Jak będzie wyglądać biuro przyszłości?
We wtorek, 15 kwietnia, firma CBRE zorganizowała śniadanie prasowe, na którym zaprezentowała wizję biur przyszłości.
Miesiąc wcześniej firma CBRE zmieniła nie tylko siedzibę, przenosząc się z 12 piętra budynku Rondo 1 w Warszawie, na piętro 24, ale także wprowadziła innowacyjną strategię środowiska pracy – tzw. elastyczne biuro.
Warszawa jest szóstym biurem CBRE na świecie, po Amsterdamie, Madrycie, Los Angeles, Chicago i Pradze, które zaadaptowało koncepcję “Workplace 360”, autorski program nowoczesnych strategii środowiska pracy, stworzony przez wewnętrzny zespół Workplace Consultancy. Uczestnicy spotkania mieli okazję zobaczyć nie tylko nowe biuro CBRE, ale także odwiedzić wirtualnie biura w Los Angeles (http://www.youtube.com/watch?v=2eCDC7ODgqY), Madrycie czy Amsterdamie (http://www.youtube.com/watch?v=Ah4aZcymK_I ).
Nowa filozofia miejsca pracy wspiera idee współpracy, przepływu informacji, pracy zespołowej, pracy projektowej. Różne stanowiska pracy służą różnym celom w zależności od konkretnego projektu i zespołu, który nad nim pracuje. Nie istnieje odgórnie przygotowany plan rozlokowania pracowników, nikt nie posiada własnego stanowiska pracy, każdy może dowolnie wybierać swoje miejsce. Jeśli pracownik potrzebuje miejsca pracy w skupieniu i ciszy, ma możliwość używania jednego z licznych, zaprojektowanych w nowym biurze CBRE, tzw. pokoi pracy indywidualnej. Jeśli natomiast zespół dedykowany do danego projektu potrzebuje przez kilka dni pracować razem, może użyć jednego z kilku pokoi spotkań.
Według CBRE, największej na świecie firmy doradczej w sektorze nieruchomości komercyjnych, wykorzystanie stanowisk pracy w tradycyjnie zaaranżowanych biurach rzadko kiedy przekracza 70%. Wskaźnik ten waha się w zależności od branży i specjalizacji biura. Dla CBRE największą frekwencję, sięgającą 70%, odnotowuje się we wtorki po południu, natomiast w piątki po przerwie obiadowej spada ona do 30 – 35%. Oznacza to, że nawet kiedy w biurze panuje największy ruch, aż trzy na dziesięć stanowisk pracy pozostają niezajęte.
Efektywność, elastyczność i atrakcyjność są najważniejszymi powodami, dla których firmy biorą pod uwagę zastosowanie nowej strategii miejsca pracy. Nowoczesne biura są elastyczne i łatwo dają się przystosować do teraźniejszych i przyszłych potrzeb, co oznacza mniej przeprowadzek. Są też atrakcyjne, doceniane przez nowe pokolenia pracowników, którzy coraz częściej wybierają firmę nie tylko ze względu na profil działalności, ale na atmosferę w miejscu pracy oraz nowoczesny design.
Metodologia opracowania strategii miejsca pracy jest uniwersalna, choć rozwiązania są za każdym razem dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta.
„Fundamentalnym etapem opracowania strategii jest szczegółowa analiza sytuacji najemcy, czyli seria dogłębnych wywiadów. Omawiane są m.in. kultura organizacyjna, procesy biznesowe, wizja przyszłości oraz mobilność. Następnym etapem jest obserwacja i pomiary przeprowadzane w celu ustalenia np. o jakich porach do biura przychodzi najwięcej i najmniej osób, jakie są zasady współpracy pomiędzy departamentami, jak wyglądają zebrania, spotkania, przerwy oraz pozostałe zmienne. Następnie formułowane są założenia określające m.in. kto pracuje na zasadzie nienormowanego czasu pracy, jakie departamenty powinny zostać umiejscowione w określonych strefach biura, które działy regularnie współpracują ze sobą oraz jakie mogą być ewentualne wyjątki”. - mówi Karina Kreja, zastępca dyrektora działu doradztwa budowlanego w CBRE, specjalizująca się w strategiach środowiska pracy i projektowaniu.
Obrana strategia często zakłada zmniejszenie liczby stanowisk pracy, nawet o 30%, dzięki np. wykorzystywaniu jednego biurka przez więcej osób, pracę projektową oraz wyposażenie stanowiska w najnowsze technologie. Aby zastąpić system, w ramach którego każdy pracownik ma własne biurko, w biurach urządza się więcej sal do spotkań, co umożliwia pracę w niewielkich zespołach oraz więcej wspólnych przestrzeni sprzyjających spontanicznym kontaktom i nieformalnym spotkaniom. Wynikiem takich zmian są często lepsza współpraca, nowatorskie pomysły i innowacyjne rozwiązania wynikające ze swobodnej wymiany myśli i złamania rutyny. W biurach powstają też dodatkowe przestrzenie przeznaczone do cichej pracy, a także strefy relaksu.
„Warunkiem powodzenia przy wprowadzaniu nowej strategii miejsca pracy jest umiejętne zarządzanie zmianą. Nasza firma jest najlepszym przykładem, że warto zaryzykować”. – mówi Karina Kreja, zastępca dyrektora działu doradztwa budowlanego w CBRE, specjalizująca się w strategiach środowiska pracy i projektowaniu. „Proces bywa trudny - trzeba poświęcić czas i uwagę zarówno kierownictwu firmy, jak i wszystkim pracownikom. Jednym z najważniejszych elementów tego procesu są konsultacje z pracownikami i ankiety – w których definiowane są potrzeby i aspiracje związane z nowym biurem. Nasi pracownicy już 18 miesięcy temu zostali poinformowani dlaczego została podjęta taka decyzja, jakie zmiany są planowane oraz jak wpłyną na codzienne funkcjonowanie każdego z nich. Każdy czuł się zaangażowany w tworzenie projektu nowego biura, a jednocześnie odpowiedzialny za końcowy efekt. Aby mogła zajść głęboka zmiana w codziennych nawykach zawodowych niezbędna jest także precyzyjnie zaprojektowana komunikacja, jasno zaprezentowane cele oraz przeprowadzenie we właściwym czasie odpowiednich rozmów i szkoleń.” - dodaje Karina Kreja, która zarządzała zmianami w warszawskim oddziale firmy CBRE.
„Nawet jeżeli firma nie jest gotowa na przyjęcie nowej strategii, może wykorzystać pewne elementy i rozwiązania, które przyczynią się do wzrostu efektywności pracowników i atrakcyjności biura. Nowa aranżacja otwartych przestrzeni, nowoczesne wyposażenie części wspólnych czy ładna, duża kuchnia z jadalnią, mogą przyczynić się do zwiększenia interakcji w biurze.” – mówi Iwona Pasik, starszy architekt w dziale doradztwa budowlanego, autorka projektu nowego biura CBRE.
Daniel Bienias, starszy dyrektor w dziale powierzchni biurowych CBRE, który reprezentuje najemców poszukujących nowych biur dodaje: „Z naszych badań, obserwacji i rozmów z Klientami wynika, że około 50% najemców jest mocno zainteresowanych zmianą dotychczasowego środowiska pracy, co jest spowodowane „walką o talent”, zyskaniem miana bardziej atrakcyjnego pracodawcy. Wszyscy podkreślają wagę produktywności i zapewnienia pracownikom jak najbardziej przyjaznej atmosfery. Nawet firmy tradycyjne, z sektora bankowego czy prawnego, wprowadzają kluczowe elementy z szerokiej gamy nowych rozwiązań. Warto też podkreślić, że nowymi rozwiązaniami są zainteresowane nie tylko firmy walczące o młode talenty, ale także te organizacje, gdzie średnia wieku wynosi powyżej 35 lat. Wprowadzenie nowej filozofii środowiska pracy pozwala zoptymalizować powierzchnię biura przy jednoczesnym wzroście zadowolenia pracowników.”
Łukasz Kałędkiewicz, starszy dyrektor w dziale powierzchni biurowych CBRE dodaje opinię z perspektywy właścicieli budynków i deweloperów, których reprezentuje: „Deweloperzy zaczynają dostrzegać już ten trend oferując pomoc potencjalnym najemcom w zastosowaniu rozwiązań związanych z nową filozofią aranżowania środowisk pracy.”
CBRE Sp. z o. o.
