Wiadomości

Budowa centrum outsourcingowego – główne etapy budowy centrów część 2.

Wybór właściwej lokalizacji centrum to tylko jeden z aspektów pozwalających na osiągnięcie sukcesu projektu. Równie istotne będzie właściwe zaplanowanie projektu i jego realizacja. Nie ma idealnej recepty na sukces w tym zakresie, nie mniej jednak staranne zaplanowanie kluczowych etapów procesów i odpowiednie wdrożenie zaplanowanych działań oraz budowa właściwego zespołu pozwolą nam przeprowadzić proces w sposób efektywny. Biorąc pod uwagę złożoność działań zespół odpowiedzialny za budowę nowego centrum powinien postawić na właściwy dobór kompetencji z dziedziny HR, szkoleń, prawnej, IT , infrastruktury oraz logistyki biura, wiedzy merytorycznej przejmowanych procesów, finansów.

Zasadniczo projekt budowy centrum BPO/SSC obejmuje następujące etapy:

  • Ocena – to początek projektu, w którym buduje się zespół projektowy wraz ze strukturą komunikacji, zarysem planu projektu, procesem przeglądu postępu prac, mechanizmami eskalacji. Ta faza projektu po jej ukończeniu pozwoli nam odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań determinujących kolejne kroki projektu:

a.) Jakie zakresy i czynności, z jakich lokalizacji geograficznych będą podlegać migracji oraz w jakich językach i w jakim stopniu znajomości będą one obsługiwane

b.) Która lokalizacja będzie brana pod uwagę – w oparciu o czynniki warunkujące atrakcyjność danej lokalizacji, które omówiono wcześniej

c.) Jakie korzyści przyniesie realizacja projektu (business case) - analiza, na której podstawie stworzony zostanie model oczekiwanych korzyści z projektu biorący pod uwagę arbitraż wynagrodzeń, możliwe usprawnienia procesów i poprawy produktywności, a także wszelkie niezbędne koszty o charakterze one off związane z naszą inwestycją w nowe centrum

d.) Jakie są kluczowe ryzyka związane z wyborem lokalizacji – np. brak określonych kompetencji na wybranym rynku, konkurencja a co za tym idzie wysokie wskaźniki rotacji personelu.

W przypadkach przejęć istniejących centrów ta faza projektu zawiera również wielowymiarowe due dilligence niezbędne do określenia kluczowych aspektów mających wpływ na przejmowany zakres czynności, wybór lokalizacji, business case oraz kluczowe ryzyka.

Podjęta decyzja w zakresie lokalizacji da nam również możliwość rozpoczęcia współpracy z lokalnymi kancelariami prawnymi, które pozwolą zrozumieć lokalne wymogi i regulacje w zakresie zatrudniania, podpisywania umów z dostawcami, zgodności z lokalnymi przepisami prawa.

Z punktu widzenia HR istotnej ocenie będzie podlegał lokalny rynek pracy, dostęp do kompetencji i języków, współpraca z agencjami rekrutacyjnymi, określenie przewidywanych kosztów pracy wraz z narzutami, możliwość migracji pracowników z istniejących centrów, działów do nowej lokalizacji (wymagania wizowe, pozwolenia na pracę – w przypadku migracji międzynarodowej), a także niezbędnych działań o charakterze integracyjnym z istniejącym biznesem.

Określony zakres procesów do przejęcia wraz z lokalizacją pozwoli również na dokonanie oceny przez specjalistów IT projektowanej liczby stanowisk, zaprojektowania serwerowni, systemu podtrzymywania napięcia, określenia jakich dostawców usług IT będziemy potrzebowali.

Z punktu widzenia oceny infrastruktury i logistyki w procesie oceny kluczowe będzie zrozumienie rynku powierzchni biurowych, ich dostępności, kosztów, możliwości adaptacji do naszych potrzeb biznesowych, perspektyw możliwości wzrostu wynajmowanej powierzchni przy wzroście biznesu, rozpoznanie lokalnych dostawców usług związanych z funkcjonowaniem naszego biura, oceny lokalizacji biurowych z punktu widzenia wdrożenia norm i standardów wymaganych przez przyszłych klientów centrum.

Od strony planowania finansowego, obsługi księgowej oraz kadrowo płacowej nowego centrum jak i modelu biznesu ocenie będzie podlegać forma prawna tworzonego centrum (oddział, spółka), model jej finansowania, określenie natury i wolumenu transakcji (jednorazowych związanych z otwarciem centrum, jak i tych które będą powtarzalne), wymogi raportowe dla potrzeb rachunkowości finansowej oraz zarządczej oraz wszelkie inne wymagania finansowo-prawne.