Automatyzacja obejmuje coraz więcej obszarów naszego życia

Automatyzacja dotyka coraz większej liczby obszarów naszego życia. Nie inaczej jest w przypadku zawodów w świecie finansów, gdzie wyspecjalizowane systemy informatyczne stały się niezbędnikami w pracy controllerów i analityków.

​

Przez kilka ostatnich lat przedsiębiorstwa zmagają się z dwoma coraz większymi wyzwaniami w obszarze controllingu: rosnącymi kosztami pracy oraz trudnością w pozyskaniu (a także utrzymaniu) należycie wykwalifikowanych pracowników. To sprawiło, że osoby odpowiedzialne za finanse w firmach – zmuszone rosnącymi trudnościami i kosztami – szukają rozwiązania dla swoim problemów w obszarze IT. Co naturalne, próbują oni zastąpić pracę ludzką działaniem odpowiednich systemów i algorytmów informatycznych.

Budżetowanie i prognozowanie to procesy, w których istnieje spory potencjał optymalizacji z wykorzystaniem możliwości współczesnej technologii informacyjnej. Odpowiednio zaprojektowane i wdrożone narzędzia wspierające zadania wykonywane przez controllerów i właścicieli budżetu pozwalają wyeliminować manualne czynności nie dostarczające wartości dodanej. Co więcej, automatyzacje w budżetowaniu eliminują ryzyko wielu błędów ludzkich.

Automatyzacja budżetowania i raportowania – make or buy?

Co w ogóle dają automatyzacje w budżetowaniu? Najogólniej rzecz ujmując, opierają się one na przeniesieniu konsolidacji, kalkulacji i przetwarzaniu danych planistycznych z arkusza kalkulacyjnego do wielowymiarowych lub relacyjnych baz danych. Wczytanie danych z formatek budżetowych do bazy SQL, Access czy OLAP pozwala łatwiej nimi operować i lepiej radzić sobie z dużymi wolumenami. Z uwagi na to, że praca z danymi budżetowymi bezpośrednio na formularzach bazy danych jest wysoce niekomfortowa konieczna jest także budowa interfejsu umożliwiającego generowanie i import formatek oraz przygotowywanie raportów budżetowych.

Przedsiębiorstwa, które chcą wykorzystać – przedstawione pokrótce – możliwości dostarczane przez rozwiązania IT w controllingu mają dwie drogi. Chodzi o wariant: make oraz buy.

Zacznijmy od przedstawienia pierwszego z nich – make. Jest to nic innego jak samodzielne projektowanie i tworzenie automatyzacji przez dział controllingu. Takie projekty najczęściej realizowane są jako wewnętrzne inicjatywy controllerów bez większego wsparcia ze strony działu IT. Wszystko dlatego, że wiele osób z zawodów finansowych stara się poszerzać wiedzę techniczną, widząc w niej potencjał do usprawnienia swej codziennej pracy. To właśnie controllerzy i analitycy stanowią większość uczestników szkoleń obejmujących programowanie VBA czy współpracę arkusza kalkulacyjnego z bazami SQL. Połączenia automatyzacji VBA oraz przetwarzania w bazie SQL lub Access jest najczęściej stosowanym podejściem do usprawnień raportowania i budżetowania implementowanym samodzielnie przez przedsiębiorstwa. Kreując tego typu usprawnienia kontrolerzy już dawno weszli w obszary zarezerwowane jeszcze do niedawna jedynie dla ekspertów z obszaru IT.

W tym miejscu należy też wspomnieć o minusach podejścia make. Wymienić można m.in. pewną niedoskonałość samodzielnie tworzonych narzędzi (co prawda usprawniają one procesy w controllingu, ale daleko im do profesjonalnych systemów). Jest także dość duże ryzyko związane z transferem kompetencji, czyli w momencie odejścia z firmy pracownika tworzącego dane rozwiązanie istnieje ryzyko, że nowi pracownicy nie poradzą sobie ze stworzonymi usprawnieniami w warstwie technicznej.

Specjalistyczne systemy do budżetowania i raportowania

Drugą drogą dla przedsiębiorstw jest wariant buy. Takie rozwiązanie polega na wyborze i wdrożeniu gotowego systemu posiadającego wbudowane funkcjonalności automatyzujące pracę w procesie controllingu. Poszukując na rynku gotowego systemu i porównując możliwości narzędzi proponowanych przez poszczególnych dostawców warto zwrócić uwagę na to w jaki sposób dane rozwiązanie może wspierać automatyzację. W tym miejscu warto zauważyć, iż systemy do budżetowania to oddzielna klasa rozwiązań IT – systemy klasy Business Intelligence czy nawet moduły controllingowe systemów ERP nie posiadają funkcjonalności kompleksowo wspierających przebieg procesów budżetowania i prognozowania.

Do największych plusów rozwiązania typu buy należy zaliczyć możliwość szybkiego wdrożenia usprawnień dla controllerów, a także wykorzystanie doświadczeń dostarczanych przez zewnętrzne podmioty. Równie ważne jak możliwości systemu są kompetencje firmy realizującej wdrożenie – doskonała znajomość produktu oraz doświadczenie w realizacji podobnych projektów pozwolą optymalnie wykorzystać możliwości systemu do rozwiązania specyficznych problemów firmy.

Co do minusów ścieżki buy, należy wymienić konieczność poniesienia kosztów licencyjnych nowego oprogramowania.

Podsumowanie

Świat controllerów i analityków – tak jak w przypadku innych obszarów życia – coraz mocniej łączy się z obszarem współczesnej technologii informacyjnej. To dobrze dla firm. Tak jak zaznaczyłem we wstępie, mają one obecnie spore kłopoty z kosztami pracy i znalezieniem odpowiednich pracowników. Odpowiednie systemy informatyczne mogą znacznie ułatwić wykonywanie obowiązków osobom odpowiedzialnym za budżetowanie i prognozowanie.

Mariusz Sumiński, Dyrektor Zarządzający FlexiSolutions