EDI – kluczem do sukcesu Twojej firmy cz.2

Strategia oprogramowania i planowania wdrożenia systemu EDI w całej strukturze handlowej jest działaniem złożonym i odbywa się na wielu poziomach. Przykłady udanych wdrożeń EDI pokazują, że największe korzyści tego procesu mają charakter zmian jakościowych na kilku poziomach.

Redukcja kosztów administracyjnych

Obok standardowych kosztów związanych z wysyłaniem dokumentów przetwarzanych na przestrzeni całego roku, dochodzi również czas spędzony na zbieraniu i segregowaniu tych informacji, wprowadzaniu ich do bazy, wypełnianiu formularzy, archiwizowaniu, wysyłaniu pocztą lub faksem, kontrolowaniu poprawności dokumentu i korekcie ewentualnych pomyłek. Wymiana danych bezpośrednio między aplikacjami komputerowymi eliminuje częste i kosztowne błędy powstające przy manualnym wprowadzaniu danych.

Przyspieszenie realizacji transakcji

Jak podaje Adrian Lapierre - Właściwie funkcjonujący system EDI umożliwia istotne skrócenie cyklu obejmującego odpowiednio: zamówienie, sprzedaż, fakturowanie, dostawa, zapłata. Pozwala to na lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowych oraz zmniejszenie wielkości niezbędnych zapasów. Szybszy obieg dokumentów handlowych przyspiesza obieg pieniężny oraz uwalnia kapitał obrotowy. Przy szacowanych dzięki EDI oszczędności należy brać pod uwagę skrócenie czasu dostawy, redukcję zapasów zabezpieczających popyt w okresie dostawy. EDI prowadzi nie tylko do szybszej realizacji transakcji handlowych, ale także zabezpiecza cały łańcuch dostaw. To efekt lepszej i precyzyjniejszej informacji, jaka jest wymieniana między partnerami. Bezpieczeństwo danych wynika również ze zmniejszenia liczby błędów operatorów.

Umocnienie pozycji rynkowej

Najważniejszą zmianą jest zmiana sposobu prowadzenia biznesu. Związane z tym korzyści strategiczne polegają na umocnieniu relacji rynkowych., lepszej obsłudze klienta, wzmocnieniu związku między partnerami handlowymi, wzrost konkurencyjności firmy oraz zwiększenie produktywności załogi. Firmy dokonujące oceny ratingowej potencjalnych kontrahentów przywiązują dużą rolę do korzystania z systemu EDI. Oceniając inwestycje poniesione na EDI warto porównać zmiany i korzyści, jakie czerpie z tego całe przedsiębiorstwo, w zestawieniu z kosztami reorganizacji tylko tych obszarów firmy, które będą bezpośrednio zaangażowane w EDI. Elektroniczne fakturowanie i elektroniczne przekazy pieniężne mogą przynieść największe korzyści w dziale księgowości, ale ich efekty będą również zauważalne w dziale sprzedaży, produkcji i innych.

EDI W BIZNESIE – PRZYKŁADY WDROŻEŃ

Odpowiednie narzędzia do efektywnego zarządzania procesami sprzedażowymi, to nieodzowny element funkcjonowania firmy w dzisiejszym otoczeniu biznesowym. Szczególnie istotny z perspektywy branży handlowej, dla której wydajne nadzorowanie sprzedażą i wynik finansowy, to warunki utrzymania na silnie konkurencyjnym rynku.

Dzięki większej dostępności, szerokiej ofercie usług, pełnej integracji procesów biznesowych i systemowemu wsparciu „end to end”, biznes coraz częściej wykorzystuje do tego celu technologie cloudowe. W ramach kompleksowych rozwiązań chmura zapewnia m.in. zarządzanie kadrami, płacami, magazynem, dostawami, prowadzenie rozliczeń księgowych czy relacji z klientami. Dla firm z branży handlowej to możliwość uzyskania pełnowymiarowego, zdywersyfikowanego wsparcia na kilku równoległych poziomach: logistycznym, serwisowym i e-commerce – wylicza Adrian Lapierre.

Przykładem zastosowania takiej kompleksowej obsługi jest marka Lilou znana na rynku jako producent biżuterii i akcesoriów. Firma korzysta z systemu ERP w chmurze i integracji z oprogramowaniem sklepu internetowego.

W ramach współpracy otrzymujemy wszystkie niezbędne do działania firmy elementy infrastruktury i usług IT, w tym: hosting, utrzymanie systemu magazynowo - księgowego, wsparcie techniczne i helpdesk dla naszych pracowników. Obsługa zapewnia nam dostawę sprzętu, dostęp do Internetu oraz doradztwo w zakresie wspierania rozwoju firmy w obszarze informatyzacji wszystkich procesów biznesowych. W celu usprawnienia i integracji prowadzonych działań partnerzy stworzyli zespół współpracujących ze sobą aplikacji. Opracowane zostało wdrożenie systemu obsługi kodów kreskowych, moduł produkcji i optymalizacja procesów zawiązanych z przyjęciem towaru i sprzedażą, integracja sklepu internetowego z oprogramowaniem magazynowo – księgowym oraz projekt serwisu www i e-commerce. System serwisu sprzedaży wsparty został aplikacją mobilną na iPad i elektroniczną obsługą gwarancji, sprzęgając krajowe systemy księgowe z francuskim oddziałem firmy – informuje Antoine Danzon, Dyrektor Finansowy Lilou.

Kolejnym przykładem wykorzystania kompleksowego rozwiązania, które integruje i automatyzuje wszystkie procesy wymiany dokumentów realizowane między firmą a otoczeniem zewnętrznym, jest BE&W – najstarsza, polska agencja fotograficzna, w której posiadaniu znajduje się ogromna baza fotografii.

Tak duży zasób wymaga zapewnienia wydajnej obsługi klienta i dostosowania do zmieniającego się rynku elektronicznego. Aby zintegrować te cele zdecydowaliśmy wdrożyć innowacyjny system, który będzie łączył w sobie formułę serwisów microstockowych, zapewniając przy tym obsługę rynku prasowego. Celem projektu jest stworzenie systemu informatycznego umożliwiającego pełne zautomatyzowanie komunikacji i wymiany danych z naszymi partnerami na możliwie wszystkich polach działalności. Prace obejmują także automatyzację wymiany zasobów cyfrowych z wykorzystaniem rozwiązań EDI, formuły SaaS oraz przetwarzania danych w oparciu o rozwiązania data mining. Proces ten pozwoli m.in. skrócić czas potrzebny na wystawienia faktury redukując niemal całkowicie błędogenny czynnik ludzi. W ramach współpracy z dostawcami wdrożony zostanie także system B2B z modułami funkcjonalnymi i modułem aplikacji internetowej - podaje Bolesław Edelhajt, Prezes Zarządu Agencji Fotograficznej BE&W.

System dostarczy również platformę SaaS dla fotografów, którzy dzięki niej będą mogli publikować zdjęcia newsowe niemal w czasie rzeczywistym, zaraz po ich wykonaniu. Umożliwi także zarabianie na zdjęciach osobom, które nie będąc zawodowymi fotografami wykonują niepowtarzalne zdjęcia telefonami komórkowymi. Intuicyjny system działający w chmurze prywatnej będzie więc dostępny na urządzeniach mobilnych i na komputerach.

BIZNES TO SPRAWNA KOMUNIKACJA - JESTEŚ W EDI ALBO POZA NIM

Dzięki rozwiązaniom EDI możliwa stała się współpraca starych systemów z nowymi, a w rezultacie tej integracji - lepszy kontakt z partnerami i klientami. Korzyści, które wynikają z wdrożenia tej koncepcji są policzalne nie tylko na poziomie operacyjnym - redukcja kosztów, eliminacja błędów podczas wprowadzania danych, szybszy czas wymiany informacji, ale również na poziomie relacji biznesowych. Wzmocnienie więzi między kontrahentami i większe wykorzystanie procedury just-in-time, to powody, dla których EDI to niezbędny standard komunikacji nie tylko na linii system-system, ale business-to-consumer, -to-business, -to-partner.