Gdzie są miliardowe oszczędności z centrów usług?
Tymczasem realizując zapowiedzi dotyczące wykorzystania outsourcingu w sektorze publicznym rząd mógłby zaoszczędzić od kilku do kilkunastu miliardów złotych rocznie, dokonując reform w sposób planowy, kontrolowany i, co najważniejsze, podnoszący efektywność działania administracji. Działania takie były zapowiadane w Planie Rozwoju i Konsolidacji Finansów 2010–2011 i potwierdzone przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów w sierpniu b.r. Od tej pory jednak brak jakichkolwiek danych o podjęciu konkretnych kroków.
Oszczędności na oślep
Licząc na ok. 800 mln zł oszczędności rząd planował zamrozić podwyżki w budżetówce w przyszłym roku i zwolnić 10% pracowników administracji. Projekt, choć przychylnie oceniany przez rząd, od początku budził kontrowersje wśród specjalistów. Cięcia nie poprzedzone audytem i przygotowaniem przemyślanej strategii mogą doprowadzić do faktycznego zmniejszenia efektywności działania urzędów. Urzędnicy zwracają uwagę, że proponowane zmiany nie były poparte rzetelną analizą jakości pracy, potrzeb i możliwości jednostek budżetowych, ale opierały się na kryteriach czysto ilościowych, a takie działanie na oślep może w dłuższej perspektywie zaszkodzić urzędom.
A plan był dobry
W Planie Rozwoju i Konsolidacji Finansów 2010–2011 rząd wyznaczył sobie jako jeden z celów optymalizację procesów biznesowych realizowanych przez służby jednostek sektora publicznego. Wśród proponowanych rozwiązań zapowiadał tworzenie centrów usług wspólnych. Są to wydzielone jednostki specjalizujące się w wykonywaniu określonych zadań (np. księgowości czy dokonywania zakupów), które obsługują inne podmioty w ramach własnej organizacji. W praktyce może to oznaczać np. tworzenie centrum księgowego obsługującego jednostki administracji publicznej na poziomie np. województwa. Tworzenie centrów usług wspólnych jest jednym z modeli outsourcingu, który najlepiej sprawdza się w przypadku administracji. Z tego rozwiązania chętnie korzysta wiele państw na całym świecie, gdyż przynoszą one znaczne oszczędności. Ocenia się, że aż 7% centrów usług wspólnych na naszym globie należy do instytucji sektora publicznego.
- Outsourcing jest rozwiązaniem przynoszącym oszczędności i podnoszącym efektywność działań organizacji na całym świecie, należących zarówno do sektora prywatnego, jak i publicznego. – tłumaczy Krystian Bestry, Dyrektor Zarządzający firmą Infosys BPO Europe, która oferuje m.in. usługi doradcze w zakresie tworzenia centrów usług wspólnych. - Istotą całego procesu jest przekazanie zewnętrznemu partnerowi wybranych funkcji swojego przedsiębiorstwa lub instytucji. Oznacza to zazwyczaj oszczędności w granicach od kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu procent, poprawę funkcjonowania organizacji w danych dziedzinach i możliwość skupienia się na kluczowych aspektach działalności.
Rząd przewidywał, że powołanie centrów usług wspólnych pozwoli obniżyć koszty świadczenia usług dla administracji nawet o 20–50 proc i przynieść przynajmniej kilka miliardów oszczędności rocznie. Eksperci Deloitte obliczyli, że gdyby zreorganizować usługi według takiego modelu, sektor publiczny mógłby odnotować oszczędności rzędu od 4 do nawet 15 mld złotych rocznie. To znacznie więcej niż reguła wydatkowa czy nawet planowane wpływy z podniesienia podatku VAT. Dodatkową zaletą takiego rozwiązania jest podniesienie efektywności działania administracji oraz wzrost elastyczności przy wykonywaniu zadań i dostosowywaniu się do aktualnych potrzeb państwa. Niestety brak jest jakichkolwiek danych o kontynuacji zamierzeń z Planu Rozwoju i Konsolidacji Finansów 2010-2011 w dziedzinie centrów usług wspólnych. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów – organ odpowiedzialny za wdrożenia - na pytania kierowane do niej przez Instytut Outsourcingu informowała o braku jakichkolwiek informacji o działaniach w omawianym zakresie. Beata Skorek – radca Szefa KPRM, koordynator ds. informacji publicznej na pytania zadane w tej sprawie przez TVN CNBC na początku sierpnia b.r. udzieliła informacji, że prace nad optymalizacją modelu działania oraz procedur biznesowych realizowanych przez służby jednostek sektora rządowego są opracowywane przez zespół, któremu przewodniczy Szef KPRM i są bardzo zaawansowane. Tymczasem minęło kilka miesięcy i znów nic nie słychać o jakichkolwiek podjętych krokach.
Lepsze niż proste zwolnienia
Tworzenie wyspecjalizowanych ośrodków, zbierających zadania z innych oddziałów danej organizacji jest dużo wydajniejsze niż prosta redukcja etatów. W przypadku zwolnień trzeba liczyć się z obniżeniem wydajności pracy. Tymczasem z informacji przekazanych przez urzędy w 2009 r. wynikało, że liczba pracowników w stosunku do przydzielonych zadań już w tej chwili jest zbyt mała. Jest to problem występujący w 36 proc. urzędów. Wyniki badania przeprowadzonego przez Departament Służby Cywilnej KPRM w 2009 r. wskazują, że w większości urzędów pracownicy muszą pracować w godzinach nadliczbowych. Urzędnicy skarżą się, że niedobór kadr wynika z nowych zadań związanych między innymi z obsługą programów unijnych.
Problem z niedoborem kadr mogłyby rozwiązać centra usług wspólnych. Są one bowiem miejscami, w których wykorzystuje się efekt skali i korzysta ze specjalistycznej wiedzy wyszkolonych pracowników. Praca centrów jest wydajniejsza i szybsza niż poszczególnych działów rozproszonych w wielu departamentach.
Dobry plan pozwala uniknąć protestów
Patrząc na ostatnie protesty pracowników budżetówki nie jest łatwo przeforsować zwolnienia w tej grupie zawodowej. W 2009 r. minister Michał Boni już raz próbował przygotować ustawę o racjonalizacji zatrudnienia w państwowych jednostkach budżetowych. Miała ona uszczuplić kadry o co najmniej 10% zatrudnionych w ramach stosunku pracy. Projekt został oprotestowany, zgłoszono do niego ponad 600 uwag. Dokument skrytykowali wszyscy ministrowie, członkowie Rady Służby Cywilnej, a także związki zawodowe. Prace nad ustawą zostały wstrzymane. Eksperci wskazywali, że sama decyzja o zwolnieniach nie wystarczy, konieczna jest zmiana wielu przepisów i stworzenie budżetów zadaniowych, adekwatnych do aktualnego obciążenia pracą urzędu. Podobnie jest i tym razem.
- Proste zwalnianie kadr w już i tak przeciążonych pracą urzędach może wywoływać frustrację i gwałtowne protesty pracowników. – mówi Krystian Bestry. – Prawdą jest, że perspektywa redukcji zawsze spotyka się z oporem. Dzieje się tak jednak przede wszystkim wtedy, gdy proces nie jest dostatecznie przemyślany i przygotowany. Tworzenie centrów usług wspólnych może być tutaj dobrym rozwiązaniem, zwłaszcza jeśli nad działaniami czuwają doświadczeni specjaliści. Planują oni proces transformacji, dokonują analizy potrzeb organizacji i potencjału kadr, porządkują wykonywanie zadań, zajmują się komunikacją. Przejmowanie pracowników z innych oddziałów organizacji nie jest procesem łatwym, zwłaszcza jeśli faktycznie wymaga redukcji etatów. Jednak przy odpowiedniej strategii działania i zachowaniu zasad komunikacji może przejść stosunkowo bezboleśnie.
Warunkiem sukcesu powstania centrów usług wspólnych dla administracji jest odpowiednie dostosowanie projektu zmian do potrzeb jednostek państwowych i aktualnie obowiązujących przepisów. W przypadku instytucji publicznych jest to zadanie wyjątkowo trudne. Dobrze obrazują to losy jednej z niewielu ujawnionych prób wprowadzenia centrów usług wspólnych w obecnej administracji. Plan konsolidacji inspekcji na poziomie województw, który został przygotowany na początku 2010r. zakładał zmniejszenie obsady osobowej o 60%, czyli o ponad 2800 osób. Działaniami miały zostać objęte wszystkie jednostki rządowej administracji zespolonej w województwach, za wyjątkiem Policji oraz Państwowej Straży Pożarnej. Projekt ten został oprotestowany przez związki zawodowe, a także przez przedstawicieli administracji. Główny Lekarz Weterynarii Janusz Związek zarzucał projektodawcom, że nie uwzględniają oni w swoich pracach zasad działania terenowej administracji publicznej i pisał: „mechaniczne skomasowanie wszystkich inspekcji w jednym urzędzie, bez uwzględnienia specyficznych uwarunkowań prawnych (krajowych oraz unijnych), może przynieść nie tylko duże zamieszanie prawne, ale spowodować również niekorzystną reakcję UE.” Trudności natury prawnej są jedną z poważniejszych barier w przypadku tworzenia centrów zadań zespolonych. Pomoc specjalistów w tym zakresie i odwaga w dostosowywaniu przepisów mogą być tu jednak niezwykle pomocne.
Outsourcing – trudny proces, wielka nagroda
Tworzenie centrów usług wspólnych może odbyć się wewnątrz organizacji, można też zlecić działania firmie zewnętrznej. W tym drugim wypadku zyski zazwyczaj są dużo większe, mogą się jednak spotykać z większym oporem zatrudnionych. Eksperci podkreślają, że trudności, jakie spotykają rządowe projekty reform w związku z outsourcingiem nie są jednak niczym nowym. Jeśli spojrzeć na procesy optymalizacji biznesowych w wielkich przedsiębiorstwach i w sektorze państwowym na całym świecie, widać te same mechanizmy. Różnica polega jedynie na tym, że korporacje są bardziej świadome tego, że jeśli nie będą odważnie wprowadzać nowoczesnych rozwiązań, przestaną być konkurencyjne. Państwa podlegają mniejszej presji. Przykłady innych krajów europejskich pokazują jednak, że i one decydują się na wprowadzanie innowacyjnych metod. Raport NelsonHall z początku 2010 r. jednoznacznie wskazuje, że europejska administracja publiczna aktywnie korzysta ze wsparcia firm outsourcingowych. Czterokrotny wzrost wartości kontraktów BPO w sektorze publicznym w 2009 r. to zasługa między innymi rosnącej popularności usługi typu Multi-Process Outsourcing, która polega na przekazaniu jednemu dostawcy kilku procesów jednocześnie. Najczęściej zleca się procesy księgowe, finansowe, IT i HR.
- Jedno centrum może obsługiwać procesy księgowe czy kadrowe nawet kilku urzędów. Dzięki temu nie powiela się tych samych stanowisk i optymalizuje wydatki publiczne. Zatrudnienie 1 pracownika w sektorze publicznym kosztuje średnio o 15% więcej niż w firmie prywatnej. Racjonalne byłoby więc delegowanie niektórych procesów do sektora komercyjnego. Punktem wyjścia mogą być właśnie centra usług wspólnych – podsumowuje Łukasz Gajewski, Prezes Fundacji Instytut Outsourcingu.
Na Zachodzie jest stosowanych wiele rozwiązań, które optymalizują działalność instytucji państwowych. Dla przykładu w Irlandii z outsourcingu korzysta już m.in. Ministerstwo Rolnictwa, Nauki, Zdrowia i Sprawiedliwości. Firmy BPO zarządzają tam dokumentacją resortów, ewidencjonują wypadki w miejscach pracy, obsługują pożyczki studenckie, wspierają procesy audytu finansowego czy nawet prowadzą więzienia.
Kontakt:
Tomasz Podolak
Link Leaders
mobile: 501 15 15 53
e-mail: tomasz.podolak@primespeakers.pl
LinkLeaders
