Dlaczego warto korzystać z fakturowania online?
Obawy przedsiębiorców
Mimo wielkiej popularności na zachodzie, w Polsce wystawianie e-faktur wciąż obejmuje niewielki procent przedsiębiorców. Główną przyczyną tego zjawiska jest przyzwyczajenie do korzystania z wersji papierowej dokumentów. Inne argumenty przeciw to obawa przed utratą danych z nośników elektronicznych, nieprecyzyjne przepisy prawne, perspektywa nieprzyjęcia faktur przez Urząd Skarbowy lub zwyczajna niechęć do korzystania z Internetu. Według raportu PKPP Lewiatan z kwietnia 2013 roku, zaledwie 42 % osób, deklarowało, że otrzymuje e-faktury, jednak w 90 % przypadków wśród badanych dominowała wersja papierowa. Wcześniejszy raport tej samej firmy stwierdzał, że e-faktury na polskim rynku stanowią zaledwie 8-11 %, co potwierdza tylko tendencje przedsiębiorców w Polsce do standardowych metod wystawiania faktur.
Uwarunkowania prawne e-faktur
Ukłon w stronę fakturowania online i zachęcenia polskich przedsiębiorców do tego rozwiązania wykonali jednak prawodawcy, nowelizując przepisy podatkowe. Od 2013 roku polskie prawo zrównało fakturę papierową z jej wersją elektroniczną. Żeby jednak wysłane przez przedsiębiorców e-faktury były ważne muszą spełnić określone warunki, zarówno co do formy jak i sposobu jej przesyłania. Według przepisów faktury mogą być przesyłane w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem zapewniania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Oznacza to, że to wystawiający musi zapewnić, że e-faktura pochodzi od niego, ręczy za to, że to co zostało na niej wystawione, odpowiada w rzeczywistości wykonanemu zleceniu, produktowi lub usłudze, a przy tym posiada odpowiednią i czytelną dla obu stron formę.
Zmiany w prawie usprawniły również proces akceptowania e-faktur przez klientów. Do stycznia tego roku żeby móc wysyłać faktury online do klientów należało wcześniej posiadać zgodę klienta, a w razie potrzeby, dysponować takim potwierdzeniem na piśmie. Obecnie wciąż wymagana jest akceptacja klienta, jednak przedsiębiorcy mogą porozumieć się słownie z klientami i umówić się na wysyłanie faktur online. Można również bez wcześniejszego porozumienia przesłać nabywcy fakturę drogą elektroniczną i jeśli ten opłaci ją, uznaje się, że wyraża zgodę. Taka zmiana przepisów zdecydowanie zachęca firmy do e-fakturowania, usprawniając ten proces za pośrednictwem Internetu.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Jak wyglądają inne korzyści z e-fakturowania? Przede wszystkim fakturowanie online jest szybsze, wygodniejsze i tańsze, nie tylko dla wystawiającego, ale również dla jego klientów. Zamiast zlecać fakturowanie księgowemu, przedsiębiorcy i ich pracownicy mogą za pośrednictwem specjalnych aplikacji sami wystawiać faktury, a następnie przesyłać je drogą mailową do kontrahentów, co znacznie skraca czas wysyłki faktur oraz jej jednorazowy koszt.
Przedsiębiorca oprócz wykonywania prostych operacji wystawiania i wysyłki różnych rodzajów faktur, ma również możliwość ich stałego podglądu, łącznie z danymi o klientach, dostawcach oraz wykonanych zleceniach. Jedyne co musi posiadać, to dostęp do Internetu oraz login i hasło do aplikacji. Część firm w swojej ofercie posiada również wersje testowe aplikacji do fakturowania, które umożliwiają wystawianie pewnej liczby dokumentów miesięcznie bez żadnych opłat. Większość z nich jest również dostępna na urządzenia mobilne, a ich bieżąca aktualizacja, zarówno od strony technicznej, jak i w kontekście zmian przepisów podatkowych, stawek i innych uregulowań prawnych, zapewniają swobodne korzystanie i wysyłanie faktur przez użytkowników.
Stare nawyki
Część przedsiębiorstw, nawet jeśli korzysta z fakturowania online, to i tak wszystkie dokumenty, pomimo braku obowiązku drukuje. To rozwiązanie połowiczne, ponieważ przedsiębiorcy oszczędzają w ten sposób na wysyłce faktur drogą elektroniczną, zamiast pocztowej, jednak nie redukują kosztów samych wydruków faktur. Przy małych ilościach, są to niewielkie pieniądze, jednak jeśli w ciągu roku firmy wystawiają tysiące faktur, koszta liczone są w tysiącach złotych, które można zaoszczędzić. Nie mówiąc już o korzyściach dla środowiska, poprzez redukcję zużywanego papieru, wyeliminowane transportu i brak opakowań.
Tiago Almedia, dyrektor generalny ueb
