Wiadomości

Branża hurtowa też korzysta z outsourcingu procesów finansowo-księgowych

2 439

Hurt i Detal, to na rynku sprzedaży dwa różne obszary z różną grupą dostawców i odbiorców oferowanych produktów. Są to także dwie grupy przedsiębiorców korzystający z usług firm zewnętrznych, w tym z kluczowego obszaru jakim są usługi finansowo-księgowe.

Branża hurtowa to branża sprzedającą dobra i usługi podmiotom gospodarczym świadczącym/sprzedającym te usługi/dobra na rzecz finalnych konsumentów/odbiorców (czyli do osób fizycznych). Branża ta charakteryzuje się bardzo dużym wolumenem transakcji sprzedaży, zapleczem logistycznym i z reguły działa na niskich marżach w oparciu o sieć hurtowni.

Czy istnieją jakieś różnice w obsłudze branży hurtowej w porównaniu z innymi podmiotami z innych dziedzin biznesu? Szukając odpowiedzi na to pytanie zwróciliśmy się z pytaniami kierowanymi do firm świadczących usługi finansowo księgowe w modelu outsourcingowym, wśród których byli eksperci z takich wiodących dostawców usług F&A jak UCMS Group Poland, Grant Thornton, Business Support Solution (BSS S.A.), TMF Group i Extor. Skupiliśmy się na wielu obszarach i oto co udało nam się ustalić.

Inna forma obsługi finansowo księgowej, niż podmioty z innych branż, czy może te same procedury?

Spośród zebranych opinii przeważało stwierdzenie, że branża hurtowa ma swoją specyfikę. Choć procesy finansowo księgowe zasadniczo się nie różnią, to eksperci zwrócili uwagę, że zazwyczaj branża hurtowa wymaga pracy na systemach księgowych posiadanych przez klienta. Z uwagi na wieloodziałowość jaka jest obecna w branży hurtowej, różnice w procesowaniu mogą występować w związku z ilością lokalizacji, sposobem i szczegółowością raportowania.

Eksperci Grant Thornton zwracają uwagę, że każdy Klient jest inny, nie ma dwóch takich samych projektów outsourcingowych. Dzisiejszy outsourcing to partnerstwo biznesowe, rozwiązanie uszyte na miarę potrzeb Klienta. W obsłudze tego typu spółek jednym z najważniejszych elementów jest integracja danych na poziomie nowoczesnych, zintegrowanych i elastycznych rozwiązań IT - ważny jest przede wszystkim system / moduł do zarządzania gospodarką magazynową, produkcją sprzedażą, czy obsługą zamówień - optymalnie jeśli jest zintegrowany z systemem finansowo-księgowym lub/i możliwościami exportów i importów danych. Różnice w obsłudze poszczególnych podmiotów branży hurtowej wynikają głównie w związku ze skalą projektu, ilością lokalizacji (oddziałów), sposobem i szczegółowością raportowania.

Branża hurtowa też korzysta z outsourcingu procesów finansowo-księgowych

Jaki jest średni czas potrzebny na zaksięgowanie jednej faktury kosztowej dla branży hurtowej zakładając, że taka faktura posiada średnio pięć pozycji?

Średni czas podawany przez ekspertów wynosi 1-2 minut, lecz jest to uzależnione od wielu czynników, wśród których znajdują się takie elementy jak np. plan kont, ilość miejsc powstawania kosztów (MPK), czy też stopień automatyzacji. Np. w firmie Extor wykorzystywany jest system o nazwie Cost-Killer, w którym procesowanie typowego dokumentu zajmuje kilkanaście sekund. W przypadku nietypowych dokumentów księgowanych na systemie klienta czas procesowania 1 dokumentu może wzrosnąć do nawet 3 minut.

W firmie Grant Thornton do obsługi projektów outsourcingowych wykorzystywany jest Workflow – narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów księgowych - który optymalnie skraca ścieżkę obiegu dokumentów po stronie Klienta i umożliwia automatyzację procesu księgowania dokumentów po stronie Outsourcera, dając jednocześnie możliwość bezpośredniego wglądu w każdej chwili do dokumentów źródłowych.

Kluczowe parametry uwzględniane przy składaniu ofert przez firmy outsourcingowe?

W przypadku tego pytania nasi eksperci byli zgodni i parametry, które są uwzględniane podczas tworzenia ofert dotyczą:

  • Liczby dokumentów
  • Typów dokumentów
  • Walut
  • Stopnia automatyzacji procesu
  • Używanego programu księgowego
  • Ilości transakcji na rachunkach bankowych

Jakie parametry związane ze skalowalnością usługi wprowadzają firmy outsourcingowe do umów z kontrahentami?

Skalowalność jest nieodłącznym elementem umów zawieranych między firmami świadczącymi usługi finansowo-księgowe, a branżą hurtową. Parametry związane ze skalowalnością są w pewnym stopniu uzależnione od preferencji klienta i wybranej przez niego formy rozliczania za świadczone usługi.

Jak wspominają eksperci TMF Group – w przypadku kiedy Klient planuje aktywną działalność w niedalekiej i zdefiniowanej przyszłości, ustalane są progi np. poszczególnej ilości dokumentów, czy liczby zatrudnionych pracowników. W innych przypadkach możliwe jest rozliczanie na podstawie czasu spędzonego na świadczeniu danej usługi.

Na skalowalność mają też wpływ progi ilościowe dokumentów oraz możliwość automatyzacji importu danych – w takiej sytuacji cena za usługę nie rośnie proporcjonalnie do ilości dokumentów.

Wskaźniki KPI stosowane w umowach z klientami z branży hurtowej?

Każda umowa outsourcingowa zawiera w sobie bardzo istotną część dedykowaną wskaźnikom jakościowym związanym z usługą realizowaną na rzecz klienta. W wielu przypadkach, poza ramową umową na świadczenie usług, podpisywana jest odrębna umowa całkowicie poświęcona wskaźnikom jakościowym, czyli tzw. Service Level Agreement (SLA). Kluczowymi elementami takiej umowy są wskaźniki KPI (Key Performance Indicators), które odzwierciedlają oczekiwane wartości poszczególnych parametrów usług świadczonych przez outsourcera.

Do głównych wskaźników KPI stosowanych w umowach outsourcingowych dla rynku hurtowego należą następujące:

  • bezbłędność naliczeń
  • terminowość raportowania
  • dostępność systemu dla klienta
  • stopień zadowolenia Klienta ze współpracy

Eksperci z UCMS Group Poland zwracają uwagę, że KPI powinny dawać możliwość ich rzetelnej oceny oraz pomiaru i nie powinny być subiektywne. Podczas korzystania z parametru takiego jak np. poziom jakości, należy ustalać jego skalę oceny i kryteria, według których będzie oceniany. System oceny jakości świadczonej usługi outsourcingowej powinien zawierać zgodność ze wskaźnikami (np. procent pokrycia rezultatów z oczekiwaniami). Zaznaczają także, że poziom realizacji SLA powinien być regularnie raportowany przez firmę outsourcingową, która świadczy usługi klientowi.

Jak jest kalkulowane wynagrodzenie za obsługę outsourcingową procesów finansowo-księgowych?

Firmy outsourcingowe kalkulują swoje wynagrodzenie głównie biorąc pod uwagę liczbę dokumentów. W branży hurtowej spora część dokumentów może być importowana elektronicznie, więc w niektórych przypadkach wyceniana jest pracochłonność importu plików. Przy wycenie brana jest także pod uwagę ilość magazynów do zaksięgowania (firmy mogą mieć ich kilka). Istotnym aspektem jest też to, czy towary są importowane (dostawa wewnątrzwspólnotowe, import spoza Unii Europejskiej). Nie bez znaczenia są też transakcje w wielu walutach obcych i procent takich transakcji także wpływa na finalną wycenę usług outsourcera. W przypadku niektórych branż przy wycenie brany jest także pod uwagę poziom ryzyka podatkowego (wyższy przy wyższym zysku oraz przy branżach szczególnie kontrolowanych np. handel elektroniką).

Jak mówią eksperci, w przypadku obsługi branży hurtowej, działania księgowe są pomniejszone o przetwarzanie danych magazynowych i przepływów magazynowych, w tych przypadkach, kiedy wykonuje je Klient, wprowadzając dane samodzielnie do systemu magazynowego.

Część z firm outsourcingowych do wyliczeń wynagrodzenia bierze pod uwagę także takie aspekty, jak dane wynikające z istniejących po stronie klienta raportów, zestawień, dodatkowych rozliczeń typu delegacje, zaliczki, wprowadzanie przelewów bankowych, wizyty u klienta, etc.

Specjaliści z BSS S.A. podkreślają, że każda kalkulacja wynagrodzenia będąca elementem składanej oferty musi być szyta na miarę a więc uwzględniać potrzeby klienta i wielkość jego biznesu. Prócz oczywistych elementów determinujących wynagrodzenie jak przede wszystkim liczba dokumentów (tych z zamówieniami jak i bez), liczba podmiotów prawnych, oczekiwany czas zamknięcia okresu sprawozdawczego BSS buduje model partnerstwa biznesowego patrząc przez pryzmat kompleksowości usługi, przyszłych możliwych korzyści w zakresie optymalizacji procesów klienta (również tych na styku z jego biznesem), a także zaangażowania innych ekspertów budujących dodatkową wartość dla klienta takich jak optymalizacje podatkowe, wymogi raportowania zarządczego, sprawozdawczości międzynarodowej i optymalnej struktury finansowania z zewnątrz.

Stawka godzinowa, czyli przechodzimy do konkretów.

Stawki godzinowe za usługi finansowo-księgowe są uzależnione od zakresu prac, ale także i od delegowanego zespołu lub eksperta do wykonania powierzonych zadań. W zależności od poziomu specjalizacji stawki kształtują się na poziomach od 50 PLN do nawet 600 PLN za godzinę pracy. Dolna granica stawek to wynagrodzenia w przypadku pracy szeregowych pracowników, a górna wyższej kadry menedżerskiej. W odpowiedziach jakie uzyskaliśmy od naszych ekspertów, w większości padała stawka uśredniona na poziomie 150 PLN za godzinę pracy.

Jednakże część z naszych respondentów zwróciła uwagę, że na etapie wdrożenia projektu starają się wychwycić usługi, które mogą się pojawić w najbliższej przyszłości (np. wymagania raportowe), po to, aby np. zaprogramować raport i tym samym uniknąć dodatkowych kosztów w przyszłości. Takie podejście powoduje, że projekt jest indywidualnie wyceniany i uzależniony od dedykowanego zespołu, co finalnie decyduje o stawkach godzinowych osób zaangażowanych w obsługę danego zlecenia.

W kwestii wynagrodzeń zadaliśmy także pytanie związane z kosztami dodatkowymi, np. za sporządzenie sprawozdań finansowych. W tym przypadku firmy stosują różne podejścia, lecz na ogół usługi tego typu są związane z dodatkowymi opłatami. Część z respondentów udzieliła odpowiedzi, że jest to koszt o równowartości jednomiesięcznego średniego wynagrodzenia za obsługę bieżącą.

Przekazując swój proces biznesowy do obsługi firmie zewnętrznej należy się też liczyć z tak zwaną opłatą wdrożeniową. Pokrywa ona przejęcie procesów i tzw, „wdrożenie klienta”, związana jest z czasem, jaki musi być poświęcony, aby poznać nowy podmiot, zapoznać się z jego dokumentacją, historią, przeanalizować dane, przygotować system, zasoby, bazę danych, etc. Opłata taka może być zbliżona do średniego miesięcznego wynagrodzenia, lecz nie w każdym przypadku.

Popularność przekazywania obsługi firmom z branży outsourcingu procesów finansowo-księgowych w Polsce wciąż rośnie. Podobnie jak i inne usługi outsourcingowe, procesy F&A wymagają bardzo dobrego zrozumienia zarówno specyfiki samej relacji outsourcingowej, znajomości procesów biznesowych, które mają być outsourcowane, jak również konkretnego zlecenia na rzecz klienta. Posiadanie tej wiedzy jest warunkiem sukcesu projektu outsourcingowego.