Korporacyjne DNA a Outsourcing

W miarę rozwoju technologii, bardziej niż kiedykolwiek przedtem, organizacje dostrzegają rozdźwięk pomiędzy możliwościami i umiejętnościami niezbędnymi do realizacji ich pełnego potencjału a rzeczywistymi możliwościami swoich wewnętrznych zasobów. To właśnie tu odpowiedzią na ten rozdźwięk jest outsourcing, który nie tylko staje się kluczową strategią, ale również pozytywnie wpływa na wydajność organizacji.

Z drugiej strony, zarówno literatura, jak i najnowsze studia przypadków (case studies) ukazują, że organizacje stosujące outsourcing zasobów, dostrzegają jego niesatysfakcjonujące rezultaty. Powody są różne: brak jasno zdefiniowanego celu, brak łączności pomiędzy relacją outsourcingową a strategią korporacyjną, źle zdefiniowana oferta, mało elastycznie ukształtowana relacja outsourcingowa. To wszystko utrudnia dostosowanie relacji outsourcingowej do zmian zachodzących w procesach i działalności biznesowej organizacji.

Innymi słowy, włączenie strategii outsourcingowej do prowadzenia działalności biznesowej ściśle łączy się z powodzeniem wdrożonych procesów outsourcingowych i generalnie z powodzeniem biznesu. Obserwacja ta prowadzi do wniosku, iż sukces przedsięwzięcia wykracza poza prostą zależność pomiędzy takim połączeniem a sukcesem outsourcowanego procesu.

Outsourcing Strategiczny

Należy odróżnić outsourcing taktyczny od strategicznego. O outsourcingu taktycznym mówimy wówczas, gdy przyczynia się do rozwiązywania doraźnych, praktycznych problemów. Outsourcing strategiczny to taki, który zakorzeniony jest w długofalowej strategii spółki, czyli staje się częścią jej DNA. Optymalna relacja outsourcingowa, gdy mówimy o outsourcingu strategicznym, zbliża się w swej konstrukcji do joint-venture lub sojuszu podobnego rodzaju. Tradycyjna relacja klient – dostawca usługi, nie jest wystarczająca dla zbudowania strategii outsourcingowej, ponieważ nie pozwala odnieść się do wszystkich krytycznych zagadnień i wymagań biznesowych. Struktura oparta na partnerstwie, gdzie outsourcer i dostawca usługi są równorzędnymi stronami, dążącymi do wspólnego celu, buduje wartość usługi outsourcingowej. Zbudowanie takiej strategii nie jest jednak łatwym zadaniem.

Wykorzystać technikę szybkich wygranych do zbudowania strategii biznesowej

Szybkie wygrane to krótkookresowe rozwiązania, które dają spodziewane efekty, i w konsekwencji pomagają promować strategię biznesową. Metoda szybkich wygranych, stosowana we właściwy sposób, może poprawić perspektywy spółki co do jej efektywności i planowanych kroków milowych. Konsekwentne osiąganie celów, które buduje zaufanie, pomoże spółce dotrzeć do momentu, w którym trudna zmiana, jaką jest implementacja outsourcingu będzie możliwa.

Ewolucja: od niekrytycznych do kluczowych procesów

Doświadczone organizacje, które umiejętnie zarządzają zmianami, będą podążać ścieżką przeszacowania swojej rynkowej pozycji w łańcuchu branżowym, z zamiarem poprawienia wyników finansowych i uzyskania przewagi konkurencyjnej. Włączenie strategicznego outsourcingu do strategii biznesowej może zaprowadzić przedsiębiorcę do grona najlepszych graczy w jego branży.

Monitorowanie realizacji założeń i wspieranie zmian

Zwykle spółki napotykają trudności w zdiagnozowaniu realnego postępu w realizacji założonej strategii i ram czasowych. Pojawia się wówczas potrzeba wykonania ponownej oceny osiągniętych zmian w stosunku do wynikających z nich korzyści i związanych z nimi ryzyk. To z kolei jest pomocne w ocenie wpływu dalszych zmian na prowadzoną działalność. Modyfikacje i proces dostosowywania powinny zawsze być tak konsekwentne i zaplanowane, by outsourcing przynosił długofalowe korzyści dla prowadzonej działalności.

O kulturze w zapytaniu ofertowym

Zapytania ofertowe, dotyczące usługi outsourcingowej dość często pomijają zagadnienie kultury korporacyjnej potencjalnego partnera i pytanie o to, w jaki sposób łączy on swoje outsourcingowe „3P”, czyli: personel, polityki i procedury z „3P” swoich klientów. Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ, jeśli firma outsourcingowa i jej klient nie mówią tym samym językiem od początku współpracy, to współpraca ta nie zakończy się powodzeniem. Proces ofertowania jest dla stron, swego rodzaju „narzędziem” służącym do stworzenia ram, w które powinny być wpasowane niezbędne elementy kultury korporacyjnej obu partnerów. Osobny temat w tym przypadku stanowi spór nad tym, czy spółka, która nie potrafi opisać własnej kultury korporacyjnej i nie potrafi zaadoptować reguł kultury proponowanej przez klienta, będzie kiedykolwiek dobrym dostawcą outsourcingu.

Odpowiedzialność ciąży na liderze

Powszechnie znanym faktem jest to, iż przywództwo stanowi jeden z najistotniejszych elementów w budowaniu kultury organizacji, poprzez wspieranie efektywnej relacji outsourcingowej. Po pierwsze dlatego, że to lider definiuje przyszłe kierunki, którymi podąża organizacja. Po drugie, ponieważ tworzy i utrzymuje oparte na zaufaniu relacje wewnątrz swojego przedsiębiorstwa oraz relacje z partnerami – co z kolei wymaga otwartości na nowatorskie pomysły, zmiany i wymianę poglądów.

Gotowi na wdrożenie

Firma pragnąca osiągnąć sukces musi utrzymywać balans pomiędzy wizją a rzeczywistością. Znane są przykłady organizacji, które nie stosują tej „taktyki” w zarządzaniu tak kompleksową zmianą, jaką jest wprowadzenie outsourcingu do organizacji, i w konsekwencji odczuwają negatywne skutki źle zimplementowanej strategii. Co więcej, najprawdopodobniej wniosek będzie taki, iż outsourcing nie jest odpowiednim rozwiązaniem dla ich działalności i strategii biznesowej. Jednak, choć nie jest to proste zadanie, odwrócenie takiego trendu jest możliwe, o ile tylko podjęte zostaną wyżej wskazane kroki, a wymienione rozwiązania zostaną zaimplementowane.

W miarę, jak uwaga organizacji outsourcingującyc odnośnie usług przesuwa się z obniżania kosztów na zwiększenie wydajności przedsiębiorstwa, jest niezwykle ważnym, by strategia outsourcingowa była odpowiednio sprzężona ze strategią korporacyjną, w sposób umożliwiający maksymalizację korzyści płynących z outsourcingu. Organizacje, które z sukcesem dopasowały outsourcing do swojego przedsiębiorstwa, z pewnością osiągną większe korzyści i wydajność, niż te, którym się to nie udało.

Mellon Poland