Jak sprawić by ładunek z opóźnionym zapłonem nie eksplodował?

Czasem bywa spory i jednorazowy, czasami jest niewielki, ale występuje systematycznie przez dłuższy czas. Jaki by nie był to prędzej czy później się ujawni a jego skutki mogą być dotkliwe. Mam tu na myśli ładunek z opóźnionym zapłonem. A konkretnie ubytek wiedzy podatkowej w firmie. Jest wiele powodów, w wyniku których może wystąpić. W zależności od okoliczności ryzyko jakie ze sobą niesie może być różne. Na barkach osoby odpowiedzialnej za podatki w organizacji spoczywa oszacowanie tego ryzyka i zarządzenie nim tak, aby ryzyko nigdy się nie zmaterializowało albo zostało zmitygowane do akceptowalnego poziomu.

Poniżej przedstawiam kilka przykładowych powodów powstawania ubytku wiedzy podatkowej wraz z propozycjami jak można je zabezpieczyć.

Rotacja pracowników

Gdy pracownicy rotują to mogą zabrać ze sobą wiedzę podatkową w kontekście wdrożonego podejścia i określonych sposobów postępowania. Mam na myśli nie tylko pracowników działu podatkowego a wszystkich, których działania w jakimś stopniu wpływają na obszar podatków w organizacji. Firma podobnie jak ludzkie ciało składa się różnych narządów. Dysfunkcja jednego organu wpływa na funkcjonowanie innego, a w konsekwencji na cały organizm. Na przykład znaczną stratą dla firmy jest rotacja wyszkolonego pracownika działu zobowiązań. Jakość wykonywanej pracy przez tego pracownika wpływa na wysiłek włożony w pracę przez pracownika działu podatkowego.

Najprościej byłoby stwierdzić, że należy dołożyć wszelkich starań, aby pracownicy nie rotowali. Ma to uzasadnienie w przypadku rotacji jakiej nie chcemy, czyli odejścia pracowników z firmy. Zastosowanie tego podejścia w każdej sytuacji oznaczałoby jednak, w niektórych przypadkach, blokowanie rozwoju pracowników i niewykorzystanie pełni ich potencjału poprzez brak adaptacji zakresu obowiązków do ich umiejętności.

Odpowiedzią może być stworzenie szczegółowych instrukcji stanowiskowych i procedur podatkowych. Wyzwaniem jest, aby instrukcje były czytelne nie tylko dla autora, ale przede wszystkim dla innych odbiorców. Ponadto, warto postawić na stworzenie struktury back-upów, gdzie pracownicy będą przygotowani do zastępowania siebie w razie wystąpienia takiej potrzeby.

Procesy podatkowe

Brak jasno zdefiniowanych i odpowiednio udokumentowanych procesów podatkowych prowadzi do atmosfery ogólnego chaosu i stresu wynikającego z braku ukierunkowania. Gdy nie wiadomo do końca kto za co odpowiada i co dokładnie robi to tworzy się przestrzeń do powstania w sposób niekontrolowany sytuacji niepożądanych oraz obszarów "niczyich". Te niechciane zjawiska potrafią po cichu rosnąć przez długi czas, by w końcu eksplodować w najmniej spodziewanym momencie.

Gdy myślę o zarządzaniu procesami podatkowymi to nie chodzi mi o ślepe trzymanie się określonych metodologii czy koncepcji a raczej wdrożenie takich narzędzi, jakie w naszym przypadku będą wnosić wartość. Przykładowo, uważam, że bardzo dobrze sprawdzają się mapy procesowe. Pokazują one krok po kroku, jakie czynności i przez kogo są wykonywane w ramach procesu. Ułatwiają zidentyfikowanie obszarów krytycznych procesu. Przyspieszają proces wdrożenia nowych pracowników.

Zdarzenia mające wpływ na rozliczenia podatkowe

Raportowanie podatkowe charakteryzuje się tym, że jest podzielone na okresy rozliczeniowe, a termin przedawnienia zobowiązań podatkowych jest dość długi. Większość transakcji jest powtarzalna z okresu na okres. Zdarzają się jednak czasami sytuacje niestandardowe. Biznes podejmuje również działania adaptacyjne do zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej. Powyższe prowadzi do ryzyka wystąpienia sytuacji, w której dokonaliśmy analizy podatkowej i wdrożyliśmy określone podejście, jednak nie jesteśmy w stanie odtworzyć po pewnym czasie naszego toku myślowego i nie wiemy w konsekwencji o co nam chodziło. Ponowne zebranie faktów i dokonanie analizy podatkowej może być trudne i czasochłonne.

Aby uniknąć przedstawionego ryzyka warto tworzyć i archiwizować tzw. defense files, czyli pliki zawierające ustalenia faktyczne i przeprowadzoną analizę podatkową. Defense files bywają nieocenione w wypadku kontroli podatkowej.