków w zakresie optymalizacji procesów i metodologii zarządzania, takich jak LEAN, a nawet zdolność do budowy własnych robotów pozwalają rozpoznać partnera, który jest w pełni wyposażony w możliwości operacyjne i praktyki przyszłości.

5. To samo dotyczy wszelkich specjalistycznych platform, za pomocą których zarządzane są Twoje własne procesy. W naszej organizacji mamy ekspertów w zakresie kompetencji technologicznych, takich jak SAP, Magento, KOFAX, Service Now i różne rozwiązania RPA.

6. W zależności od aktualnej lokalizacji geograficznej Twoich klientów możesz wymagać dostępu do wielojęzycznego personelu, ale, jeśli masz plany strategicznego rozwoju, jest wysoce prawdopodobne, że i tak stanie się to koniecznością, a nie tylko mile widzianym dodatkiem. Dlatego warto sprawdzić, jakie kompetencje językowe ma Twój dostawca.

7. Dwa ostatnie czynniki są ze sobą nierozerwalnie związane i prawdopodobnie najbardziej krytyczne: posiadanie wysoko wykwalifikowanych i elastycznych zasobów ludzkich oraz...

8. Dobrze rozwinięty i niezawodny proces rekrutacji.

Musisz również mieć pewność, że Twój dostawca będzie w stanie rosnąć i zwiększać zakres usług tak szybko, jak wymagają tego Twoje okoliczności oraz przyciągać odpowiednie talenty.

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​organizacje, które mocno inwestują również w swoich ludzi, są w stanie zyskać przewagę nad konkurencją. Składa się na to szereg czynników:

• takie organizacje wkładają wiele wysiłku w stworzenie środowiska, które zapewnia ich ludziom możliwość doskonalenia się,
• konsekwentnie osiągają doskonałe wyniki w zakresie zaangażowania pracowników, ponieważ włączają swoich pracowników w realizację wizji firmy, jej wartości oraz modeli zachowań,
• zwracają szczególną uwagę na sposób rekrutacji.

Moim zdaniem ostatni punkt może być ważnym wyróżnikiem. Niewiele firm oferuje swoim kandydatom i pracownikom elastyczność podobną do tej, którą dają swoim klientom; dla przykładu, dostosowujemy zakres obowiązków do osoby, zamiast zwyczajnie trzymać się opisów stanowisk. W ten sposób jesteśmy w stanie maksymalnie wykorzystać potencjał kandydata.

Innowacyjni i zmotywowani ludzie zawsze wybiorą pracodawcę, który ceni ciągłe doskonalenie ponad status quo, a pracownicy, którzy czują się doceniani, mają możliwość wywierania znaczącego wpływu posiadając szeroki zakres obowiązków oraz mając bezpośredni kontakt z kluczowymi decydentami, na ogół są bardziej lojalni.

Jeśli więc reprezentujesz firmę średniej wielkości i chcesz zwiększyć wydajność procesów, ograniczyć koszty lub uwolnić potencjał wzrostu Twojej firmy dzięki Nearshoringowi, wykorzystaj 8 powyższych wskazówek, aby znaleźć godnego zaufania i elastycznego dostawcę, który będzie dla Ciebie idealnym partnerem.