EDI – kluczem do sukcesu Twojej firmy cz.1

Aż 72% pracowników nie znajduje w systemie informatycznym swojej firmy danych niezbędnych do pracy, a 57% nie ma zapewnionych narzędzi do skutecznego zarządzania nimi.* W rezultacie 19% czasu zajmuje nam poszukiwanie i zbieranie informacji**, a 40% przetwarzanie tych, które nie mają znaczenia dla postępu prac strategicznych*. Elektroniczny system obiegu danych w zestawieniu z tradycyjnym pozwala ograniczyć koszty zarządzania zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa nawet o 40%. EDI – czym jest i dlaczego stanowi niezbędny kierunek rozwoju biznesu?

Każdego dnia poświęcamy średnio 67 min. na poszukiwanie ważnej informacji, 39 min. na duplikowanie danych, a 29 min. na komunikację niepożądaną.

Większość informacji (ok. 80%) przetwarzanych i archiwizowanych w przedsiębiorstwach ma formę nieustrukturyzowaną i trudną do sformatowania. Procesu tego nie ułatwia też całokształt rozwiązań sprzętowo-programowych i organizacyjnych, na których zbudowana jest infrastruktura IT firm – system okazuje się niewystarczająco wydajny, aby zapewnić dynamiczne wyszukiwanie i przetwarzanie potrzebnych informacji. W efekcie niemal 1/5 tygodniowego czasu pracy mija nam na poszukiwaniu, gromadzeniu i analizie danych niezbędnych do realizacji zadań. Proces ten spowalniają przestarzałe narzędzia i systemy komunikacji. Wypracowanie więc mechanizmu kontroli nad danymi – ich generowaniem, utrwalaniem i wymianą - jest warunkiem zachowania płynności komunikacyjnej firmy i czasu dostarczenia docelowej usługi.

Prawie sześciu na dziesięciu pracowników twierdzi, że ich przedsiębiorstwa nie dostarczają im skutecznych narzędzi do zarządzania danymi oraz ich płynnej migracji w obiegu wewnętrznym i zewnętrznym firmy – wynika z badania Deloitte „Trendy HR 2014 – jak przyciągnąć i utrzymać pracowników w XXI wieku”. Stały przypływ informacji wymagających najpierw selekcji, potem przetworzenia zabiera dużo czasu i w rezultacie obniża efektywne i zaangażowane działanie.

Elektroniczny system obiegu danych w zestawieniu z tradycyjnym pozwala ograniczyć koszty zarządzania zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa nawet o 40%.

Według szacunków amerykańskiej firmy doradczej w papierowym systemie obiegu danych pracownik poświęca 12 minut na przetworzenie pojedynczego dokumentu, z czego 9 zajmuje jego poszukiwanie i późniejsza segregacja. Największe starty ponoszą pracownicy administracyjni - nawet 40% ich czasu zużywana jest na przetwarzanie nieistotnej dokumentacji, 20% to wyszukiwanie informacji, przy czym aż połowa tego procesu nie przynosi zamierzonego skutku.

Jak wykazują badania, ujednolicona komunikacja może o 75% skrócić czas, który statystyczny pracownik traci na nieefektywnych działaniach. Aby to osiągnąć konieczne jest zadbanie o usprawnienie procesu wymiany danych i optymalizację zarządzania nimi zarówno na poziomie firmy, jak i w relacji B2B.

EDI – STANDARD ROZWOJU BIZNESU

W dobie informacji sprawna komunikacja jest niekwestionowanym warunkiem sukcesu rynkowego firmy. Elektroniczna wymiana danych (EDI) jest tym rozwiązaniem, które dzięki usprawnianiu procesów wewnętrznych i wychodzących z firmy, zwiększa prawdopodobieństwo odniesienia sukcesu. To proces, który może następować zarówno pomiędzy różnymi strukturami działalności firmy, jak i zewnętrznymi systemami ICT.

Rys. 1. Architektura systemu EDI,

Źródło: https://blog.soft-project.pl/

Istnieją pewne stałe kryteria, dzięki którym proces wymiany przebiega w sposób niezakłócony i zgodny ze standardami: przekaz danych jest realizowany w formie elektronicznej; dane są zapisywane według standardowego formatu, określającego składnię, strukturę i zwartość transmitowanych danych; dane są generowane i wprowadzane do systemu komputerowego odbiorcy w sposób automatyczny, bez interwencji człowieka. Dzięki zestandaryzowanemu opisowi struktury informacji zewnętrzny system komputerowy jest w stanie automatycznie dane odczytać, przetworzyć i je zapisać. W ten sposób realizuje się wymianę takich informacji jak np. zamówienia, faktury, opisy produktów, deklaracje podatkowe czy dokumenty transportowe – wyjaśnia Adrian Lapierre, CEO firmy SoftProject.

*Deloitte „Trendy HR 2014 – jak przyciągnąć i utrzymać pracowników w XXI wieku ”. Badanie Deloitte przeprowadzono wśród ponad 2,5 tys. liderów biznesu z 94 krajów świata, w tym również z Polski.

**McKinsey Global Institute, The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, 2012

30-59% MSP korzysta z rozwiązań umożliwiających EDI wewnątrz firmy

Jak wynika z analizy rynku od 2009 roku liczba wdrożeń rozwiązań umożliwiających elektroniczną wymianę danych w firmach stale rośnie. W samym 2012 roku trend ten objął 34,5% małych i średnich przedsiębiorstw, które zdecydowały się na implementację systemów automatyzujących procesy wysyłania i odbierania zamówień drogą elektroniczną. Zależnie od formatu przedsiębiorstwa, odsetek użytkowników tego rozwiązania oscyluje między 30 (małe firmy) a 59% (średnie firmy).

Funkcjonalności najczęściej wykorzystywane przez firmy z sektora MSP do wewnętrznej obsługi otrzymywanych zamówień obejmują przekazywanie informacji do:

• programów odpowiedzialnych za księgowość - 20,3% firm (17% małych, 36% średnich),
• programów odpowiedzialnych za zarządzanie poziomem zapasów - prawie co trzecia średnia firma (30%) oraz co dziesiąte małe przedsiębiorstwo (12%),
• programów odpowiedzialnych za zarządzanie produkcją lub usługami – 15,3% firm (12% małych, 29% średnich),
• programów odpowiedzialnych za dystrybucję – 13,4% firm (11% małych, 25% średnich).

Wskazane jednak funkcjonalności dotyczą tylko oprogramowania pełniącego poszczególne funkcje niezależnie. Tym bardziej jest to miejsce dla zintegrowanych systemów zapewniających zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa globalnie,

Rys. 2. Małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce wykorzystujące wewnętrzną elektroniczną wymianę danych w latach 2009-2012. Źródło: Ekspertyza KPMG „Dojrzałość rynku elektronicznego biznesu typu B2B w Polsce na przykładzie doświadczeń we wdrażaniu działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007- 2013” na podstawie wyników badania „Wykorzystanie technologii informacyjno-telekomunikacyjnych w przedsiębiorstwach i gospodarstwach domowych‟, Główny Urząd Statystyczny 2009-2012.

71-83% MSP korzysta z rozwiązań umożliwiających EDI z zewnętrznymi systemami IT**

Zaczynając od systematycznego wzrostu od 2009 r., w 2012 już 73% przedsiębiorstw sektora MSP korzystało z rozwiązań automatyzujących wymianę informacji z zewnętrznymi systemami ICT. Wdrożenia tych technologii są szczególnie popularne wśród przedsiębiorstw średniego formatu (83%), w małych firmach wskaźnik ten jest niewiele mniejszy i sięga 71%.

Elektroniczna wymiana danych z zewnętrznymi systemami IT otwiera możliwość migracji zasobów nie tylko pomiędzy jednorodnymi systemami biznesowymi, ale także w konstelacji podmioty prywatne - publiczne, a jej przedmiotem mogą być właściwie wszystkie rodzaje informacji w zależności od typu przedsiębiorstwa, obszaru działalności oraz stopnia zautomatyzowania procesów wewnętrznych:

• wymiana danych w ramach realizacji dyspozycji płatniczych – korzysta 53% przedsiębiorstw z sektora MSP (ok. 69% średnich wobec ok. 50% małych firm).
• wymiana informacji dotyczących produktów – korzysta ponad 43% przedsiębiorstw sektora MSP (54% średnie, 41% małe firmy).
• wymiana dokumentów transportowych – korzysta ponad 24% firm sektora MSP (34% średnich, 22% małych firm). Wskaźnik dla Polski ma zbliżoną wartość co wskaźnik liczony jako średnia dla krajów UE – ok. 24%.

Rys. 3. Małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce korzystające z elektronicznej wymiany danych z podmiotami zewnętrznymi, w latach 2008-2012. Źródło: Ekspertyza KPMG „Dojrzałość rynku elektronicznego biznesu typu B2B w Polsce na przykładzie doświadczeń we wdrażaniu działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007- 2013” na podstawie wyników badania „Wykorzystanie technologii informacyjno-telekomunikacyjnych w przedsiębiorstwach i gospodarstwach domowych‟, Główny Urząd Statystyczny 2009-2012.

INTEGRACJA PROCESÓW BIZNESOWYCH I ŁAŃCUCH DOSTAW – ZASTOSOWANIE EDI NA RYNKU

Rozwój systemów Elektronicznej Wymiany Danych należy rozpatrywać na dwóch płaszczyznach: technologicznej i organizacyjnej. Pierwsza z nich jest reprezentowana przez rozwój oprogramowania służącego do realizacji wymiany komunikatów. Do najistotniejszych z nich można zaliczyć Architekturę Zorientowaną na Serwisy oraz Serwery XML. Druga płaszczyzna rozwoju dotyczy natomiast popularyzacji na polskim rynku rozwiązań EDI:

Integracja Procesów Biznesowych – założenia:

• w pełni zautomatyzowany sposób wymiany i konwersji
• wykorzystanie mechanizmów kontroli i sterowania przesyłem danych
• obniżenie kosztów operacyjnych związanych z migracją danych pomiędzy różnymi systemami
• lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich – szybka i precyzyjna dystrybucja danych, stały dostęp do zasobów

Typy zastosowań PBI:

1. Integracja wszystkich/części działających aplikacji biznesowych w centralny system obiegu danych:

• wydajna konwersja danych między różnymi aplikacjami w czasie rzeczywistym
• zaawansowana dystrybucja: właściwe dane we właściwym czasie, do właściwego miejsca
• możliwość monitorowania ścieżki przepływu danych

2. Systemy konwersji danych z poprzednio funkcjonujących aplikacji i baz danych wykorzystywany podczas migracji informacji pomiędzy różnymi systemami biznesowymi:

• zgodna z logiką biznesową translacja danych
• zapewnienie integralności i kompletności wprowadzanych danych

Łańcuch Dostaw - niezależnie do sektora działalności, automatyzacja łańcucha dostaw stanowić będzie decydujący test żywotności e-biznesu firmy, korzyści wynikające z wdrożenia tego modelu są policzalne w wielu obszarach:

• redukcja poziomu zapasów, kosztów magazynowania 10-20%
• poprawa jakości obsługi dostaw
• zwiększenie wydajności pracownika 2-5%
• redukcja kosztów transportu 2-5%
• zwiększenie obrotów firmy bez zatrudniania dodatkowego personelu 5-10%

OPROGRAMOWANIE PUDEŁKOWE I AUTORSKIE – KTÓRE I DLACZEGO WDROŻYĆ?

Przedsiębiorstwa mogą zdecydować się na dedykowane rozwiązanie, wykorzystujące autorskie oprogramowanie tworzone z uwzględnieniem aktualnych potrzeb firmy lub wdrożyć jeden z seryjnie produkowanych gotowych pakietów programów. Alternatywą dla tych rozwiązań jest usługa aplikacji bazującej na wymianie danych w standardzie EDI, dostępna jako rozwiązanie chmurowe w modelu SaaS. Dzięki trybowi pay-per-use rozwiązanie pozwala w znacznym stopniu zoptymalizować koszt użytkowania systemu.

Specjalizacja działalności danej firmy narzuca też często niestandardowy przepływ komunikacji biznesowej, co oznacza, że optymalnym rozwiązaniem dla efektywnej obsługi procesów wymiany jest opracowanie nowego, spersonalizowanego systemu. Efektywność modelu EDI jest uwarunkowana stopniem integracji systemów przetwarzania z istniejącą infrastrukturą elektroniczną w firmie – obejmuje to: czytniki kodów paskowych, terminale płatnicze, lokalne systemy księgowe, produkcyjne systemy diagnostyczne i wiele innych. Osiągnięcie pełnej integracji, oznaczającej kompletne wykluczenie działań człowieka z procesu przepływu danych, jest niewykonalne. W interesie firmy leży jednak, jak najwyższy jej poziom – podkreśla Adrian Lapierre.