Inforsys zarchiwizuje Twoje dokumenty

Według danych firmy PwC 74% globalnych firm outsourcingowych planuje rozszerzenie portfolio świadczonych usług . Polskie firmy z sektora BPO (business process outsourcing) chcąc zwiększyć swoją konkurencyjność, również zabiegają o zwiększenie zakresu kompetencji i wszechstronną obsługę procesów biznesowych Klienta. Stąd trend konsolidacji poprzez partnerstwa strategiczne lub połączenia podmiotów oferujących różne usługi.

Dzięki takiemu zabiegowi, jeden partner może dostarczyć firmie kompleksowe rozwiązania z bardzo różnych obszarów. W efekcie odbiorca outsourcingu współpracuje z mniejszą ilością dostawców, co zwiększa przejrzystość w zakresie odpowiedzialności za realizację projektów. Jak bardzo jest to istotne, pokazuje wynik analizy Baker & McKenzie (2011) , przeprowadzonej wśród blisko stu globalnych korporacji, korzystających z usług outsourcingu. Przy obecnym poziomie specjalizacji i skomplikowania usług zlecanych zewnętrznym podmiotom, niedoprecyzowanie zasad i standardów współpracy oraz jej zakresu, jest wskazywane jako jeden z głównych powodów, który może prowadzić do niepowodzenia projektu. Dobrym przykładem zjawiska konsolidacji, są obecne wydarzenia na rynku archiwizacji.

Firmy w Polsce mają prawny obowiązek przechowywania dokumentów związanych z funkcjonowaniem podmiotu. Wraz ze wzrostem skali prowadzonego biznesu rośnie ilość pism, które należy zachować. W przypadku dużych organizacji, liczba dokumentów jest trudna do wyobrażenia, np. firma z branży telekomunikacyjnej ma do zarchiwizowania miesięcznie kilkanaście tysięcy samych umów. Przy tej skali archiwizacja staje się oddzielnym procesem, który najprościej byłoby outsourcować. Dzięki obsłudze przez wyspecjalizowane, zewnętrzne centrum można wdrożyć dopracowane procesy, które zapewnią porządek wśród archiwizowanych dokumentów i sprawią, że będą one przechowywane w jednym, bezpiecznym miejscu lub zeskanowane i zachowane w formie elektronicznej.

Archiwizacja stała się więc ważnym obszarem outsourcowania usług.

Dlatego, wpisując się w światowe trendy konsolidacji usług, Inforsys, lider korespondencji masowej, wszedł w partnerstwo strategiczne z Arteria Document Solutions, dzięki czemu portfolio usług spółki zostało poszerzone o szeroko rozumianą archiwizację.

„Firmy patrzą na biznes kompleksowo i wymagają takiego podejścia także od swoich partnerów. Niejednokrotnie słyszymy od naszych Klientów, jak ważna jest możliwość współpracy z jednym, zaufanym partnerem, który dostarczy wszystkie niezbędne usługi. Nadszedł czas, by zaufanie, którym obdarzają nas Klienci, przełożyło się na obustronne korzyści biznesowe. Coraz większa ilość zapytań ze strony naszych Klientów o działania z obszaru archiwizacji, skłoniła nas do zawiązania partnerstwa strategicznego z firmą ADS i włączenia nowych usług do portfolio.” - mówi Żaneta Kowalska, Doradca ds. Rozwoju Biznesu

„Cieszy nas możliwość bliskiej współpracy i zaoferowania naszym Klientom kompleksowych rozwiązań z tak dobrym partnerem, jak Arteria Document Solutions. Produkty oferowane przez Inforsys są innowacyjne na skalę europejską lub nawet światową. Usługi związane z archiwizacją, wprowadzone do oferty wspólnie z ADS, tylko to potwierdzają. Nasi Klienci na pewno docenią możliwość współpracy z firmą Inforsys w kolejnym, tak ważnym dla nich obszarze.” – mówi Łukasz Sztyber, Prezes Inforsys S.A.

„Arteria Document Solutions ma odpowiedni potencjał i wiedzę, aby zapewnić kompleksową obsługę procesów back-office dla dużych przedsiębiorstw, takich jak Klienci firmy Inforsys. Nowoczesne rozwiązania technologiczne i duże zasoby ludzkie, sprawiają, że jesteśmy gotowi na konkurencję cenową przy wysokiej jakości obsługi. Partnerstwo strategiczne z firmą Inforsys pozwoli nam na dotarcie do większej liczby Klientów i umocnienie pozycji firmy na rynku” - dodaje Maciej Łomako, Wiceprezes Zarządu, Arteria Document Solutions.

W obszar wspólnej oferty firm Inforsys i Arteria Document Solutions wchodzą między innymi takie usługi jak:

Archiwizacja i składowanie dokumentów

W ramach propozycji firma m.in. porządkuje zasoby Klienta, a następnieje przechowuje w jednym, bezpiecznym miejscu, co uwalnia firmy od konieczności składowania niezliczonych pudeł z dokumentacją oraz konieczności utrzymywania magazynu w kosztownej i często ograniczonej przestrzeni biurowej.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów

Oferta obejmuje skanowanie oraz przetwarzanie wszelkich form dokumentów, zarówno wewnętrznych (np. rozliczenia delegacji, urlopów), jak i napływających z otoczenia (zamówień, faktur, listów). Klient ma stały dostęp do wszystkich dokumentów w dogodnej formie, np. poprzez przeglądarkę internetową.

Rejestracja danych w systemach Klienta

Usługa ta pozwala na outsourcowanie pracy zespołów, które zajmują się wyłącznie wprowadzaniem danych do różnych wewnętrznych systemów informatycznych. Dane mogą pochodzić z dowolnego dokumentu lub być przekazywane słownie przez Call Center. W przypadku dużych organizacji, gdzie te same dane są często równolegle wpisywane przez kilka zespołów do różnych systemów, usługa może znacznie uprościć prace i przynieść duże oszczędności.

Prowadzenie nowoczesnej kancelarii

Od tej jednostki zależy często sprawna komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, gdyż przyjmuje ona zarówno korespondencję wchodzącą, jak i decyduje o tym, czy dokument szybko dotrze do pracownika. W ramach oferty Inforsys i ADS można wybrać kancelarię zewnętrzną lub wewnętrzną. W pierwszym przypadku mieści się ona całkowicie poza siedzibą Klienta, a dokumenty są przesyłane wyłącznie w formie elektronicznej. W drugim modelu, kancelaria mieści się w wyodrębnionym pomieszczeniu w biurze Klienta. Zakłada on dwie ścieżki procesowania do wyboru - pierwszą, w której dokumenty są skanowane i przekazywane w formie elektronicznej, w drugiej dostarczana jest forma papierowa dokumentów, ale z wymuszonym potwierdzeniem otrzymania lub przekazania do zwrotu.

Firma Inforsys jest liderem sektora korespondencji masowej w Polsce. Od 15 lat specjalizuje się w obsłudze systemów komunikacji masowej dla największych polskich firm z sektora finansowego, telekomunikacyjnego i przedsiębiorstw użyteczności publicznej.

Arteria Document Solutions jest podmiotem z Grupy Kapitałowej Arteria S.A., notowanej na warszawskiej giełdzie, specjalizującym się w obsłudze procesów back-office. Oferuje usługi związane z zarządzaniem, procesowaniem i archiwizowaniem dokumentów.

RACZKIEWICZ CHENCZKE CONSULTANTS