Czy miejsce pracy przyszłości to nadal biuro?

Otaczający nas świat zmienia się z dnia na dzień. Przestrzeń, w której pracujemy musi dostosować się do nowych warunków, co z kolei rodzi ważne pytanie – czy biuro przyszłości będzie nadal realne, czy może już wirtualne?

Projektując miejsce pracy pracodawcom powinno przede wszystkim zależeć na tym, by było ono w pełni dostosowane do potrzeb zespołu. Pracownik przebywający w przestrzeni wspierającej kreatywność, pobudzającej pozytywne emocje i ułatwiającej mu wykonywanie obowiązków czuje się bardziej zmotywowany, wypoczęty i chętniej podejmuje nowe wyzwania. Czy obecne biura spełniają oczekiwania zatrudnionych osób? Dominującym trendem, szczególnie w przypadku dużych firm, jest zastosowanie koncepcji open space. Pozwala ona na maksymalne wykorzystanie przestrzeni i pozornie pozytywnie wpływa na komunikację między pracownikami. Ankietowani badania „How we want to work?” dość negatywnie zaopiniowali tego typu rozwiązanie, wskazując przede wszystkim na to, że open space nie sprzyja kreatywności i nie pozwala się w pełni się skupić. Według raportu „Ujarzmij Open Space 2015” hałas towarzyszący otwartej przestrzeni może obniżać efektywność pracy o 10 proc., natomiast osoba, której przerwie się wykonywanie zadania potrzebuje aż 25 minut, by móc powrócić do jego realizacji.

Biuro przyszłości, skoncentrowane w pełni na utrzymaniu pracownika w dobrej kondycji psychicznej tak, aby z maksymalnym zaangażowaniem wykonywał swoją pracę, powinno więc być zupełną odwrotnością open space. W spekulacjach ekspertów dominują dwa trendy – biuro wirtualne, sprzyjające pracy zdalnej oraz biuro realne, dopasowane do potrzeb zespołu.

Biuro wirtualne kontra realne

W dobie zawrotnego rozwoju technologicznego, łatwego dostępu do Internetu i rosnącej popularność pracy zdalnej coraz trudniej wyobrazić sobie, by za kilka-kilkanaście lat pracownicy wciąż siedzieli za biurkami w siedzibach firm. Już teraz coraz większą popularnością cieszą się wirtualne biura umożliwiające przedsiębiorstwom funkcjonowanie na obecnym rynku pracy bez konieczności faktycznego przebywania w siedzibie. Ta outsourcingowa usługa obsługi biurowej stanowi idealne rozwiązanie dla firm, które zatrudniają lub chcą zatrudniać pracowników w trybie zdalnym. W ten sposób nie płacą oni horrendalnych cech za wynajem powierzchni, z której i tak fizycznie nie będą zbyt często korzystać.

Coraz więcej firm zaczyna obracać się w przestrzeni wirtualnej, komunikując się ze swoimi pracownikami za pomocą wszelkiego rodzaju platform służących do sprawnej i szybkiej wymiany informacji. Nawet jeśli zespół pracuje w realnym biurze, większość wykonywanych przez niego zadań odbywa się za pośrednictwem komputera i równie dobrze mogłaby być wykonywana zdalnie z wygodnej kanapy w domu. Łatwość w dostępie do szybkiego połączenia internetowego oraz powszechność smartfonów, tabletów i laptopów sprawia, że część pracowników coraz mniej potrzebuje stałej przestrzeni, w której może pracować, gdyż ich biurem może być praktycznie każde miejsce na Ziemi posiadające wystarczająco szybkie łącze internetowe.

Biuro dopasowane do potrzeb

Równocześnie jednak bardzo mocno rozwijającym się trendem jest koncepcja biura dopasowanego. Jego organizacja przestrzeni ma sprzyjać rozwijaniu talentów, pobudzać kreatywność i zaspokajać potrzeby wszystkich pracowników – zarówno tych, którzy cenią sobie interakcję z innymi osobami, jak i tych, którzy wolą pracować w samotności. Aby umożliwić pracownikom odpoczynek między wykonywanymi zadaniami firmy korzystające z koncepcji biur dopasowanych tworzą odpowiednie pokoje relaksu, w których znajdują się konsole, kanapy, odtwarzacze mp3 oraz sprzęt do ćwiczeń. Ponadto przestrzeń przedsiębiorstwa zaprojektowana jest w taki sposób, by doprowadzać do jak najczęstszych, przypadkowych spotkań między członkami zespołu. Służyć mogą do tego również pokoje spotkań oraz organizowane przez pracodawców wydarzenia integracyjne. Podejmowanie niezwiązanych z pracą konwersacji oraz zawieranie znajomości przez pracowników sprawia, że podczas wykonywania wspólnego zadania pracują oni lepiej i potrafią szybciej dojść do kompromisu w spornych sytuacjach. Przestrzeń stawiająca na komfort zespołu powinna również posiadać pokoje służące do cichej pracy stworzone dla osób, które potrafią się lepiej skupić na indywidualnym projekcie, gdy nie przebywają w towarzystwie pozostałych współpracowników.

Realne biuro przyszłości to biuro, które bardzo mocno skupia się na integracji pracowników i tworzeniu zespołu, który potrafi świetnie współpracować i wzajemnie się motywować. Aby doprowadzać do jak najczęstszych spotkań z innymi zatrudnionymi osobami firmy mogą korzystać z metody hot desking polegającej na tym, iż żadna osoba w biurze nie posiada swojego stałego miejsca pracy i zajmuje stanowisko, które jest w danym momencie wolne lub takie, które danego dnia najbardziej jej odpowiada. W ten sposób pracownicy mają możliwość poznania się podczas pracy, a towarzysząca zmianą miejsc różnorodność dodatkowo może pobudzać ich kreatywność. Na podobnej zasadzie działa musical chairs. Pracownicy w określonych odstępach czasu zamieniają się miejscami i przez wyznaczoną ilość dni zajmują dane biurko.

Elastyczna przestrzeń

Niektóre firmy, chcąc zapewnić maksymalny komfort pracownikom i umożliwić im pracę zarówno w towarzystwie innych osób, jak i indywidualną konstruują przestrzeń biur w taki sposób, aby można ją było z łatwością przekształcić z otwartej, w zamkniętą. Lekkie, łatwe do przesuwania meble mogą służyć odgrodzeniu się od reszty zespołu na czas wykonywania ważnego, wymagającego maksymalnego skupienia projektu. Realnie istniejące biura przyszłości to również takie, które bardzo mocno stawiają na zbliżenie pracowników do natury. Poprzez wykorzystanie naturalnego oświetlenia, dużą ilość roślin oraz umiejscowienie w firmie wewnętrznego ogrodu pracodawcy są w stanie zredukować stres i zwiększyć produktywność swojego zespołu.

Zarówno wirtualne, jak i realne biuro przyszłości posiada wiele zalet. Decydując się na jedną z tych koncepcji należy przede wszystkim wziąć pod uwagę dobro pracowników i przeanalizować, w jakich warunkach ich komfort pracy i produktywność wzrasta.

Smart MBC Marta Pabisiak