Koncerny liczą swoje zakupy

Otwarte granice, procesy globalizacyjne oraz komputeryzacja zmieniły procesy zakupowe w polskich przedsiębiorstwach. Firmy rozglądają się za nowymi rynkami dostawców z Europy Wschodniej czy Azji, a nad każdym etapem procesu zakupowego czuwają wyspecjalizowane systemy informatyczne. Menadżerowie spółek podejmując decyzje uwzględniają nie tylko cenę zakupu danej usługi lub produktu, ale także późniejsze koszty jej utrzymania. Procesy zakupowe ulegają ciągłych zmianom.

W trakcie konferencji swoje doświadczenia w tym zakresie przedstawili Zarządzający zamówieniami korporacyjnymi w największych organizacjach i przedsiębiorstwach oraz eksperci. Poświęcony temu został Panel I pt. „Zarządzanie zmianą w zakupach”. Każda z jednostek posiada bowiem różnorakie wyniki z przebytych procesów zmian z swoich działach zakupów.

Centrum Usług Wspólnych (CUW) – pomysł na obniżenie kosztów

Do niedawna działy zakupów nie były wyodrębnionymi jednostkami organizacyjnymi, a dziś powstają już centralne biura czy departamenty zakupów, które bardzo często odpowiadają za zaopatrzenie nie tylko swojej organizacji, ale całych grup kapitałowych. Dzięki temu obniżają koszty oraz uelastyczniają strukturę zatrudnienia. Centra Usług Wspólnych - bo tak się je nazywa - powstają jak grzyby po deszczu w odpowiedzi na kryzys finansowy. I najczęściej dotyczą takich obszarów jak finanse, HR, informatyka czy zaopatrzenie.

Nad budową Centrum Usług Wspólnych w obszarze zakupów pracuje obecnie Polska Grupa Energetyczna S.A.

- Znajdujemy się w trakcie zaawansowanych prac koncepcyjnych nad utworzeniem CUW w naszej Grupie Kapitałowej. Spółka to olbrzymia organizacja i taka jednostka pozwoli nam na sprawniejsze zarządzania procesami zakupowymi, optymalizację kosztów i otwarcie na nowych dostawców. Nie jest to jednak proces łatwy ani szybki w tak dużych organizacjach jak nasza, w dodatku w polskich realiach regulacyjnych – podkreśla Jan Stasiak, dyrektor Departamentu Zakupów GK Polskiej Grupy Energetycznej S.A.

W Polsce działa 37 takich ośrodków. Ostatnio jednostkę taką powołała Kancelaria Premiera (ma realizować przetargi dla administracji publicznej w 26 kategoriach). CUW działają u naszych sąsiadów w Niemczech i na Litwie oraz Wielkiej Brytanii, Grecji i krajach skandynawskich.

Kwestiom tym poświęcony był Panel II pt. „Centrum Usług Wspólnych”.

Bazy indeksów

Przy okazji firmy zwracają uwagę na odpowiednią kategoryzację i projektowanie baz indeksów, co jest elementem planowania, wyboru dostawcy i zarządzania realizacja kontraktu czy zamówienia. W przypadku grup kapitałowych czy organizacji wielopodmiotowych występuje potrzeba ujednolicenia obsługi w poszczególnych jednostkach, zarządzania bazą danych i zastosowania odpowiednich narzędzi IT, wspierających zarządzanie bazę indeksów.

Kwestie ta zostały przedstawione w specjalnym studium przypadku, prezentowanym na konferencji.

Ustawa o zamówieniach publicznych do weryfikacji

Duże firmy, które działają pod rygorami ustawy Prawo zamówień publicznych, narzekają na nadmierną biurokratyzację procesu zakupowego. Sytuacja ta, zamiast się polepszać, może się jeszcze pogorszyć, szczególnie w obszarze zamówień podprogowych. Pod koniec czerwca Rada Ministrów przyjęła bowiem projekt założeń do projektu nowelizacji obecnego prawa.

- Zaproponowane przepisy mogą ingerować w sposób prowadzenia polityki zakupowej w zamówieniach podprogowych. Będziemy dyskutować, w jaki sposób mogą wpłynąć na prowadzenie biznesu przez spółki o znaczeniu strategicznym, które stosują tę ustawę i jakie kroki należałoby przedsięwziąć, aby zapobiec nadmiernej biurokratyzacji w procesie zakupowym – zapowiadał Przemysław Kotwicki, Zastępca Dyrektora Pionu Zamówień i Administracji Gaz-System S.A.

Regulacje zamówień publicznych od wielu lat wzbudzają wiele kontrowersji. W założeniu mają umożliwić równość podmiotów w procesach przetargowych, ale w rzeczywistości utrudniają, komplikują i spowalniają przetargi na produkty i usługi.

- Zbytni formalizm postępowań o zamówienie publiczne powoduje, że wielu wykonawców rezygnuje z udziału w przetargach. W każdym postępowaniu o wartości powyżej 387.000 euro musimy wymagać od wykonawców masy zaświadczeń z ZUS, Urzędu Skarbowego, Krajowego Rejestru Karnego i wielu innych. Dotyczy to także podmiotów zagranicznych, a nawet banków. Nawet w sytuacji, kiedy wcześniej w innym postępowaniu takie dokumenty już od nich otrzymaliśmy – dodaje Jan Stasiak z PGE.

Zdarza się, że po rozpisaniu przetargu firmy nie mają wpływu na dalszy jego bieg ...

- Takie sytuacje maja miejsce i są szczególnie niebezpieczne, gdy dochodzi do zmian trendów rynkowych. Zarząd firmy po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia jest wręcz „ubezwłasnowolniony” i nie może unieważnić postępowania w sytuacji kiedy uzna, że ze jego dalsze prowadzenie nie leży w jego interesie lub nie będzie w nim uczestniczyła odpowiednia ilość wykonawców – podaje przykład Daniel Szczęsny, główny specjalista ds. zamówień w Grupie Kapitałowej PGE S.A.

- Nasz głos powinien być brany pod uwagę, ponieważ to my wydajemy najwięcej pieniędzy w tym obszarze – podsumowuje Jan Stasiak, Dyrektor Działu Zakupów GK Polskiej Grupy Energetycznej S.A.

Obszar zamówień publicznych był dyskutowany na panelu III pt. „Nowelizacja ustawy o zamówieniach publicznych”.

Zasoby w organizacji zakupowej

Codzienna praca działów zakupów coraz częściej zależy od stosowanych zasobów informatycznych. Uczestnicy II Konferencji Zakupowej PGE dyskutowali o tym na Panelu IV pt. „Zasoby organizacji zakupowej”

- Skuteczny dział zakupów to pracownicy, którzy z powodzeniem wykorzystują dostępne rozwiązania informatyczne. Bez analizy szeregu danych dostarczanych z całej organizacji czy informacji pozyskanych z rynku kupcy nie byliby w stanie tworzyć optymalnych strategii zakupowych w poszczególnych asortymentach. Z drugiej strony przedsiębiorstwo również wymaga stałego dopływu informacji z działu zakupów. Oba kierunki przepływu informacji powinny być świadomie zarządzane, i tu właśnie z pomocą przychodzą systemy informatyczne – mówił Robert Bonat, Dyrektor Działu Wdrożeń Marketplanet.

Uczestnicy Panelu odpowiadali na pytania, jak skutecznie zarządzać informacją w dziale zakupów, oraz jakie wymagania w praktyce stawiane są systemom informatycznym przeznaczonym do wsparcia funkcji zakupowej.

W konferencji wzięło udział blisko 100 przedstawicieli sektorów paliwowego, energetycznego, bankowego, ubezpieczeniowego, budowlanego, zbrojeniowego, lotniczego czy telekomunikacyjnego, a także jednostek sektora publicznego.

UnitedPR