Jak można wykorzystać samochód służbowy w czasie urlopu?
Firmy już standardowo oferują pracownikom możliwość korzystania ze służbowego samochodu w celach prywatnych, traktując to jako benefit. Zakres możliwości użytkowania pojazdu służbowego przez pracownika w celach prywatnych, także w czasie urlopu, powinien zostać mu przekazany już na etapie przydzielania auta służbowego. Kwestie te regulowane są w polityce flotowej lub regulaminie korzystania ze służbowego sprzętu. Zawarte tam zasady użytkowania pojazdu pracownik akceptuje przy podjęciu pracy. W tego typu dokumentach należy umieścić katalog praw i obowiązków stron oraz zasady rozliczeń między firmą a pracownikiem kosztów paliwa, eksploatacji czy dodatkowego ubezpieczenia.
Kluczową kwestią w zakresie użytkowania samochodu służbowego przez pracownika podczas urlopu jest aspekt podatkowy. Niestety, na dzień dzisiejszy brakuje przejrzystych regulacji prawnych i podatkowych, które precyzowałyby zasady rozliczeń na linii pracodawca – pracownik - fiskus w tym zakresie. W czerwcu bieżącego roku rząd przyjął projekt ustawy deregulacyjnej, która wprowadzi miesięczne opodatkowane limity ryczałtów doliczanych do pensji pracowników korzystających prywatnie z aut służbowych. Ich maksymalna wysokość (250 zł lub 400 zł) będzie uzależniona od pojemności silnika. Jednak podczas tegorocznego sezonu letniego rozliczenia benefitu w postaci wyjazdu służbowym samochodem na urlop będą dokonywane w oparciu o budzące liczne wątpliwości zasady ustalania wartości świadczenia pozapłacowego na podstawie jego ceny rynkowej, na którą ma składać się m.in. marka pojazdu, standard wyposażenia czy wiek.
Brak przejrzystości przepisów w tym zakresie jest dziś jednym z głównych powodów niechęci menadżerów wobec wydawania zgód na użytkowanie aut służbowych w celach prywatnych, w tym podczas sezonu urlopowego. Uelastycznianiu polityki flotowej przedsiębiorstw sprzyja przede wszystkim rozwój usług z zakresu monitoringu GPS. Udostępniając pracownikom auto służbowe do celów prywatnych, pracodawca nie musi tracić kontroli nad tym, co się z nim dzieje. Może bowiem na bieżąco sprawdzać, czy pracownicy nie nadużywają jego tolerancji. Położenie auta, ilość kilometrów pokonanych przez kierowcę, a nawet elementy jego stylu jazdy przekładające się na eksploatację samochodu (np. użycie gazu i hamulca czy rozwijane prędkości) są w czasie rzeczywistym raportowane za pomocą monitoringu GPS. W tym miejscu należy jednak nadmienić, że mimo iż pracodawca nie musi mieć zgody pracownika na instalowanie w udostępnianym mu pojeździe systemu monitorującego, powinien go o tym poinformować.
Brak przejrzystości przepisów w tym zakresie jest dziś jednym z głównych powodów niechęci menadżerów wobec wydawania zgód na użytkowanie aut służbowych w celach prywatnych, w tym podczas sezonu urlopowego. Uelastycznianiu polityki flotowej przedsiębiorstw sprzyja przede wszystkim rozwój usług z zakresu monitoringu GPS. Udostępniając pracownikom auto służbowe do celów prywatnych, pracodawca nie musi tracić kontroli nad tym, co się z nim dzieje. Może bowiem na bieżąco sprawdzać, czy pracownicy nie nadużywają jego tolerancji. Położenie auta, ilość kilometrów pokonanych przez kierowcę, a nawet elementy jego stylu jazdy przekładające się na eksploatację samochodu (np. użycie gazu i hamulca czy rozwijane prędkości) są w czasie rzeczywistym raportowane za pomocą monitoringu GPS. W tym miejscu należy jednak nadmienić, że mimo iż pracodawca nie musi mieć zgody pracownika na instalowanie w udostępnianym mu pojeździe systemu monitorującego, powinien go o tym poinformować.
Wyjazd autem służbowym poza granice kraju wymaga uzyskania zgody od właściciela pojazdu. W przypadku, gdy firma posiada własną flotę, pracownik musi uzyskać zaświadczenie od właściciela przedsiębiorstwa lub osoby przez niego upoważnionej. Natomiast jeżeli pojazdy są leasingowane lub wynajmowane, zgodę wydaję leasingodawca, który w tym przypadku jest prawnym właścicielem auta. Obecnie formalności w tym zakresie są bardzo ograniczone - zazwyczaj wystarczy telefoniczne zgłoszenie firmie zarządzającej flotą prośby o wystawienie takiego dokumentu.
W przypadku wyjazdów zagranicznych samochodem firmowym istotne jest również sprawdzenie zakresu terytorialnego ubezpieczenia AC oraz pakietu assistance. Stosowne ubezpieczenie warto wykupić, nawet na własny koszt, aby móc w pełni cieszyć się upragnionym urlopem.
Bartłomiej Dębski Prezes Zarządu Cartrack Polska
