Kultura ciągłego doskonalenia w praktyce: Gemba Walk w Schneider Electric

Czynności stanowiące wartość dodaną i marnotrawstwo, zwiększanie efektywności i jakości świadczonych usług, aktywne angażowanie pracowników w działalność firmy – co w rzeczywistości kryje się za tymi pojęciami i jak w praktyce pracować nad tymi elementami? Teresa Rondomańska, Leanergy Deployment Director for Global Finance Shared Service oraz Paweł Bonar, FiSS Poland Director Services & Operations, wraz z całym zespołem menedżerów i pracowników pokazali, że możliwe jest wdrożenie kultury ciągłego doskonalenia i przynosi to firmie realne korzyści, także finansowe. Paweł Bonar wyjaśnia, co jest podstawą sukcesu w firmie Schneider Electric: „W naszej organizacji stawiamy na pracowników i ich umiejętność zorganizowania własnej pracy, oni najlepiej mogą wdrożyć ulepszenia w wykonywaniu codziennych obowiązków, tak by wykonywać ją w sposób prostszy, lepszy i szybszy oraz rozwiązać bieżące problemy. Dlatego wspieramy ich poprzez ustrukturyzowany program oraz proste narzędzia stosowane codziennie oraz co tydzień”.

Ustrukturyzowane podejście. Program na lata

W części produkcyjnej Schneider Electric lean funkcjonuje do wielu lat – firma ma wdrożony Schneider Production System, który jasno definiuje konkretne kroki we wdrażaniu kultury ciągłego doskonalenia. Pani Teresa Rondomańska otrzymała misję stworzenia adekwatnego systemu w środowisku nowoczesnych usług biznesowych, które znacząco różni się od świata produkcji. W 2014 roku Centrum w Polsce, na bazie swoich doświadczeń oraz metodologii Pozytywnej Produktywności firmy 4 Results, opracowało i wdrożyło ustrukturyzowane podejście, tzw. „Leanergy”. Obecnie metodologia została doceniona przez koncern, a Pani Teresa Rondomańska otrzymała nową odpowiedzialność za wdrożenie Leanergy w innych Centrach Schneider Electric na świecie.

Otwierając Gemba Walk, Pani Teresa pokazała aktualny stan wdrożenia Leanegry w organizacji w Polsce bazując na arkuszach dojrzałości stopnia wdrożenia kultury ciągłego doskonalenia oraz opowiedziała, w jaki sposób te arkusze są wytyczną i „mapą drogową” postępowania w kolejnych miesiącach i latach dla Centrum.

Teresa Rondomańska, Leanergy Deployment Director for Global Finance Shared Services

Usprawnianie wybranych procesów zapewnia konkretne rezultaty

Anna Garbacz, Customer Leader for Nordic Countries oraz Nina Pawlusek, manager, opowiedziały krótko o tym, jak udało im się usprawnić proces związany z fakturowaniem w swoim zespole, uwalniając czas, który wcześniej wykorzystywany był na zbędne przetwarzanie dokumentów. Panie, zapytane o przebieg realizacji tego usprawnienia, podzieliły się narzędziami, które zostały zastosowane przez ich zespół do wprowadzenia zmiany: była to m.in. analiza przyczyn źródłowych oraz dokładne rozrysowanie całego procesu. Czas, który ich zespół poświęcił na działania w ramach ciągłego doskonalenia w tym obszarze skutkuje również tym, że teraz doskonale rozumieją proces, w którym pracują każdego dnia – pozwala im to na eliminację kolejnych marnotrawstw. Panie zwróciły również uwagę, że systematyczne inicjatywy w ramach kultury ciągłego doskonalenia budują zespół, angażując poszczególne osoby w doskonalenie procesu.

Narzędzia wdrożenia

Doskonałym dowodem na to, że kultura ciągłego doskonalenia obejmuje całą organizację, jest fakt, że poszczególne narzędzia stosowane są nie tylko przez pracowników, ale również przez menedżerów. Patrycja Choina oraz Ewa Rybarczyk zapoznały nas z systemem tablic wizualizacyjnych w firmie oraz opowiedziały krótko o spotkaniach dziennych, które od 9 miesięcy stały się normą. Tabele zapewniają transparentność w zespole, ułatwiają pracę, pozwalają ustalać cele i priorytetyzować zadania – posiadając wszystkie te elementy można lepiej organizować czas pracy. Wszystkie problemy dyskutowane podczas tzw. daily meetings – czyli spotkań zespołu wraz z menedżerem, podczas których omawiane są rezultaty z dnia poprzedniego oraz planowane aktywności na dzień kolejny. Pomocny jest również HarmoDesk – narzędzie pozwalające raportować czas pracy (system dostosowany jest do konkretnego stanowiska – umożliwia analizę całego procesu i redukcję marnotrawstw).

To działa!

Uczestnicy Forum mogli przekonać się, że ciągłe doskonalenie bardzo dobrze sprawdza się w praktyce, wpływa pozytywnie na pracę poszczególnych osób/zespołów, motywuje do zwiększenia zaangażowania i aktywności, jednocześnie zmniejszając stres pracowników. Warto jednak zaznaczyć, że ciągłe doskonalenie opiera się nie tylko na narzędziach, jest to ogromna zmiana kulturowa, a optymalizacja procesów przyczynia się do konkretnych efektów finansowych oraz sprawia, że pracownicy przychodzą do pracy z uśmiechem.

Mimo iż cała wizyta trwała ponad 2 godziny, była bardzo interesująca dla uczestników. Jeden z Członków Zarządu dużej organizacji usługowej na zakończenie powiedział, że bardzo chciałby, by to, co on, mogli zobaczyć wszystkie osoby z Zarządu – ponieważ wizyta była dla niego wydarzeniem „otwierającym oczy” na to jak można podchodzić do wdrażania kultury ciągłego doskonalenia w centrum operacyjnym.

Forum of Good Practices jako metoda na dzielenie się doświadczeniami w branży

O Forum of Good Practices mieliśmy okazję już pisać w Outsourcing Portal, spotkanie odbyło się w Warszawie, 27 lutego 2015 roku i zgromadziło przedstawicieli firm takich jak: ArcelorMittal, Arla Foods, Asseco, Bridgestone, BSS, Carl Zeiss, Hitachi, HDS, JDA, Netia, Orange, Raben Group, RBS, Rödl & Partner, Schneider Electric, Transition Technologies, UCMS Group, WNS.

4Results – firma, która wspierała Schneider Electric we wdrażaniu kultury ciągłego doskonalenia w oparciu o metodologię Pozytywnej Produktywności planuje kolejneedycje spotkania, osoby zainteresowane uczestnictwem proszone są o kontakt z Marią Mechacką, maria.mechacka@4results.pl.

Dowiedz się więcej o metodzie Pozytywnej Produktywności tutaj: www.positiveproductivity.eu

Więcej o Forum of Good Practices sharing for SSC/BPO:

• Polskie centra SSC/BPO stawiają na ciągłe doskonalenie

http://www.outsourcingportal.eu/pl/polskie-centra-ssc-bpo-stawiaja-na-ciagle-doskonalenie.html

• Forum of Good Practices sharing for SSC/BPO Centres

http://www.outsourcingportal.eu/pl/forum-of-good-practices-sharing-for-ssc-bpo-centres-1.html