Biuro miejscem spotkań.

Nie da się ukryć, że sposób w jaki pracujemy ulega wyraźnym zmianom. Kinnarps’Trend Report omawia te aspekty zmian, które mają najistotniejsze znaczenie w kontekście środowiska pracy – jego zmieniającej się roli, formy i charakteru. Najprawdopodobniej biura przyszłości będą zupełnie inne od tych, z którymi mamy do czynienia dzisiaj. Zmiany, o których mowa, napędzane są przede wszystkim błyskawicznym rozwojem technologii, globalizacją, przewartościowaniem priorytetów oraz coraz większym znaczeniem gospodarki myśli.

Pełna wersja Raportu obejmuje osiem obszarów, wpływających na sposób, w jaki będziemy pracować, spotykać się oraz jak będziemy szkolić się i rozwijać we wcale nieodległej przyszłości. Wnioski i przemyślenia zostały pogrupowane wokół następujących tematów:

1. Idea 3P (From end-of-line to “cradle-to-cradle”).
2. Od pracy stacjonarnej do pracy mobilnej (From bound to wireless).
3. Cztery pokolenia pod jednym dachem (From bronze to sliver society).
4. Myślenie projektowe (From surface design to design thinking).
5. Wyższe wartości (From hard cash to soft values).
6. Biuro miejscem spotkań (From solitude to multitude).
7. Nowe wyzwania dla tradycyjnego open space (From concentration to distraction).
8. Wolność wyboru (From Workstation to freewheeling).

Nadejście omawianych zmian oznacza, że nowoczesne środowiska pracy będą projektowane inaczej niż dzisiejsze i nie chodzi tu jedynie o wykorzystanie innowacyjnych aranżacji wnętrz, wyposażenia rodem z filmów science fiction, czy niespotykanych dotąd połączeń kolorów. Zapewne i pod tym względem wiele się zmieni, jednak najistotniejsze jest, że projekty biur przyszłości będą skupiać się przede wszystkim wokół rozwiązań, dzięki którym będziemy mogli pracować w nowy sposób – przede wszystkim w warunkach sprzyjających współpracy i zapewniających dobrą atmosferę. Już dziś widać rosnące zapotrzebowanie na nowe, bardziej zróżnicowane rodzaje aranżacji biurowych i stopniowe odchodzenie od utartego schematu pracy na rzecz rozwiązań coraz bardziej pomysłowych, stymulujących kreatywność i wszechstronność.

Eksperci, z którymi Kinnarps współpracował w trakcie powstawania Raportu, uważają, że firmy aspirujące do miana przyszłych liderów rynku będą traktować biuro, jako miejsce pracy, w sposób bardziej naukowy, bardziej przemyślany. Ponadto stały rozwój technologii sprawia, że wyrażenie ‘być w pracy’ nabiera dzisiaj nowego znaczenia – nawet jeśli nie jesteśmy obecni w biurze w danym momencie, to i tak nic nie stoi na przeszkodzie, byśmy, mimo wszystko nadal faktycznie byli w pracy; niezależnie od tego, gdzie będziemy się znajdować w sensie fizycznym – w kawiarni, w pociągu, czy za granicą, będziemy mogli mieć stały kontakt z naszym zespołem i dostęp do bieżących projektów.

Warto również zwrócić uwagę, że zmiany zachodzące w strukturze pracy biurowej mają silny związek z coraz lepiej widocznymi zmianami demograficznymi. Młodsi pracownicy będą mieli inne wymagania co do systemu i miejsca swojej pracy; oznacza to w praktyce, że w ich idealnym biurze powinna znaleźć się nie tylko kawiarnia, różnorodne miejsca spotkań formalnych i nieformalnych, czy nowoczesne lobby, lecz także możliwość wykonywania obowiązków biurowych poza biurem lub w nienormowanym czasie. Cały ten szereg wymagań będzie stanowił nie lada wyzwanie dla pracowników starszej daty, z których wielu zajmuje obecnie stanowiska kierownicze. Co więcej, osoby te przyzwyczajone są na ogół do pracy w zaciszu własnego gabinetu, dlatego cała trudność będzie polegać na stworzeniu takiego środowiska, gdzie każde pokolenie będzie w stanie wykorzystać w pełni swój potencjał.

Jednym z bardziej wyraźnych trendów jest rosnąca rola pracy zespołowej, projektowej i współpracy, która powoduje, że na naszych oczach biura przekształcają się w miejsca spotkań. Ważna jest wymiana poglądów, opinii i pomysłów wśród pracowników i współpracowników. To właśnie współpraca i wymiana są motorem napędowym biznesu i rodzą nowe koncepcje, które stanowią fundament sukcesu. Wymiana ta możliwa jest głównie dzięki spotkaniom, które mogą odbywać się albo zgodnie z grafikiem, albo zupełnie spontanicznie. Każde spotkanie to nowa sytuacja: długie narady, krótkie zebranie informacyjne, telekonferencja, praca zespołowa, burza mózgów, koktajl biznesowy, etc. Aby spotkania te zaowocowały nowymi ideami ważne jest, by infrastruktura biura zapewniała odpowiednie warunki do ich przeprowadzenia. Nie dziwi więc fakt, że firmy, które z powodzeniem wdrażają założenia koncepcji „Activity-Based Working” zajmują dużo bardziej uprzywilejowaną pozycję na rynku. Poza tym to właśnie takie firmy są w stanie przyciągnąć największe talenty jako potencjalny pracodawca, który dba o komfort pracy swoich pracowników.

Dzięki koncepcji „Activity-Based Working”, spotkania i komunikacja nabierają zupełnie nowego charakteru. Korzystają na tym nie tylko pracownicy, którzy cieszą się wolnością wyboru i dobierają formę oraz sposób pracy według konkretnie wykonywanego zadania, lecz także firmy, które zbierają ostateczne rezultaty tak wykonywanej pracy.

Efekty naszych badań przedstawionych w Kinnarps’ Trend Report upoważniają do wniosku, że w biurach przyszłości z czasem typowe stanowiska pracy odejdą w zapomnienie – każdy pracownik będzie mógł dowolnie wybierać miejsce i czas pracy, zależnie od danej sytuacji i charakteru konkretnego zadania. Pracodawcy natomiast będą musieli nauczyć się, jak stworzyć środowisko biurowe, które będzie w stanie zapewnić odpowiednie warunki zarówno do pracy indywidualnej w skupieniu, jak i do twórczych spotkań dla większych zespołów. Nowoczesne biuro musi być wszechstronne, różnorodne, funkcjonalne, przyjazne użytkownikom, a także elastyczne na tyle, by spełnić wymogi każdego pokolenia pracowników. Co więcej, biuro przyszłości musi także gwarantować jak najlepsze warunki ergonomiczne, co ma szczególne znaczenie dla komfortu pracy i satysfakcji pracowników. To z kolei przekłada się bezpośrednio na lepsze wyniki firmy i, ostatecznie, na umocnienie jej pozycji na rynku.

Firmy, które będą w stanie zapewnić swoim pracownikom różnorodne możliwości rozwoju osobistego, udział w ciekawych projektach oraz atmosferę wspólnoty, będą najchętniej wybierane przez poszukujących uzdolnionych potencjalnych pracowników. Nowe wymagania rodzą nowe potrzeby, na które trzeba odpowiedzieć przemyślaną ofertą rozwiązań na miarę przyszłości.

Aleksandra Krawsz Kinnarps Polska Sp. z o. o.