Wiadomości

Kto nie outsourcuje – ten nie oszczędza?

2 032

Jednym z głównych celów każdej firmy powinno być dążenie do optymalizacji kosztów. Uzyskanie większej sprawności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów możliwe jest w efekcie skorzystania z profesjonalnych usług, takich jak kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizacja i niszczenie dokumentów.

W miarę rozwoju firmy gwałtowanie rośnie ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi zapotrzebowanie na bezzwłoczny i trwały dostęp do tych zasobów przez wiele działów. To z kolei przekłada się na znaczący wzrost kosztów obsługi dokumentów, w tym m. in. ich archiwizacji, udostępniania, skanowania czy wreszcie niszczenia. Doskonałym rozwiązaniem w takiej sytuacji staje się outsourcing usług, czyli zlecanie określonych zadań wyspecjalizowanym zewnętrznym usługodawcom.

Rozwiązania te stają się coraz powszechniejszą praktyką rynkową, zapewniając przedsiębiorstwom liczne korzyści w obszarze zarządzania informacjami. Działania te obejmują zazwyczaj usługi takie jak kancelaria pocztowa, skanowanie, archiwizowanie czy bezpieczne niszczenie dokumentów. Efektem wdrożenia takich rozwiązań jest bowiem oszczędność czasu, powierzchni biurowej, a także zwiększenie bezpieczeństwa procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów firmowych. Decyzja o wydzieleniu wybranych procesów na zewnątrz w ramach BPO (Business Process Outsourcing) może zaowocować oszczędnościami nawet na poziomie 50% środków dotychczas przeznaczanych na archiwizację, skanowanie czy niszczenie dokumentów. Jednym z pierwszych czynników prowadzących do rozważenia outsourcingu usług jest kwestia finansowa, choć nie zawsze jest to jedyna motywacja.

Kto nie outsourcuje – ten nie oszczędza?

Outsourcer dba o interesy klienta nie tylko optymalizując procesy oraz minimalizując ich koszty, lecz także gwarantując szereg innych korzyści, wśród których znajdują się:

  • zapewnienie pełnego bezpieczeństwa danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
  • przygotowanie odpowiedniej powierzchni do ich archiwizacji i przechowywania,
  • organizacja bezpiecznego transportu dokumentów lub innych nośników informacji,
  • dbanie o zgodność z procedurami oraz odpowiednie postępowanie na wypadek nieprzewidzianych okoliczności.

Rozważając outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, czy obsługi kancelarii pocztowej warto przeanalizować koszty zasobów ludzkich zaangażowanych w ten proces. Powierzanie dodatkowych zadań pracownikom nie pozwala im koncentrować się na ich podstawowych obowiązkach, negatywnie wpływając na ich wydajność. Dodatkowo konieczne jest opracowanie procedur codziennego i kryzysowego postępowania z dokumentacją, a także czas, który firma będzie musiała poświęcić na samodzielną organizację wszystkich procesów.

Kolejnym obciążeniem dla budżetu firmy jest utrzymywanie powierzchni biurowej na przechowywanie dokumentów, a czasem także ich transport. Praca archiwum powinna być zgodna z restrykcyjnymi zaleceniami lub procedurami (np. odpowiednia powierzchnia, temperatura czy wilgotność), a samo archiwum powinno być w stanie spełniać swoje zadanie nawet przez kilkadziesiąt lat (np. dokumenty kadrowo-płacowe należy przechowywać przez 50 lat). Pamiętajmy przy tym, że zarządzanie danymi elektronicznymi niekoniecznie jest dużo tańsze, gdyż przekłada się na zwiększone zapotrzebowanie na zasoby przestrzenne, technologiczne, informatyczne i personalne. Dokonując analizy potencjalnego rozwiązania warto też uwzględnić ryzyko kar na wypadek niespełnienia wymogów prawnych czy utraty danych wskutek niskiego poziomu zabezpieczeń lub klęsk naturalnych (np. powodzi).

To, co dobre dla jednego, nie musi jednak sprawdzać się dla wszystkich. Dlatego ważne jest, aby rozwiązania oferowane przez usługodawców zewnętrznych oparte były na indywidualnej ocenie i analizie procesów związanych z zarządzaniem dokumentami i danymi w firmie, a w przypadku kancelarii pocztowej – także procesów z zakresu obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej. A zatem propozycja outsourcingu, która ma na celu generowanie oszczędności dla firmy, powinna być ściśle dopasowana do specyfiki biznesu klienta. Priorytetem jest bowiem efektywność rozwiązań i synergia działań. Aby to było możliwe niezbędne jest solidne zaplecze analityczne, a następnie konsolidacja usług (prowadząca np. do uzyskania niższych stawek od dostawców usług pocztowych czy kurierskich).

Outsourcing usług związanych z archiwizacją, skanowaniem i niszczeniem dokumentów oraz kancelarią pocztową staje się z biznesowego punktu widzenia coraz częściej nie tylko rozsądnym wyborem, lecz także palącą koniecznością. Wraz z rozwojem firmy jego opłacalność, a także stopień usprawnienia procesów biznesowych znacząco wzrastają i proporcjonalnie przekładają się na generowane przez przedsiębiorstwo przychody. Mówiąc krótko: kto nie outsourcuje – ten nie oszczędza.

Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.,