Interior branding employer design. Czyli rola Interior Design w Employer Brandingu

Zainteresowani na co dzień tematyką Employer Brandingu wiedzą doskonale, z doświadczenia i z przeczytanych już wcześniej artykułów, czym jest EB, po co jest oraz jakich narzędzi można lub należy używać, aby przekazać odbiorcom pozytywny wizerunek marki.

Zagadnienie nie jest oczywiście nowe i od dawna wiadomo, że konieczność budowania odpowiedniego wizerunku firmy jest codziennością większości organizacji, ale warto wiedzieć, że definicja Employer Brandingu została wprowadzona dopiero w 2001 roku przez firmę McKinsey i wyznaczyła nowy kierunek działań HR. W Polsce EB, jako taki, gości od dawna, ale przełomowym rokiem, przynajmniej według specjalistów, był rok 2013 uznany za rok strategii i przemyślanych kampanii. Świadomość potrzeby Employer Brandingu rośnie oczywiście z roku na rok, ale dopiero w 2018 po raz pierwszy ponad 50% firm zadeklarowało w przeprowadzonych przez HRM Institute badaniach, że ma mniej lub bardziej sprecyzowaną strategię EB. Warto przy tym zaznaczyć, że tylko 18% ma tę strategię w pełni zdefiniowaną.

PO CO W OGÓLE INTERIOR DESIGN W EMPLOYER BRANDINGU?

Employer Branding to potężne narzędzie HR-owe. Zgodnie z prostym stwierdzeniem jak Cię widzą tak Cię piszą EB wysyła w świat komunikat o organizacji – jej wartościach, podejściu do pracowników oraz kultury funkcjonowania.

Bardzo istotnym zagadnieniem jest też fakt, że Employer Branding jest adresowany do dwóch grup docelowych – zewnętrznej i wewnętrznej:

• ZEWNĘTRZNA – nowe talenty, kandy - daci do pracy,
• WEWNĘTRZNA – obecni pracownicy, różne grupy społeczne i pokoleniowe, odchodzący pracownicy przekazujący na rynek informacje o wewnętrznej atmosferze.

Zrozumienie potrzeb i oczekiwań, jakie mają te dwie grupy docelowe, pozwoli odpowiedzieć na pytanie, po co organizacji dobrze zaprojektowane biuro.

Jak wynika z ostatnich badań, około 90% kandydatów do pracy deklaruje, że jednym z kluczowych elementów decyzji o wyborze pracodawcy jest właśnie wnętrze biura, w jakim będą mieli okazję pracować. Bardzo wyraźnie zauważalną tendencją – szczególnie mocno od dwóch/trzech lat – jest walka o pracowników właśnie przy pomocy narzędzia, jakim jest środowisko pracy. Szczególnie mocno da się to zauważyć w branżach takich jak IT, FINTECH, SSC oraz BPO, gdzie charakter pracy jest w danych kategoriach podobny, a wynagrodzenia zbliżone.

Innym bardzo ważnym, jeżeli nie najważniejszym, atrybutem pracodawcy jest atmosfera, jaka panuje w organizacji i w samym biurze. Aż 95% ankietowanych ten czynnik wskazuje jako najistotniejszy element przy podejmowaniu decyzji o podjęciu czy kontynuowaniu współpracy z firmą.

Miejsce, do którego przychodzimy na 8–12 godzin dziennie musi dostarczać pracownikom szereg rozwiązań, które pozwolą mu w uzgodniony sposób realizować powierzone zada - nia, jak również zbioru elementów, które pozwolą na swobodny kontakt ze światem zewnętrznym. Bardzo ważnym elementem jest również połączenie komunikacyjne między współpracownikami – a to często ludzie z różnych pokoleń czy po prostu o innych charakterach, jak introwertycy/ ekstrawertycy. Doświadczenie wyniesione z wielu projektów pokazuje nam, że odpowiednio zaprojektowane biuro pozwala pracownikom na bardziej wydajną pracę czy lepszą komunikację wewnętrzną. Szereg zabiegów, jak atrakcyjnie i różnorodnie przygotowane części wspólne, odpowiednio zaprogramowane kuchnie wielofunkcyjne, atrakcyjne open space’y i dedykowane dla nich miejsca skupienia pozwalają stworzyć optymalne środowisko pracy. Nie można przy tym oczywiście zapomnieć o tak istotnych aspektach jak optymalna utylitarność powierzchni (co nie oznacza kompaktowego wykorzystania każdego metra kwadratowego – bo w przestrzeni ważny jest również „oddech”) oraz jej przygotowanie na mobilność, biorąc pod uwagę fakt, że obecny biznes potrafi być bardzo dynamiczny w kontekście zmian w projektach – ich dostępności, zadań i wielkości zespołów.

To wszystko powoduje, że coraz większym i stale rosnącym zainteresowaniem cieszy się otwarte podejście do projektowania wyjątkowych wnętrz biurowych, przy czym warto pamiętać, że pierwszym krokiem powinno być dokładne zbadanie potrzeb organizacji w tym zakresie.

JAK TO DOBRZE ZROBIĆ?

To co najważniejsze w samym Employer Brandingu i budowaniu wizerunku PR-owego organizacji można śmiało przenieść na projektowanie wnętrza biura, jeżeli ma być swego rodzaju kontynuacją strategii. Stworzone strategiczne filary EB powinny być filarami dobrze przygotowanego projektu. Nie zawsze musi być to dosłowne odwzorowanie, ale należy szukać odniesienia w funkcjonalności przestrzeni i w użytych materiałach, i rozwiązaniach wykończeniowych. Jeżeli przyjmiemy, że komunikat, który chcemy zaadresować rynkowi (zarówno zewnętrznemu, jak i wewnętrznemu), ma przedstawiać organizację jako prawdziwą i dbającą, stabilną, wiarygodną, kreatywną, mobilną, dynamiczną czy tradycyjną, to sam wystrój też musi to pokazać.

Przy obecnej świadomości pracowników trudno jest przekonać kogokolwiek, że firma jest opiekuńcza i jest w niej miła atmosfera pracy pokazując na rozmowie kwalifikacyjnej standardowy open space ze słabym oświetleniem czy nieergonomicznym wyposażeniem w kontraście ze wspaniałą recepcją, która okazuje się jedynym udanym elementem biura. Ciężko przekonać kogoś, że firma jest bardzo kreatywna, jeżeli dookoła mamy białe ściany i gładkie beżowe wykładziny.

Aby dobrze przygotować się do zaprojektowania biura trzeba zrozumieć, jaki przekaz chce się dać pracownikom, jakie tak naprawdę potrzeby funkcjonalne mają obecni użytkownicy i jakie mogą mieć w przyszłości – pamiętajmy, że nowe biuro ma funkcjonować również za 5 czy 7 lat. Ważne, aby określić, w jakim stylu chcemy mieć zorganizowane wnętrze i czy przypadkiem nie musi być na przykład wewnętrznie mobilne. Warto na początku zbadać te oczekiwania przy pomocy na przykład ankiet czy wywiadów, a potem dać specjalistom do wdrożenia w procesie projektowym.

ILE TO KOSZTUJE?

Modernizacja czy budowa nowego biura to wyzwanie, z którym organizacje zderzają się średnio raz na pięć czy siedem lat – czasem rzadziej. Jedną z pozycji budżetowych takiego przedsięwzięcia – obok czynszu, ruchomości, IT czy fizycznej relokacji – jest pozycja związana z wykończeniem biura (fitout). Często jeszcze zdarza się, że pozycja związana z realizacją wystroju i wyposażenia biura staje się pozycją co najmniej drugoplanową. Warto zdać sobie jednak sprawę, że poniesione nakłady będą zwracały się w takich aspektach, jak wydajność pracy, podniesienie kreatywności, mniejsze absencje, większe zadowolenie ze środowiska pracy, a to wszystko razem będzie podnosiło wewnętrzne i zewnętrzne EVP (Employer Value Positioning). Przełoży się to na zmniejszony współczynnik rotacji czy ułatwi pozyskiwanie nowych talentów, a to w połączniu z mniejszą liczbą zwolnień (chociażby na tle nerwowym czy zmęczenia) wpłynie na obniżenie kosztów HR.

Koszty realizacji inwestycji można łatwo pokazać na przykładzie biura zatrudniającego dla przykładu 200 pracowników. Będziemy potrzebowali dla nich biura o powierzchni średnio 2400 m2 brutto. Koszt fitoutu przy wyższej dobrej jakości załóżmy na poziomie 700 eur/m2 . Przy nowym budynku koszt organizacji po odjęciu budżetu od developera/wynajmującego powinien znaleźć się na poziomie ok. 400 eur/m2 . To da nam wydatek rzędu 1,0M eur na fitout – przy czym należy go rozpatrywać w możliwościach częściowej realizacji z budżetu CAPEX i OPEX). Przy umowie na 5 lat, gdzie za najem zapłacimy ok. 4M eur, w trakcie trwanie której na pensje wydamy ok. 24M eur, daje to ok. 3,5% kosztów podstawowych prowadzenia działalności. Przy umowie 7 lat będzie to już niespełna 2,5%. Do tego należy dodać oszczędności związane z obniżeniem wydatków na działalność HR.

Jest to oczywiście kwestia podjęcia decyzji, ale warto mieć świadomość, że w ujęciu globalnym wysokość nakładów na realizację dobrego środowiska pracy nie jest zawrotnie wysoka.

WARTO?

Odpowiedź nasuwa się naturalnie sama - TAK!

Najważniejszym krokiem do podjęcia decyzji o realizowaniu biura zgodnego ze strategią Employer Brandingu jest świadomość konieczności podjęcia decyzji o wprowadzeniu zmian w organizacji. Będzie to wymagało pokonania wielu wyzwań, często niełatwych, ale w efekcie otrzymamy narzędzie, które pozwoli nam dopełnić najbardziej oczekiwanych przez organizację elementów EB, takich jak spójność komunikacji, zaangażowania pracowników, łatwość w przyciąganiu talentów.

Jeżeli w procesie relokacji czy modernizacji Zarząd wraz z działami HR, PR i EB wykażą się wysokim poziomem otwartości na zmiany, odwagi i zaangażowania – sukces gwarantowany!

Autor: Konrad Krusiewicz, Founder / CEO, The Design Group