Fakty i mity o outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej

W dyskusji o tym, czy warto zdecydować się outsourcingu często główną rolę odgrywają stereotypy i „siła autorytetu” osób oceniających taką możliwość, a nie twarde, dobrze przygotowane argumenty. Dopiero parząc na chłodne dane, z perspektywy tabelki arkusza kalkulacyjnego, można być bliższym rzetelnej oceny takiej możliwości.

O ile w dużych korporacjach zwolennicy prowadzenia funkcji wsparcia wewnątrz danej organizacji, zawsze znajdą argumenty „za”, to w segmencie SME trudno nie docenić faktu, że podmioty zewnętrzne posiadają konkurencyjną ofertę dla zasobów i inwestycji wewnętrznych (licencje na oprogramowanie, serwery, pomieszczenia na dokumenty, utrzymanie i rozwijanie kadry specjalistów).

Choć każdy z przedsiębiorców może wybrać własną drogę, poniżej staram się przedstawić i przypomnieć argumenty dla tych, którzy do tej pory nie myśleli o korzystaniu z usług dostawców zewnętrznych.

Zapewnienie zasobów do pracy, niezależnie od urlopów i rotacji

Chyba nic nie generuje więcej stresu w zespole niż nagły brak pracowników (lub konieczność krótkoterminowej reorganizacji pracy w wyniku ich nieobecności) np. podczas zamknięcia miesiąca lub okresu naliczania wynagrodzeń. Terminy wynikające z ustaw i regulaminów są w końcu nieprzekraczalne. Równie kłopotliwe jest zarządzanie rotacją i rekrutacją, które dodatkowo są działaniami kosztownymi oraz czasochłonnymi.

Obecny rynek pracy nie pozwala zbagatelizować problemów wynikających z obsadą stanowisk.

Outsourcerzy również muszą się mierzyć z podobnymi wyzwaniami, jednak dzięki odpowiednio dużej skali, posiadają wielu specjalistów oraz procedury przygotowane do wypełnienia luki w przypadku niespodziewanych absencji. Umiejętność szybkiej reorganizacji pracy i gotowość do ciągłego wprowadzania zmian pozwalają zewnętrznemu dostawcy na świadczenie nieprzerwanej usługi na wysokim poziomie.

Bezpieczeństwo i zapewnienie ciągłości działania.

Już od dawna firmy outsourcingowe z wieloletnim doświadczeniem oraz znaczącym portfelem klientów wdrażają i stosują zaawansowane, nowoczesne rozwiązania IT. Dotyczy to zarówno infrastruktury, jak i systemów wspierających codzienną pracę. Nie da się inaczej, ponieważ „rynek” obecnie tego właśnie wymaga by budować wysoką efektywność bez utraty jakości. Pomijając aspekty funkcjonalne, rozwiązania te są ukierunkowane przede wszystkim na zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania (również ze względu na RODO) jak i ciągłości działania.

Ciągłość działania z perspektywy Klientów można zdefiniować jako nieprzerwany dostęp do systemów, danych i obsługi procesu.

Kluczowa dla zapewnienia ciągłości obsługi jest eliminacja podatności na awarie, jak również zdolność do szybkiego i pełnego odtworzenia działania systemów. Służą temu m.in.:

• szyfrowane platformy wymiany plików,
• redundantne łącza internetowe,
• zewnętrzne serwerownie,
• automatyczne i regularne kopie zapasowe, przechowywane na wiele nośnikach, poza siedzibą firmy.

Wiedza ekspercka

Nie ma już chyba nikogo, kto miałby nadzieję na brak zmian w prawie gospodarczym. Statystycznie oceniając, różnego rodzaju przepisów i obowiązków jest z każdym rokiem coraz więcej. Dla przykładu można wspomnieć ostatnie istotne nowelizacje dotyczące sprawozdań w formacie XML czy też wdrożenie PPK. Każda taka nowość wymaga niemałych starań i najczęściej nakładów finansowych (prawnicy, doradcy, szkolenia, konferencje), aby bez ryzyka obowiązki z nią związane wdrożyć i realizować.

Obsługa księgowa i kadrowo-płacowa to często obszary podstawowej działalność usługodawcy zewnętrznego. Tak jak każda firma rozwija własne kluczowe kompetencje, tak outsourcer stale śledzi przepisy i rozwija kompetencje swojego zespołu w prowadzeniu księgowości, kadr oraz płac. Chcąc świadczyć usługi musi „nadążać za przepisami” i budować bazę wiedzy. W teorii każda firma może podjąć takie wyzwanie, ale czy możliwe jest posiadanie zespołu wszechstronnie (VAT, CIT, standardy księgowe, nowe regulacje) wykwalifikowanego i będącego na bieżąco z aktualnym regulacjami?

Nawet jeśli postawi się na kompleksowe kształcenie pracowników, to można zadać pytanie czy prawnicy wykwalifikowani to, to samo co pracownicy doświadczeni. W portfelu outsourcera może być kilkaset podmiotów reprezentujących większość branż. Dzięki temu jego personel może dzielić się wiedzą zgromadzoną wewnątrz, wykorzystując doświadczenie całego zespołu, a ponadto szybciej i łatwiej reagować na zmieniające się potrzeby biznesowe klienta.

Dla firmy świadczącej usługi outsourcingu budowa i utrzymanie wiedzy oraz kompetencji to podstawa do profesjonalnej obsługi dotychczasowych, a także przyszłych klientów.

Redukcja kosztów operacyjnych

Czas wrócić jeszcze do wspomnianej na początku tabelki arkusza kalkulacyjnego. Skłonność do podważania potencjału outsourcingu do redukcji kosztów wynika głównie z uproszczeń (zaniżania) elementów składowych branych do kalkulacji kosztów utrzymania funkcji księgowych czy płacowych wewnątrz danej organizacji. Jednak dopiero przy analitycznym podejściu do wyliczenia takich kosztów można się zorientować ile faktycznie tego typu funkcja kosztuje wewnętrznie i na tej podstawie porównywać je z wynagrodzeniem outsourcera.

Może się okazać, że koszt jednego pracownika to aż dwukrotność jego wynagrodzenia zapisanego w umowie o pracę.

Koszty operacyjne to nie tylko kwota wynagrodzenia zawarta w umowie o pracę lub innych formach zatrudnienia. W ich wyliczaniu powinny być brane pod uwagę również:

• wynajem biura,
• koszty licencji oprogramowania i jego utrzymania,
• koszty ZUS, PPE/PPK,
• wdrożenie, szkolenia i integracja zespołu,
• premie,
• koszty rekrutacji,
• wsparcie IT,
• obsługa kadrowa.

Można również próbować mierzyć (i wyliczyć jego koszt) czas kierownictwa poświęcany na zapewnienie wykonania zadań a także zorganizowanie zasobów. Pomijanie takich elementów w strukturze kosztów prowadzi do błędnej oceny wartości outsourcingu, a w efekcie utraty najbardziej fundamentalne korzyści płynącej z outsourcingu, jaką jest redukcja kosztów. Istotnie prostsze jest też budżetowanie i kontrola kosztów obsługi danego obszaru w przypadku usługi zewnętrznej, a dodatkowym atutem jest fakt, że w wynagrodzeniu outsourcer’a (co do zasady) nie ma ukrytych kosztów.

W przypadku działów wewnętrznych natomiast, możliwość „kreatywnej” prezentacji kosztów i brak wystarczająco szczegółowej alokacji kosztów są na tyle prawdopodobne, że nie wszystkie fakty kosztowe mogą być widoczne dla podejmujących decyzje bez dodatkowej analizy. Stąd też zdarzają się niedoszacowania kosztów własnych, a w takim porównaniu koszt outsourcingu może się wydać mało atrakcyjny.

Miejsce dla innowacji

Każda firma chce stale się doskonalić, wdrażać nowoczesne systemy i przeprowadzać procesy organizacyjne podnoszące efektywność. Warto jednak zadać pytanie, czy uwaga zarządów lub wyższej kadry kierowniczej powinna być zwracana na wszystkie aspekty działania firmy w równym stopniu?

O ile rozwój sprzedaży poprzez opracowanie nowych kanałów dotarcia, produktów lub usług, logistyka i efektywność produkcji są obszarami kluczowymi, to tzw. „back office” nie jest aż tak istotny. Nie zmienia to jednak faktu, że wciąż generuje koszty i powinien być efektywny.

Kto jednak za budowanie pożądanej efektywności ma odpowiadać? Jakim kosztem ją osiągnąć? Jak zmierzyć się z osiągnieciem wskaźników efektywności, które możliwe są do osiągniecia jedynie w przypadku dużej skali?

Duże organizacje (holdingi, korporacje lub SSC) mogą próbować wdrażać rozwiązania podnoszące efektywność i poziom kontroli, aby być równie skutecznym jak outsourcer. Ale czy mniejsze firmy, potrzebujące np. do obsługi księgowej 2-5 pracowników, mogą osiągnąć tak wysoką skuteczność działania?

Na wysoką efektywność, która wymaga wielokrotnie stosowania innowacyjnego i kreatywnego podejścia, pracuje się latami.

Wysoka efektywność uwzględnia nie tylko aspekt kosztów (aby warunki handlowe były atrakcyjne), ale również elementy jakościowe świadczonych usług (kontrole wewnętrzne), efektywność operacyjną oraz wykorzystywanie potencjału jaki daje procesowa organizacja pracy. Warto zastanowić się czy opłacalne jest samodzielne usprawnianie organizacji pracy, kiedy można pozostawić to doświadczonemu outsourcerowi.

Odpowiedzialność za błędy

Najprościej rzeczy ujmując można przyjąć, że za błędy własnych pracowników odpowiada pracodawca. Odpowiedzialność pracowników jest bowiem marginalna, co w praktycznym ujęciu oznacza (ze względu na orzecznictwo sądowe) możliwość uzyskania odszkodowania od pracowników jedynie w wyniku zaplanowanego działania na szkodę pracodawcy, a nie za błąd jako taki.

W przypadku outsourcingu można mówić o realnej odpowiedzialności odszkodowawczej podmiotu zewnętrznego, zabezpieczonej zwykle polisami zawartymi na wysokie sumy.

Efektywność operacyjna

Minęły już czasy, kiedy outsourcing był synonimem biura rachunkowego, do którego przynosiło się dokumenty w formie papierowej. Obecnie branża usług zewnętrznych jest pionierem wielu rozwiązań dla firm i liderem nadążania za wymaganiami prawnymi. Dla przykładu, choć w roku 2018 sprawozdania finansowe w formacie XML wydawały się daleką przyszłością, to do końca maja 2019 w MDDP Outsourcing przygotowaliśmy ich ponad 350, większość składając w imieniu klientów w portalu S24. W krótkim czasie możliwe było przeprowadzenie całego procesu tj. analizy formatów, przygotowanie odpowiednich procedur, narzędzi IT, komunikacji. Można zakładać, że podobnego czasu reakcji i gotowości do zmian będą wymagać stopniowo już wdrażane PPK czy E-teczki. Dotyczy to zarówno przygotowania merytorycznego jak i odpowiedniego dopasowania wykorzystywanych dotychczas systemów do obsługi finansów, kadr i płac.

Umiejętność jedoczesnego wykorzystania wiedzy technologicznej i merytorycznej, to kluczowa kompetencja dla osiągnięcia skuteczności operacyjnej.

Warto zapoznać się z aktualną ofertą i możliwościami, jakie proponują dostawcy usług księgowych czy płacowych, aby nie stracić istniejących możliwości. Można w ten sposób (nie odkrywając oczywistych rozwiązań) uzyskać szybko efektywność kosztową i zapewnić ciągłość obsługi w bezpiecznym modelu współpracy.

W Polsce z zewnętrznej obsługi księgowej korzystały i nadal korzystają przede wszystkim nowe podmioty i mikro przedsiębiorstwa. W sektorze SME dużą rolę odgrywają podmioty nadzorowane przez zagraniczne firmy outsourcingowe, ponieważ model organizacji pracy z outsourcingiem dobrze znają i w ich przypadkach się sprawdza. Model ten zaczyna mieć coraz więcej naśladowców także wśród właścicieli dużych firm, które coraz chętniej zaczynają z niego korzystać. Na pewno wpływ na takie decyzje ma obecny rynek pracy, ilość i złożoność nowych przepisów oraz wewnętrzne bariery rozwoju.

Na sam koniec warto zadać sobie pytanie „ile czasu i środków poświęcam na obsługę swojego biznesu, zamiast na jego rozwój?”. Stąd już tylko o krok od zdecydowania się na outsourcing.

Szymon Churski, Partner w MDDP Outsourcing