Koszty pod kontrolą

Rynek wkracza w erę automatyzacji pracy wykwalifikowanej i systemów, które będą zastępowały pracę specjalistów. „CyberPracownicy” zaczynają docierać do branży finansowo - księgowej dając nowe możliwości w zakresie kontroli kosztów.

Wg Mc Kinseya technologie, które będą miały największy wpływ na gospodarkę to na pierwszym miejscu (1) Internet mobilny, a już na drugim (2) automatyzacja pracy wykwalifikowanej oraz inteligentne oprogramowania, które będą zastępować specjalistę (Automation of Knowledge Work)^[1]. Mc Kinsey przewiduje że na całym świecie do 2025 roku systemu automatyzacji pracy zastąpią 110 – 140 milionów ludzi pracujących full-time. Technologie te sprawdziły się w bankowości, turystyce, czy handlu zmniejszając liczbę specjalistów obsługujących klientów, czy tez w biurach maklerskich eliminując maklera z obsługi zleceń.

Teraz możliwości technologii Knowledge Work Automation znajdują zastosowanie w księgowości i kontrolingu, dzięki inteligentnym uczącym się systemom do elektronicznego obiegu dokumentów, kontroli kosztów i automatyzacji księgowań. Extor SA, jedna z największych firm księgowych w Polsce, w oparciu o własne doświadczenia w usługach outsourcingowych oraz innowacyjna oprogramowanie oparte na algorytmach sztucznej inteligencji wdrożyła narzędzie CostKiller, ukierunkowane na wsparcie kontroli kosztów operacyjnych i redukcję kosztów księgowości.

System CostKiller łączy w sobie inteligentny obieg dokumentów z kontrolą i aktualizacją budżetów oraz automatycznym generowaniem księgowań. Dzięki kontroli w czasie rzeczywistym aplikacja pomaga redukować wydatki operacyjne firm oraz zwiększać dyscyplinę budżetową. CostKiller automatyzuje wiele czynności realizowanych wcześniej ręcznie przez pracowników działów finansowo-księgowych. System analizuje także automatycznie każdy wprowadzany dokument pod kątem budżetu, dzięki czemu stanowi sprawne narzędzie bieżącej kontroli kosztów. Nieprzypadkowo jego nazwa została zaczerpnięta z określenia specjalisty zajmującego się optymalizacją kosztów firm.

Stosując rozwiązanie CostKiller uzyskujemy wsparcie operacyjne w zakresie kontroli kosztów:

1. Pracownicy zamawiający towary znają swoje budżety i mają bieżący dostęp do stanu ich wykonania. Przy każdym zamówieniu następuje automatyczne sprawdzenie stanu wykonania budżetu.

2. Informacje widzi kierownik jednostki przy akceptacji dokumentów i zamówień, a dyrektor finansowy ma podgląd wykonania budżetu w każdym momencie (a nie tylko po zamknięciu miesiąca).

3. Kontrola kosztów może następować na etapie akceptacji zamówienia w ramach funkcji Purchase Order (a nie gdy wydatek już nastąpił). W połączeniu w zarządzaniem umowami / zamówieniami cyklicznymi otrzymujemy uporządkowaną informację o kosztach, które jeszcze nie zostały zafakturowane, wsparcie w tworzeniu i rozwiązywaniu rezerw oraz dodatkową kontrolę poprawności realizacji umów cyklicznych.

4. Proces nadzoru kosztów jest efektywny czasowo i daje możliwość kontroli obiegów i budżetów w całej Grupie kapitałowej.

5. Obieg dokumentów jest szybki i zawsze wiadomo, na jakim etapie jest dany dokument. Nie ma problemów z fakturami przekazywanymi do księgowości z opóźnieniem.

6. CostKillera potrafi generować księgowania na podstawie danych z wprowadzonych dokumentów, które to następnie można zaciągnąć do systemu FK eliminując ręczne wprowadzanie dokumentów i zmniejszając znacznie obciążenie pracowników działu księgowości (a nawet eliminując etaty).

[1] McKinsey Global Institute

CostKiller dostępny jest w formule SaaS (system udostępniany jako usługa) i nie wymaga ponoszenia nakładów na zakup licencji ani sprzętu serwerowego.

Wdrożenie cyberPracownika CostKiller jest szybkie i w zależności od złożoności struktury budżetu może być zrealizowane w czasie 1-4 tygodni. Budżet wdrożenia jest niski w porównaniu do wdrożenia i integracji klasycznych rozwiązań.

Miesięczny wydatek na „cyberPracownika” CostKiller to ułamek kosztów, które firma dzięki niemy zaoszczędzi.

Korzyści operacyjne:

• Usprawnienie obiegu dokumentów i scentralizowanie kontroli obiegów i budżetów
• Usprawnienie procesów księgowania

Korzyści finansowe:

• Redukcja kosztów księgowania dokumentów
• Lepsza kontrola kosztów operacyjnych w firmie
• Redukcja czasu dyrektora finansowego na obieg dok i kontrolę kosztów

CostKiller jest wdrażany przez EXTOR S.A. - firmę z branży outsourcingu procesów finansowo księgowych i payroll. Ponad 10 lat na rynku, zatrudnienie 130 specjalistów, ponad 300 klientów korporacyjnych. Certyfikaty ISO 9001 i ISO 27001, „Przedsiębiorstwo Fair Play 2011”, „Firma Przyjazna Klientom 2012”, „Medal Europejski 2014 BCC” i referencje prestiżowych klientów.

Extor SA