Monitoring nowości i zmian w prawie pracy, stanowiskach resortowych i szeroko rozumianym świecie HR

HR Detektyw, czyli monitoring nowości i zmian w prawie pracy, stanowiskach resortowych i szeroko rozumianym świecie HR. W najnowszym odcinku podcastu i video na YouTube, Monika Smulewicz, ekspert prawa pracy i założycielka Społeczności HR na Szpilkach, mówi o tym jaka kara grozi za zgubienie świadectwa pracy, jak pracodawcy zapatrują się na wzrost płacy minimalnej w 2023 roku oraz czego oczekują od rządu! Na koniec news specjalny o planach rządu dot. wdrożenia jednolitego kontraktu pracy. Zapraszamy!

News 1: Zgubienie świadectwa pracy może kosztować pracodawców 16 000 zł

Urząd Ochrony Danych Osobowych nałożył karę pieniężną w wysokości prawie 16 tys. zł na firmę z wielkopolski. Powodem decyzji było niezgłoszenie do UODO naruszenia ochrony danych osobowych polegającego na utracie z winy pracodawcy świadectwa pracy pracownika. Jak czytamy w komunikacie UODO:

(...) spółka wyjaśniła, że nie zgłosiła naruszenia, ponieważ w jej opinii nie wiązało się ono z ryzykiem naruszenia praw lub wolności osoby, której dane zagubiono. Spółka oświadczyła, że zawiadomiła pracownika o utracie jego świadectwa pracy, a on sam nie zgłaszał z tego tytułu roszczeń wobec spółki.

Dla działów kadrowo-płacowych, z przytoczonej wyżej sytuacji wynikają następujące wnioski:

• zagubienie świadectwa pracy stanowi incydent naruszenia ochrony danych osobowych wymagający powiadomienia pracownika oraz zgłoszenia do UODO
• niewywiązanie się z obowiązku zawiadomienia UODO stwarza ryzyko nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na pracodawcę
• pracodawcy są zobligowani do tego, by wdrożyć skrupulatne procedury ochrony danych oraz stosować odpowiednie środki ich zabezpieczenia.

“Nie jest przy tym istotne, czy osoba nieuprawniona faktycznie zapoznała się z danymi osobowymi pracownika, którego dane znajdują się na zagubionym świadectwie pracy. Istotny jest fakt, że wystąpiło ryzyko takiego zdarzenia, co oznacza że osoba nieuprawniona miała możliwość zapoznania się z tymi danymi. Z uwagi na zakres danych znajdujących się na zagubionym dokumencie, w opinii UODO, wystąpiło ryzyko naruszenia praw lub wolności podmiotu danych.” Decyzja PUODO nr DKN.5110.12.2021 z dnia 6 czerwca 2022 r.

News 2: Rozszerzony katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika

1 i 2 sierpnia 2022 r. we wszystkich krajach Unii Europejskiej zaczną obowiązywać przepisy dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy oraz dyrektywy work-life balance. Pomimo tego, że na przepisy krajowe przyjdzie nam jeszcze poczekać, pracodawcy chcący zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami pracowników (szczególnie w zakresie wypowiadania umów i obowiązków informacyjnych) powinni zapobiegawczo wdrożyć poszczególne rozwiązania, które w ich ocenie są zasadne. Należy wziąć pod uwagę, że pomimo braku przepisów krajowych, prawo pracy Unii Europejskiej chroni wszystkich obywateli UE, a pracownicy mają możliwość rozstrzygania sporów na gruncie unijnego Trybunału Sprawiedliwości:

“W przypadku gdy w sporze rozstrzyganym przed sądem krajowym pojawia się pytanie dotyczące sposobu interpretacji danej dyrektywy UE, sąd może zwrócić się z pytaniem do Trybunału Sprawiedliwości UE. Następnie Trybunał Sprawiedliwości udziela sądowi krajowemu odpowiedzi, które pomagają rozstrzygnąć spór.” Materiały Komisji Europejskiej, dostęp z dnia 25.07.2022 r., https://ec.europa.eu/social/main.jsp?langId=pl&catId=157

Projektowane przepisy Kodeksu pracy, które finalnie odpowiadać będą przepisom unijnym, przewidują szereg nowych wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Oto lista najbardziej newralgicznych wykroczeń:

1. Prowadzenie działań przygotowawczych w celu rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem, który złożył wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego oraz wniosku o elastyczną organizację pracy, o której mowa w art. 1881 projektowanego Kodeksu pracy. Dotyczy to nowych uprawnień dla pracujących rodziców, wychowujących dzieci w wieku do 8. roku życia;
2. Niepoinformowanie zatrudnionego w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy o warunkach zatrudnienia przewidzianych w art. 29 projektowanego Kodeksu pracy. Mowa tutaj m.in. o wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu wypoczynkowego, a także procedurach jego przyznawania i ustalania, obowiązującej u pracodawcy procedurze rozwiązywania stosunku pracy, czy też prawie pracownika do szkoleń;
3. Nieudzielenie pracownikowi odpowiedzi wraz z uzasadnieniem na wniosek o zmianę warunków pracy - zatrudniony u danego pracodawcy przez co najmniej 6 miesięcy zyska możliwość wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o formę zatrudnienia z bardziej przewidywalnymi lub bezpieczniejszymi warunkami pracy, w tym zmianę rodzaju pracy, zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony lub o zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy;
4. Naruszenie przepisów o elastycznym czasie pracy - pracownik opiekujący się dzieckiem do ukończenia przez nie 8. roku życia będzie mógł skorzystać z elastycznej organizacji pracy, w tym przerywanego czasu pracy, skróconego tygodnia pracy, ruchomego czasu pracy lub też indywidualnego rozkładu czasu pracy. Odmowa uwzględnienia wniosku wymagała będzie pisemnego uzasadnienia decyzji;
5. Nieudzielenie pracownikowi zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w wymiarze 2 dni lub 16 godzin oraz urlopu opiekuńczego w wymiarze do 5 dni w roku kalendarzowym w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym.

Przypominamy, że po wejściu w życie przepisów vacatio legis wynosić będzie 14 dni. Rząd ma coraz mniej czasu na przyjęcie regulacji, więc nie zrezygnuje z tak krótkiego czasu na ich zaimplementowanie do polskiego porządku prawnego.

News 3: Wyższe diety za podróże służbowe - sprawdź wewnętrzne regulacje, aby nie naruszyć art. 75 (5) § 4 Kodeksu pracy

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało rozporządzenie w sprawie należności przysługujących z tytułu podróży służbowych. Dieta za dobę w podróży służbowej została zwiększona o 8 zł, z 30 zł do 38 zł. W konsekwencji zmianie uległa wysokość ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w każdej rozpoczętej dobie podróży krajowej, która teraz wynosi 7,60 zł. Jednocześnie wzrosła również maksymalna kwota zwrotu dla pracownika za dobę hotelową, która wynosi teraz 760 zł oraz ryczałt za nocleg dla zatrudnionego, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku. Aktualnie wynosi on 58 zł.

Rozporządzenie wchodzi w życie 28 lipca 2022 r. Aby dostosować się do nowych przepisów pracodawcy niebędący państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej będą musieli zmienić regulacje obowiązuje w ich organizacjach na mocy układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania, czy też w umowach o pracę. Na szczególną uwagę działów kadrowo-płacowych zasługuje regulacja z art. 75 (5) § 4 Kodeksu pracy, zgodnie z którą ustalona wewnętrznie wysokość diety za czas podróży służbowej nie może być niższa niż aktualna kwota diety za czas podróży krajowej. Ze względu na to, że postanowienia wewnętrzne obowiązujące w firmach nie mogą być dla pracowników mniej korzystne, niż przepisy Kodeksu pracy, ustaw i aktów wykonawczych, pracownicy mogą rościć prawo do wyższych diet zanim pracodawcy zdążą dostosować przepisy do rozporządzenia, stąd prawo do wyższych diet zyskają od 28 lipca 2022 r.

News 4: Czas pracy pracownika mobilnego - ciekawe orzecznictwo Sądu Najwyższego

24 lutego 2021 roku Sąd Najwyższy wydał interesujący wyrok w sprawie czasu pracy pracowników mobilnych. Otóż Sąd zauważył, że w czasie przejazdów pomiędzy miejscami świadczenia pracy pracownik mobilny pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Świadczenie pracy polega więc w tym przypadku na przemieszczaniu się, bez którego nie byłoby możliwe wykonanie pozostałych zadań służbowych zleconych przez pracodawcę:

Jak czytamy w wyroku, czasem pracy pracownika wykonującego obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego niezbędne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na przejazdy, w czasie których przejazdów pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, a świadczenie pracy polega na samym przemieszczaniu się, bez którego nie byłoby możliwe wykonanie podstawowych zadań pracowniczych. Z tego punktu widzenia jest więc obojętne, jakim środkiem transportu pracownik się przemieszcza (własnym, dostarczonym przez pracodawcę, czy też publicznym), jak również czym się zajmuje w czasie przejazdu (prowadzi samochód, świadczy pracę możliwą do wykonania w czasie przejazdu, czy odpoczywa).

Zdaniem Sądu, bez znaczenia pozostaje fakt, jakim środkiem transportu przemieszcza się pracownik oraz to, jak ten czas spędza. W przypadku pracowników mobilnych warto również zadbać o wewnętrzne regulacje w zakresie kontrolowania i ewidencjowania czasu pracy. Pracownik mobilny rozpoczyna pracę w chwilą wyruszenia z miejsca zamieszkania, hotelu lub siedziby pracodawcy do pierwszego punktu wykonywania pracy, zaś kończy ją w chwili powrotu do jednego z wyżej wymienionych miejsc, określonych w obowiązujących pracownika regulacjach.

News 5: Ustawa o ekonomii społecznej, czyli uregulowanie działalności przedsiębiorstw społecznych

Jednym z kamieni milowych Krajowego Planu Odbudowy jest przyjęcie do polskiego porządku prawnego ustawy o ekonomii społecznej. Przypomnijmy, że ustawa została przyjęta przez Sejm 7 lipca 2022 r. Jej celem jest wspieranie osób zagrożonych wykluczeniem poprzez tworzenie miejsc pracy w przedsiębiorstwach społecznych. Ustawodawca definiuje osoby wykluczone m.in. jako osoby niepełnosprawne, bezrobotnych, byłych więźniów oraz cudzoziemców. Osoby wykluczone mają stanowić co najmniej 30% zatrudnionych. Ustawowym wymogiem jest również to, by przedsiębiorstwo społeczne zatrudniało co najmniej trzy osoby na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę, w wymiarze co najmniej pół etatu.

Szybkie przyjęcie ustawy jest konieczne ze względu na potrzebę spełnienia wymogów Krajowego Planu Odbudowy, od czego uzależnione jest otrzymanie środków unijnych. Osoby zawodowo związane z obszarem zasobów ludzkich powinny mieć nowe regulacje na uwadze ze względu na to, że przedsiębiorstwa społeczne będą ustawowo wspierane przez instytucje państwowe poprzez m.in. dotacje na utworzenie stanowisk pracy, finansowanie kosztów wynagrodzeń, dofinansowanie pracowników skierowanych do pracy przez powiatowe urzędy pracy, czy też możliwość obniżenia wpłat na PFRON.

News 6: Pracodawcy oczekują pakietu antyinflacyjnego

Jak informowałam w HR Detektywie pod koniec maja, w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej trwają prace nad ustaleniem propozycji wynagrodzenia minimalnego na 2023 rok. Zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, Rada Ministrów, w terminie do dnia 15 czerwca każdego roku, musi przedstawić Radzie Dialogu Społecznego m.in. propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia oraz propozycję wysokości minimalnej stawki godzinowej w roku następnym, zaś w terminie 30 dni od dnia otrzymania propozycji Rada Dialogu Społecznego uzgadnia wysokość minimalnego wynagrodzenia oraz ustala wysokość minimalnej stawki godzinowej. Do 14 lipca Rada miała czas na wypracowanie stanowiska w sprawie wzrostu minimalnego wynagrodzenia, jednak nie udało się osiągnąć konsensusu, w związku z czym wysokości minimalnego wynagrodzenia i stawki godzinowej na 2023 rok ustali Rada Ministrów w drodze rozporządzenia w terminie do 15 września bieżącego roku. Jak wiemy z zapowiedzi rządu, minimalne wynagrodzenie ma wzrosnąć:

• od 1 stycznia 2023 r. do kwoty 3 383 zł
• od 1 lipca 2023 r. do kwoty 3 450 zł.

Minimalna stawka godzina proponowana przez rząd wzrośnie:

• od stycznia do kwoty 22,10 zł
• od 1 lipca 2023 r. do kwoty 22,50 zł.

Wzrost wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej ma odpowiadać planowanemu wskaźnikowi inflacji, czyli 7,8%.

Przedstawiciele pracodawców biorący udział w Radzie, choć popierają propozycje rządu, w kontekście zagrożenia zaporową, niekontrolowaną przez NBP inflacją oraz presją płacową, wyrazili oczekiwanie przedstawienia przez rząd pakietu antyinflacyjnego, czyli działań, które wspierać będą gospodarkę w czasie spowolnienia gospodarczego.

News 7: Krytyka pracodawcy to nie powód do dyscyplinarki

31 maja bieżącego roku Sąd Rejonowy w Puławach wydał wyrok w sprawie zwolnienia dyscyplinarnego pracownika, któremu pracodawca zarzucił ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych polegające na rozpowszechnianiu nieprawdziwych informacji na temat zarówno pracodawcy, jak i współpracowników. Według pracodawcy, pracownik miał podważać jakość wykonanych prac w obecności klientów.

Sąd wskazał, że rozwiązanie umowy o pracę na mocy art. 52 Kodeksu pracy stanowi najbardziej dotkliwą sankcję, a to oznacza, że powinna ona być stosowana jedynie w wyjątkowych okolicznościach i z ostrożnością. W toku postępowania wykazano, że nie doszło do bezpodstawnej krytyki, a do sporadycznego wyrażania przemyśleń z współpracownikami i inwestorami, co do braku właściwego sprzętu, czy też niskiej jakości prac. Żadne z tych działań nie wpłynęło znacząco na wizerunek przedsiębiorstwa, zaś pracodawca nie poniósł z tego tytułu realnej szkody. W zakresie winy pracownika nie udowodniono złej woli lub rażącego niedbalstwa.

Jak czytamy w uzasadnieniu wyroku, zachowanie pracownika polegające na otwartym, krytycznym wyrażaniu przez niego w obecności inwestorów jego zdania na temat organizacji pracy w pozwanej spółce, jakości wykonywanych pracy było zachowaniem nagannym, ale też nie nosiło znamion ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.

Wniosek dla działów kadrowo-płacowych płynie z tego taki, że otwarte i krytyczne wyrażanie opinii na temat organizacji pracy czy też pracodawcy ogólnie, nie nosi znamion ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, a co za tym idzie, nie stanowi podstawy do wymierzenia najsurowszej, kodeksowej kary, jaką jest wypowiedzenie umowy w trybie art. 52 Kp. Sąd wskazał, że pracodawca mógł w tym przypadku zastosować instytucję wypowiedzenia umowy o pracę z adekwatnym okresem wypowiedzenia.

Polecam lekturę tego wyroku wszystkim osobom zainteresowanym zawodowo tematyką prawa pracy. Jest to niezwykle pouczające źródło wiedzy na temat istoty zastosowania najbardziej drastycznego sposobu rozwiązania stosunku pracy. Link do pełnej treści wyroku znajdziesz na moim blogu WWW HR na Szpilkach PL

News SPECJALNY: Jednolity kontrakt pracy

Wracamy do Krajowego Planu Odbudowy, czyli KPO, z którego dowiadujemy się, że rząd jest zobowiązany do zweryfikowania możliwości wprowadzenia bardzo ciekawej instytucji, czyli jednolitego kontraktu pracy. Proces ten wymagał będzie konsultacji z partnerem społecznym, a na bazie poczynionych ustaleń rząd zobligowany będzie do wdrożenia do porządku prawnego adekwatnej konstrukcji prawnej.

Jak wiemy, zmiany w prawie pracy będące konsekwencją przeniesienia na polski grunt unijnych dyrektyw, bezwzględnie chronią interes pracownika. Co więcej, ingerują w dotychczasowe przepisy krajowe, gdyż zrównują ochronę pracowników zatrudnionych na podstawie umów terminowych z zatrudnionymi na podstawie umów na czas nieokreślony.

Jednolity kontrakt pracy jest unijną odpowiedzią na tzw. umowy śmieciowe. Jego założenia polegają na tym, że zatrudnionym przysługuje jeden typ umowy, zaś uprawnienia z tego kontraktu wynikające, nabywane są stopniowo. JKP wyparłby umowy cywilnoprawne oraz JDG, a wszystkie osoby świadczące pracę na podstawie wymienionych form zatrudnienia, traktowane byłyby identycznie, w sposób rozumiany jako obowiązkowe podleganie pod ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz ochronę przed wypowiedzeniem, zależną od stażu pracy.

Już w maju 2021 roku Jarosław Kaczyński zapowiadał, żę rząd będzie dążyć do zniesienia umów śmieciowych, które według założeń, miały być od razu oskładkowane. Rząd dążył do tego, aby w krótkim czasie powstał jeden model kontraktu pracy.

Mechanizm jednolitego kontraktu pracy stanowi element Krajowego Programu Reform na lata 2022/2023 przyjętego przez Radę Ministrów 26 kwietnia tego roku.

Jak czytamy w Krajowym Programie Reform, planowane jest przeprowadzenie (...) badania potencjalnej roli jednolitej umowy o pracę w celu zwiększenia elastyczności i bezpieczeństwa na polskim rynku pracy.

Publikacja badania dotyczącego jednolitej umowy o pracę planowana jest na IV kwartał 2022 r.

Przedstawiciele pracodawców wskazują, że punktem wyjścia do wprowadzenia jednolitych zasad zatrudnienia powinno być ujednolicenie zasad opłacania składek ZUS i podatków, czyli powraca tutaj koncepcja tzw. jednej daniny.