Kadry i płace na zewnątrz – jak dobrze wybrać dostawcę usług?

Decyzja o przekazaniu zadań kadrowo-płacowych do firmy zewnętrznej ma zwykle charakter strategiczny dla funkcjonowania firmy i wiążę się nie tyko ze zmianą modelu biznesowego, ale również ze zmianą przyzwyczajeń całego zespołu. W większości przypadków podyktowana jest szukaniem optymalizacji kosztów, ale również potrzebą poprawy efektywności firmy poprzez skoncentrowanie działań i funduszy na rozwoju zasadniczego biznesu. Outsourcing przynosi wymierne korzyści, ale w przypadku złego wyboru dostawcy usług, wiążę się również z podjęciem ryzyka. Dlatego wprowadzenie tego rodzaju rozwiązań wymaga przygotowania planu transformacji, który uwzględnia cele firmy, założenia finansowe, operacyjne, logistyczne i prawne.

Obsługa procesów kadrowo-płacowych jest zadaniem czasochłonnym, zatem przedsiębiorcy chętnie przekazują te funkcje zewnętrznemu podwykonawcy. Jednocześnie jest to obszar newralgiczny w każdej firmie, zatem do wyboru dostawcy usług powinno się należycie przygotować, biorąc pod uwagę wiele kluczowych czynników. Wśród nich istotne jest doświadczenie , portfolio i referencje klientów, którymi firma podwykonawcy dysponuje. Bardzo ważna jest jej stabilność finansowa, zakres oferowanych usług oraz skala i kompleksowość realizowanych procesów. Dla każdego pracodawcy jednym z najistotniejszych punktów jest bezpieczeństwo informacji dotyczących spraw personalnych np. utrzymanie tajemnicy o wysokości zarobków czy zatrudnienia. Jest to zatem kolejny element istotny do rozważenia.

Dynamika współczesnego biznesu jest tak duża, że jeśli nawet na początku korzystamy tylko z ograniczonego pakietu zadań np. naliczania płac, możemy łatwo rozszerzyć ten zakres np. o administrację kadrami, nie wprowadzając kolejnych podwykonawców. Ważne jest więc, by nasz dostawca miał możliwości rozszerzenia zakresu działań. Zyskamy wówczas bezpieczeństwo i konkurencyjne warunki cenowe.

Usługi świadczą ludzie, więc bardzo istotnym argumentem w podejmowaniu decyzji o wyborze partnera outsourcingowego jest świadomość, że dysponuje on zespołem odpowiednio wyszkolonych specjalistów, którzy posiadają aktualną wiedzę na temat często zmieniających się w tej branży przepisów prawa. Doświadczony outsourcer minimalizuje problemy klienta związane z zagadnieniami socjalnymi i kadrowymi pracowników, przejmując wszelkie kontakty z właściwymi urzędami ( w tym z ZUS, Urzędem Skarbowym czy Państwową Inspekcja Pracy).

W wielu przypadkach decyzja o outsourcingu procesów HR podyktowana jest globalną polityką firmy. Inwestorzy amerykańscy postrzegają outsourcing jako sprawdzoną metodę zarządzania zasobami ludzkimi. Posiadając swoje oddziały w różnych zakątkach świata, nie muszą specjalizować się w przepisach prawa miejscowego.

Sprawdzony dostawca usług BPO (Business Proccess Outsourcing) realizuje procesy w dużym stopniu ustandaryzowane i zautomatyzowane oraz potrafi elastycznie dostosować ofertę do potrzeb klienta. Stanowi to wartość dodaną do realizowanych zadań z obszaru Human Resources. Sposób realizacji usługi – to jak i jakimi narzędziami jest wykonana – powinien być dla zleceniodawcy równie ważny. Zarządzanie procesem biznesowym w odpowiednim systemie informatycznym zdecydowanie podnosi jakość realizacji usługi. Dla klienta oznacza to, że oprócz podstawowej usługi otrzymuje kompleksowe wsparcie systemu informatycznego, co oznacza innowacyjność oraz ciągłą optymalizację obsługiwanych procesów. Zaplecze technologiczne, to także aspekt, na który warto zwrócić uwagę.

Współpraca między partnerami odbywa się na podstawie umowy, także ważne jest właściwe jej sformułowanie oraz określenie kluczowych warunków i zakresu obowiązków. Innym koniecznym czynnikiem jest ustalenie efektywnego planu przeniesienia procesów HR-owych między firmami, aby był on możliwy do zrealizowania w ustalonym czasie oraz jak najmniej kolidował z codziennymi zadaniami biznesowymi firmy. Jednym z najważniejszych elementów jest dobra komunikacja, ścisła współpraca i zaufanie między partnerami.

Outsourcing staje się standardową praktyką stosowaną w działach HR w całej Europie. Spełnia swój cel uwalniając działy HR od obciążeń kosztowych i administracyjnych, pozwala im na wykorzystanie własnych zasobów w strategicznych zadaniach wspierających rozwój firmy.