Archiwum w zasięgu chmur

Współczesne metody archiwizacji i przetwarzania danych opierają się na rozwiązaniach łączących w sobie wiele technologii, które są w stanie stworzyć jedno środowisko, gdzie korzyści są znacznie większe niż pojedyncze rozwiązania. Optymalizacja procesów poprzez wydzielenie nieproduktywnej funkcji przedsiębiorstwa zapewnia zwiększenie bezpieczeństwa i kontroli wydajniej niż próba osiągania ich we własnym zakresie. Czasochłonność procesów zawiązanych z administracją dokumentacją archiwalną możemy zauważyć już w latach osiemdziesiątych i dziewięćdziesiątych XX w. W okresie kartki i ołówka większość obrazków przedstawiających ówczesne archiwa jest do siebie zbliżona:

„Miejscem przechowywania dokumentów są z reguły słabo oświetlone piwnice o dużym stopniu wilgotności. Stosy piętrzących się teczek z pożółkłymi karkami, niedbale opisane, owinięte szarym sznurkiem. Ustawione na uginających się pod ich własnym ciężarem regałach. W tle krzesło i biurko pokryte warstwą kurzu. Obok zeszyt i długopis. Jasności pomieszczeniu dodają stalowe rury wijące pod sufitem, łagodnie opadające na półki między teczkami. Z czasem z zatęchłych piwnic te same teczki powędrowały do przestronnych pomieszczeń. Białe ściany, więcej światła. Ustawione równo, w segregatorach na wysokich metalowych półkach stoją dumnie jak wartownicy strzegący najważniejszych tajemnic. Czytelnie opisane. Z daleka widać napisy: A od 1 do 99, B od 100 do 199. W tle niewielki taboret. Ma „ułatwić” wyszukiwanie dokumentów z wyższych półek. Silne ramiona były atutem”.

W erze dominacji internetu, Facebook’a, Youtub’a Google’a, nieograniczonego dostępu do informacji, danych, zasobów i wiedzy – kartka i ołówek to relikt przeszłości, a piwnica to miejsce, gdzie przechowujemy niepotrzebne przedmioty.

• Cloud Computing – model dostarczania i korzystania z zewnętrznych zasobów IT jako usługi
• SaaS – gotowe rozwiązanie lub platforma biznesowa (np. dostęp on-line do archiwum, poczta elektroniczna, edytor tekstu lub arkusz kalkulacyjny)
• PaaS – gotowa platforma do rozwoju aplikacji (serwer, bazy danych, narzędzia programistyczne)
• IaaS – wirtualny serwer z określonymi zasobami (dyski, RAM) lub tylko przestrzeń dyskowa

Rozwój aplikacji internetowych typu „Cloud Computing” (Przetwarzanie w chmurze), „SaaS” (System jako usługa), czy „PaaS” (Platforma jako usługa), IaaS (Infrastruktura jako usługa) spowodował, że coraz częściej i chętniej odchodzimy od tradycyjnych instalacji oprogramowania na komputerze, gdzie zadaniem działu IT jest utrzymanie infrastruktury.

Cloud computing zapewnia maksymalną elastyczność rozwiązań, skalowalność realizacji oraz bezpieczeństwo. Nowa era innowacji stanowi również alternatywę kosztową na transformację obecnych procesów gospodarczych.

Cloud computing to również inteligentne połączenie bieżących procesów z archiwalnymi, które doskonale się sprawdzają w obszarach kadrowo-płacowych. Wydzielenie archiwalnych oraz bieżących akt personalnych (teczek) do zewnętrznego dostawcy umożliwia zdalne zarządzanie dokumentacją pracowniczą bez konieczności powrotu do metody kartki i ołówka. Dodatkową korzyścią jest dostęp on-line dla pracowników, którzy w każdej chwili mają dostęp do swoich danych osobowych, przeskanowanej teczki personalnej lub mogą skorzystać z innych funkcjonalności.

Obecnie dokumentacja przechowywana jest w nowoczesnych archiwach, w specjalnych ognioodpornych przesuwanych szafach, do których dostęp mają tylko autoryzowane osoby. Pomieszczenie z własnym systemem wentylacji, monitoringiem wizyjnym, systemem alarmowym powinno spełniać najwyższe normy bezpieczeństwa.

Każdy dokument może zostać sklasyfikowany (np.: według daty, numeru, nazwy, działu, lokalizacji, typu) i włożony do specjalnie przeznaczonych pudeł archiwizacyjnych. Każde z pudeł powinno zostać dokładnie opisane i oznaczone kodem kreskowym. Dokumentacja zgromadzona w pudełkach powinna zostać poddana wcześniejszej analizie. Wynik analizy to opracowanie jednolitej procedury kwalifikacji dokumentów w toku prowadzonej działalności. Procedury oraz sposób funkcjonowania archiwum powinny być udostępnione.

Nowoczesne rozwiązanie cloud computing umożliwiają podgląd on-line zeskanowanych dokumentów poprzez zdalny i natychmiastowy dostęp z własnego stanowiska komputerowego. Szereg wygodnych narzędzi umożliwia wyszukiwanie dokumentów na wiele sposobów poprzez dowolne definiowanie słów kluczowych. Nie ma potrzeby pracy z dokumentami w wersji papierowej.

Informacje zgromadzone w wersji on-line są kompletne i wystarczające. Informacje przetwarzane w systemie cloud computing muszą zostać w odpowiedni sposób zabezpieczone, zarówno fizycznie (zapewnienie ciągłości przetwarzania w Data Center poprzez utrzymanie stałej i nieprzerwanej kontroli nad utrzymaniem warunków środowiskowych, zapewnienie warunków technicznych pomieszczeń oraz wyposażenia, odpowiednie systemy bezpieczeństwa pożarowego, zasilania energetycznego oraz stałej ochrony fizycznej), jak również poprzez szereg aplikacji zabezpieczających przetwarzane dane.

Zakup rozwiązania nowoczesnego systemu archiwizacji jasno określa zakres odpowiedzialności za zarządzanie infrastrukturą, a tym samym zakres informacji, jakie mają być udostępniane i komu. Decyzja o wydzieleniu nieproduktywnego procesu ze struktur przedsiębiorstwa z pewnością uwolni zasoby oraz pozwoli skoncentrowań się na kluczowej działalności przedsiębiorstwa.

Magdalena Kędzierska Key Account Manager HR OPTiCenter