Aspekty prawne outsourcingu część I

Po pierwsze, taka umowa dotyczy dwóch podmiotów, które rozpoczynają zindywidualizowaną relację komercyjną.

Po drugie, problemy prawne często wynikają z faktu, że relacja taka wiąże się z codziennymi kontaktami i dostępem obu stron do poufnych informacji.

Aby dobrze opisać kontrakt, należy mieć na uwadze definicję precyzującą outsourcing, czyli układ długoterminowy powierzający zewnętrznemu dostawcy odpowiedzialność w zakresie zarządzania i rozwoju całości lub części przetwarzania transakcji albo obsługi procesów biznesowych, infrastruktury, technologii informatycznej mogący zawierać transfer ludzi lub zasobów. Należy mieć na uwadze, że konstruowany kontrakt to podstawa sposobu współpracy opierającej się o wzajemną wymianę doświadczeń oraz kompetencji a także, wymianę wiedzy. Struktura kontraktu będzie się różnić od planowanych celów oraz uwarunkowań istniejących w konkretnym przedsiębiorstwie.

Dokonując wyboru partnera outsourcingowego, firmy powinny zwracać uwagę na wysokie kwalifikacje, umiejętności, doświadczenie, a także wypracowaną przez partnera outsourcingowego metodologię świadczenia usług.

W codziennej praktyce istotne są odpowiednie zapisy w kontrakcie. Powinny tam być ujęte standardowe procedury działania i świadczenia usług, oraz mechanizm rozstrzygania sporów. Wobec czego jeżeli na wstępie zostaną źle wyspecyfikowane potrzeby, może się okazać że partnerzy mają różne cele. Dlatego też najlepiej zwłaszcza przy większych kontraktach należy proces uzgadniania umowy outsourcingowej podzielić na dwa zasadnicze etapy:

• opracowanie protokołu porozumienia,
• uzgodnienie właściwego kontraktu.

Protokół jest to krótsza forma porozumienia, w którym obie strony stwierdzają swoje zamiary, oraz zobowiązują się do sporządzanie raportu i prowadzenia dalszych negocjacji.

Przyrzeczenie te, bardzo ważne jest dla dostawców, gdyż muszą oni przed podpisaniem kontraktu ponieść znaczne nakłady finansowe, kadrowe i inne. Protokół porozumienia nie ma na ogół mocy prawnej. Jest to zobowiązanie dwóch stron, które ma charakter bardziej moralny niż prawny. Jednak nie powinno się go podpisywać bez należytego zastanowienia się. Podpisanie protokołu wiąże się często z poinformowaniem pracowników, lokalnej społeczności a także czasami z powiadomieniem środków masowego przekazu oraz inwestorów. Wycofanie się może źle wpłynąć na wizerunek firmy.

Protokół porozumienia jest zazwyczaj krótkim dokumentem, zawiera on ogólne sformułowania celów obu stron, jest jakby projektem roboczym. Podstawowym jego celem jest wynegocjowanie kontraktu w określonym czasie. Korzyści jakie daje protokół jest umożliwienie obu stronom, zbadania własnych zamiarów a także, wypracowania stanowiska, w niektórych częściach umowy zwłaszcza w tych skomplikowanych i trudnych.

Strony takiego protokołu mogą stwierdzić, jak duże jest prawdopodobieństwo sfinalizowania umowy, czy też może znajdują się na przeciwstawnych pozycjach.

Jeżeli protokół porozumienia zostanie zaakceptowany przez obie strony, można przejść do sfinalizowania właściwej umowy jakim jest kontrakt.

Dobry kontrakt powinien jasno, precyzyjnie i zrozumiale określać zakres działalności do którego się odnosi. Definiować jasno odpowiedzialność, obowiązki oraz oczekiwania stron. W kontrakcie powinny być zawarte wszystkie szczegółowe kwestie dotyczące świadczenia określonych usług.

Z natury rzeczy obszary w jakich poruszają się obie strony kontraktu są różne. Dlatego Strony na potrzeby umowy powinny nadać wspólne określone znaczenie niektórym wybranym terminom. Zrozumiałe jest to, że określenia te nie mogą wychodzić poza ogólnie rozumiane i przyjęte standardy w języku potocznym. W praktyce jednak dobrze jest opisać co Strony rozumieją pod, czasami wydawałoby się bardzo oczywistymi sformułowaniami.

Pewne pojęcia takie jak:, funkcjonalność, harmonogram, dzień roboczy, informacje poufne, plan awaryjny, oprogramowania, może nie tylko ułatwić negocjacje, ale też nie budzi wątpliwości w trakcie realizacji kontraktu.

Warunki kontraktu muszą być opłacalne dla nabywcy i jednocześnie zapewnić rozsądny zysk dostawcy. Kontraktu nie można traktować jako sposobu wywierania presji na partnerze. Powinien zapewniać zachowanie równowagi wzajemnych relacji.

Ogólnie mówiąc, klient wymaga odpowiedniej jakości, ceny, terminowości dostarczonych dóbr i usług. Każdy nabywca dąży do opłacalności zakupu a nie tylko uzyskania jak najniższej (najlepszej) ceny.

Bardzo istotne jest, aby nabywca miał wygodny kontakt z dostawcą zapewniający sprawną dostawę usług i dóbr. Kontrakt powinien przewidywać jednoznaczną procedurę rozstrzygania spraw spornych a także przewidywać metody przezwyciężania trudności. Z jednej strony nabywcy oczekują dogodnych warunków płatności, po dostawie i odbiorze dóbr i usług. Dla nabywcy istotne są kontakty z dostawcami, którzy rozumieją jego działalność i potrzeby. Z drugiej strony, dostawca musi wypracować zysk oraz punktualnie otrzymywać należne płatności na rozsądnych warunkach, bez dłuższych okresów karencji.

Dostawca musi być w stanie zrozumieć oczekiwania klienta i je spełniać. By stało się możliwe, należałoby mu zapewnić dostęp do osób, które pomogą mu zrozumieć rzeczywiste potrzeby funkcjonującego przedsiębiorstwa.

Każdy dostawca chciałby mieć coraz większą sprzedaż i pozyskiwać coraz to nowych klientów. Dostawcy nie lubią niespodzianek, oczekują sygnalizowania problemów w jak najszybszym czasie, tak by mogli by minimalizować swoje ryzyko i ponosić jak najmniejsze koszty ogólne dostawy dóbr oraz usług.

Kontrakty dotyczące outsourcingu, są to dokumenty dość obszerne, zawierają szczegółowe zapisy tak, aby dwie strony nie miały żadnych wątpliwości co do warunków kontraktu.

Umowy outsourcingowe często są traktowane jako symbol nieufności, podejrzliwości a także i czasem konfliktu przeciwstawnych interesów. Istnieje jednak wiele powodów, dla których warto sporządzić jasny, wszechstronny precyzyjnie, staranny, sformułowany kontrakt:

• Dokument ten jest ważnym narzędziem kontroli ryzyka. Przewiduje się w nim różne sytuacje, problemy, które mogą powstać w określonym czasie,

• Kontrakt może być stosowany również, jako dokument roboczy przez dostawcę,

• Kontrakt jest często pomocny jako narzędzie komunikacji w przypadku, jeśli outsourcing jest zaplanowany na dłuższy okres trzeba zapewnić wówczas kontynuacje procesu, też po odejściu z pracy osób, które negocjowały kontrakt,

• Sformułowanie oczekiwań obu stron w zrozumiałym i precyzyjnym języku, są dobrą sposobnością, by nabywca i dostawca skonkretyzowali, czego oczekują od wzajemnej relacji. Oba procesy zmuszają kontrahentów do wysiłku, na rzecz ścisłego zrozumienia tego, co kiedy i jak muszą robić i czego i czego mogą się spodziewać po drugiej stronie.

cdn….

Karolina Jezierska

Outsourcingportal.pl