Wiadomości

Budowa centrum outsourcingowego – projektowanie rozwiązania część 3.

Kolejna faza to projektowanie rozwiązania. Jej kluczowymi elementami będą:

  • Projektowanie rozwiązania świadczonych usług, w tym szczegółowe mapowanie zakresów przejmowanych procesów, zaprojektowanie niezbędnych adaptacji do nowego modelu biznesowego oraz stworzenie map procesów po adaptacji, określenie podziału zakresów obowiązków pomiędzy klientem/ami a dostawcą usług z centrum, które tworzymy
  • Zaprojektowanie szczegółowego rozwiązania IT oraz niezbędnej infrastruktury
  • Zainicjowanie współpracy z kluczowymi dostawcami usług a także dostawcami sprzętu
  • i wyposażenia do biura jak i stworzenie krótkiej listy podmiotów do współpracy
  • Założenie spółki bądź utworzenie oddziału
  • Przygotowanie kontraktu na obsługę klienta/ów oraz ich podpisanie i sfinalizowanie
  • Zaprojektowanie struktury organizacyjnej wraz z planowaną ilością pracowników i planem zatrudnienia oraz planowaną strukturą wynagrodzeń, przygotowanie procedur i polityk do wdrożenia
  • Zaplanowanie wykorzystania powierzchni biura, niezbędnych modyfikacji i adaptacji.

Na tym etapie w aspekcie prawnym podjęta zostanie decyzja o wyborze osób zarządzających centrum, zarejestrowaniu spółki oraz opłaceniu kapitału i przygotowaniu niezbędnej dokumentacji (akty założycielskie, regulaminy), przygotowaniu lub walidacji zaproponowanych umów na najem oraz dostawę usług, o których wspomniano. Na tym etapie również zatwierdzone powinny zostać kontrakty na obsługę klientów tak, aby można rozpocząć proces rekrutacji pracowników do centrum.

Należy również dodać, że nowo tworzone centrum wymaga wsparcia tworzącej je organizacji, a co za tym idzie realokowania do centrum doświadczonych pracowników w różnych rolach, aby ułatwić proces budowy centrum oraz integracji kultury organizacyjnej.

Z punktu widzenia IT zaprojektowane zostanie rozwiązanie szczegółowe IT, sposób jego wdrożenia
i wsparcia, przygotowanie planu i testu rozwiązania. Przeprowadzenie testu jest niezwykle ważne
dla zapewnienia zdolności operacyjnej nowego centrum – brak przeprowadzonych na czas testów nie da możliwości rozpoznania problemów na wczesnym etapie i podjęcia działań korygujących.

Niezwykle istotny aspekt do rozwiązania i zaprojektowania, to również struktura organizacyjna po stronie przyszłego klienta oraz role z niej wynikające, które będą współpracować z naszą nową organizacją. Na tym etapie powinniśmy wskazać tzw. „strukturę governance” w zakresie rozwoju programu świadczonych usług w obszarze strategii oraz wykonywanych operacji, a także czytelny plan komunikacji oraz eskalacji.

W obszarze obsługi administracyjno-finansowo-księgowej sfinalizowany zostanie model finansowania nowej organizacji, podjęta zostanie decyzja o modelu obsługi księgowej oraz kadrowo-płacowej, zaprojektowany zostanie plan kont oraz procesy księgowe zgodnie z wymaganiami właściciela tworzonego centrum jak i lokalnych przepisów prawa, zaplanowane zostaną procesy zakupu materiałów i usług. W tym przypadku, warto zwrócić się o wsparcie do lokalnego dostawcy usług, eksperta w dziedzinie polskich przepisów o podatkowych oraz o rachunkowości czy kadrowo płacowych, który może w ramach outsourcingu przejąć na siebie lokalne obowiązki podatkowe i sprawozdawcze.