Lean usprawnia służbę zdrowia!

Miesiące spędzane w oczekiwaniu na wizytę u specjalisty, przerośnięta biurokracja, trudności z zaopatrzeniem – polska służba zdrowia od lat zmaga się z tymi samymi problemami. Jednak według ekspertów firmy wdrożeniowej DPC Polska, Strategia Lean – koncepcja zarządzania od lat realizowana przez globalne przedsiębiorstwa produkcyjne, może pomóc w ich skutecznym i trwałym rozwiązaniu. Podczas śniadania prasowego pt. „Jak usprawnić służbę zdrowia? Efektywne wykorzystanie narzędzi leanowych w sektorze publicznym” przedstawili oni szereg przykładów skutecznego i przynoszącego wymierne korzyści wdrażania technik rodem z Toyoty, firmy będącej światowym prekursorem Lean Managementu, w placówkach medycznych.

Kondycja systemu opieki zdrowotnej wywołuje olbrzymie emocje, zwłaszcza w kontekście toczącej się kampanii wyborczej. Prelegenci stronili jednak od bieżącej polityki, podkreślając uniwersalny charakter prezentowanych rozwiązań leanowych, opartych na trosce o pacjenta i dążeniu do zapewnienia komfortu pracy personelowi medycznemu.

W charakterze prowadzących spotkanie wystąpili założyciele DPC – Tomasz Bereźnicki oraz Piotr Rybotycki. Tomasz Bereźnicki posiada niemal 20-letnie doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań Strategii Lean we współpracy z szeregiem przedsiębiorstw z różnych branż m.in. BZ WBK, Raiffeisen Polbank, Deutsche Bank, PLL Lot, P&G. Piotr Rybotycki przez lata piastował kierownicze stanowiska w firmach transportowo-kolejowych, takich jak: PKP Intercity, DB Schenker Rail czy Koleje Śląskie.

Korzyści płynące z kompleksowego wdrożenia Strategii Lean w polskiej służbie zdrowia.

Rekomendowane przez nas rozwiązania umożliwiłyby uzyskanie oszczędności rzędu 10 – 15% rocznie – przekonuje Tomasz Bereźnicki, prezes DPC Polska. – Biorąc pod uwagę poziom wydatków budżetowych na opiekę zdrowotną, mówimy tutaj o co najmniej kilku miliardach złotych. Z kolei Piotr Rybotycki wskazuje na dodatkowe walory wykorzystania narzędzi leanowych. – Zaoszczędzone środki można przeznaczyć na wyraźną poprawę jakości świadczonych usług, umożliwiające zlikwidowanie odwiecznych kolejek oczekujących na wizytę u lekarza. Wpłynie to bezpośrednio na komfort pacjentów i ogólną ocenę całego systemu – podkreśla.

Bolączki służby zdrowia są powszechnie znane - długie kolejki, wrażenie bałaganu i chaosu, braki kadrowe, poczucie zagubienia pacjenta.

– To wszystko prawda – podsumowuje Tomasz Bereźnicki – jednak z podobnymi wyzwaniami jako firma wdrożeniowa spotykamy się w naszej codziennej współpracy z przedsiębiorstwami, niezależnie od branży czy wielkości. Każdą organizację, zarówno szpital, jak i linię produkcyjną, tworzą bowiem ludzie i powiązane ze sobą procesy. Gdy zawodzi któryś z tych elementów – w placówce medycznej pojawiają się kolejki, a w fabryce kłopoty z terminową realizacją zamówień. Prezes DPC podkreśla jednocześnie, że rozumie wyjątkową wartość społeczną obiektów, jakimi są szpitale czy przychodnie, a także misję i powołanie, którymi kieruje się ich personel. – Nie zmienia to faktu, że pozostają one organizacjami, którymi zarządzanie podlega takim samym, rynkowym regułom. Dlatego umiejętne wykorzystanie Strategii Lean może pozytywnie wpływać na jakość ich funkcjonowania – dokładnie tak, jak ma to miejsce w największych przedsiębiorstwach.

Jak usprawnić polską służbę zdrowia? Eksperci DPC wskazują na autorski program Lean Healthcare. To zbiór kompleksowych działań, u podstaw których leży całkowita zmiana filozofii zarządzania placówkami medycznymi.

Dotychczas wszystkie procesy koncentrowały się na klientach wewnętrznych - lekarzach, szpitalach, ubezpieczycielach, NFZ. Kluczowe jest ponowne zdefiniowanie wartości usług i skoncentrowanie się na potrzebach najważniejszego podmiotu: pacjencie – przekonuje Piotr Rybotycki.

Rekomendowane przez DPC usprawnienia obejmują:

• doświadczenie pacjenta – zdefiniowanie wartości z perspektywy pacjenta i podejmowanie działań w celu poprawy jego obsługi przez placówkę i personel,
• mapowanie strumienia wartości – optymalizację procesu obsługi pacjenta m.in. poprzez ograniczenie biurokracji i obowiązków personelu związanych ze sprawami administracyjnymi,
• Lean Logistics - zaprojektowanie krótkiego cyklu zasilania, który zapewni maksymalną dostępność odczynników testowych, leków i materiałów eksploatacyjnych,
• zarządzanie jakością – podzielenie pacjentów na określone grupy, którym przyporządkowane zostaną określone procedury medyczne i ustanowienie systemu natychmiastowego wykrywania błędów i odchyleń oraz eliminowania ich źródeł,
• digitalizacja - wykorzystanie mobilnych technologii cyfrowych zapewniających swobodny przepływ informacji, skrócenie czasu oczekiwania pacjentów i personelu oraz stałe ulepszanie procesów poprzez analizę danych.

Czym jest program Lean Healthcare? Po pierwsze – skupiamy się na pacjencie, jego komforcie, bezpieczeństwie i satysfakcji. Tworzymy środowisko, w którym personel czuje się swobodnie i angażuje się w proces ciągłego doskonalenia swych umiejętności. Zachęcamy do regularnej „burzy mózgów” i eksperymentowania z nowymi rozwiązaniami. Tworzymy wizualizacje i systemy ostrzegania przed błędami. Celem jest eliminacja marnotrawstwa, maksymalne uproszczenie procedur z zachowaniem najwyższej jakości świadczonych usług a finalnie - zaprojektowanie systemu i jego procesów wokół potrzeb pacjentów, a nie dostawców czy personelu - mówi Tomasz Bereźnicki.

Lean Management nie jest koncepcją nową, jednak dotychczas nie była ona wdrażana w systemie opieki zdrowotnej. Tymczasem powinniśmy spojrzeć na niego jak na produkcję przemysłową, którą tworzą wyjątkowo złożone organizacje, z tysiącami interakcyjnych procesów. Wiele narzędzi i rozwiązań wzorowanych na systemach produkcyjnych Toyoty można więc stosować w celu zwiększenia efektywności placówek medycznych – zaznacza Piotr Rybotycki.

Jako przykład efektywnego wdrożenia narzędzi leanowych w zarządzaniu szpitalem podał on amerykańskie Centrum Medyczne zatrudniające 5.400 osób i dysponujące 336 łóżkami w 9 lokalizacjach.

Po dwóch latach realizowania koncepcji zarządzania Lean zredukowano ilość zbędnych zapasów o 53%. Efektywność pracy personelu wzrosła o 36%, zaś czas oczekiwania na zabieg skrócono o 82% - komentuje.

Tomasz Bereźnicki i Piotr Rybotycki powołują się na badania przeprowadzone przez Iana Glenday’a, światowego eksperta w dziedzinie Lean Managementu, który udokumentował prawidłowość, iż około 50% wszystkich pacjentów zgłasza się ze schorzeniami, które wymagają przeprowadzenia zaledwie kilku typów procedur medycznych. Podobne wnioski sformułowano na podstawie eksperymentu przeprowadzonego w jednym z wrocławskich szpitali. Przyjmowanych na co dzień pacjentów z różnymi dolegliwościami zaklasyfikowano do zaledwie trzech, podstawowych grup. Wyraźnie usprawniło to proces diagnozowania i leczenia chorych, zaś wizyta każdego pacjenta u lekarza, bez względu na grupę do której został przypisany, trwała średnio tyle samo.

Wszystkim aspektom skutecznego wykorzystywania narzędzi Lean poświęcona będzie konferencja „Bliżej doskonałości”, organizowana przez DPC Polska już 17 października w warszawskim hotelu Marriott z udziałem Michaella Balle, światowej sławy eksperta w dziedzinie transformacji Lean i przedstawicieli wielu czołowych polskich przedsiębiorstw.