Nasze DNA to usprawnianie procesów biznesowych – rozmowa z BÉLA KAKUK, CEO, Partner w BPiON
Jesteśmy tu po to, by wnieść innowacyjne podejście do zarządzania procesami biznesowymi napędzanymi przez technologię. Tak brzmi misja firmy BPiON. Czym zajmuje się Business Process InnovatiON (BPiON) w skali regionalnej?
Béla Kakuk, CEO, Partner w BPiON: Naszą misją jest usprawnienie procesów biznesowych. Mimo iż jesteśmy firmą świadczącą usługi outsourcingu księgowości oraz kadr i płac, nasze DNA to usprawnianie procesów. Z pewnością nie jest zaskoczeniem fakt, że wiele projektów z branży finansowej w Europie Środkowej i Wschodniej – w szczególności outsourcing – powstało w wyniku optymalizacji kosztów. Zawsze zastanawialiśmy się, jakie rozwiązania procesowe i technologiczne wdrożylibyśmy bez ograniczeń korporacyjnych.
Tak powstał BPiON. Najpierw zaczęliśmy od inwestycji w ludzi, tak, aby mieć najlepszych specjalistów na pokładzie, aby stworzyć zdrową społeczność o różnych kompetencjach, która może zaoferować naszym klientom wiele nowych rozwiązań. Niezwykle ważne jest, aby podkreślić kompetencje naszych kolegów, ponieważ w niepewnych czasach – jak to ma miejsce obecnie – jest to jedyny sposób na stworzenie czegoś nowego. Widzimy, że firmy są bardziej otwarte na outsourcing, a podczas procesu wyboru, także czynniki inne niż koszty, mają coraz większe znaczenie, m.in. ciągłość biznesowa, poufność danych czy zmniejszenie zależności od technologii.
Ponieważ BPiON został stworzony z myślą o zaspokojeniu tych złożonych potrzeb w skali regionalnej, zawsze z radością tworzymy rozwiązania dostosowane do potrzeb klientów. Głównym pytaniem pozostaje, czy można oferować kompleksowe, złożone rozwiązania ciągle konkurując? Osiągnięcie pewnego efektu skali jest niezbędne, a BPiON właśnie przekroczył rozmiary, w których realizacja większych projektów regionalnych przynosi solidny zwrot.
Czy zespół pracuje na Węgrzech i w Polsce? Jesteście na rynku polskim od dwóch lat. Skąd ten wybór?
Jesteśmy w Polsce od 2018 r., ale pracę na pełnych obrotach rozpoczęliśmy dopiero we wrześniu 2019 r. BPiON został powołany do życia jako firma regionalna i wszystkie nasze procedury są rozwijane, aby osiągnąć ten cel. Obecność w Polsce była celem strategicznym ze względu na wielkość i dojrzałość rynku, a ponadto ze względu na fakt, że Warszawa jest regionalnym centrum większości transakcji outsourcingowych w Europie Środkowo-Wschodniej. Chcieliśmy być jak najbliżej decydentów, aby dać się poznać jako rzetelny partner.
Z drugiej strony wiemy także, że na zaufanie pracują ludzie, a nie marki, dlatego przedłużyliśmy „wielkie otwarcie" do momentu, gdy byliśmy pewni, że mamy odpowiednią osobę na pokładzie, którą okazał się Rafał Nadolny. Rafał nie tylko posiada doświadczenie w pracy z globalnymi korporacjami, ale ma również ducha przedsiębiorczości, niezbędnego do tego, aby dobrze wpasować się w naszą kulturę. Jego postawa i otwartość były niezbędne, abyśmy zrozumieli specyfikę polskiego rynku, co skutkuje obecnie choćby możliwością dostarczania szybkich i dodających wartość rozwiązań dla wyzwań, które przyniosła era COVID-19.
Jesteście członkiem GGI, największego na świecie stowarzyszenia niezależnych firm doradczych, księgowych i prawniczych. Co to oznacza w praktyce dla Was i Waszych klientów?
BPiON został stworzony, aby działać regionalnie. Mieliśmy niesamowitych lokalnych partnerów w regionie Europy Środkowo-Wschodniej, ale obecnie gra poza granicami kraju ojczystego praktycznie nie posiada ograniczeń geograficznych. Jeśli chcesz być prawdziwą firmą regionalną, musisz być gotowy do realizacji usług, bez względu na obszar działania. Aby rozszerzyć nasz regionalny potencjał, chcieliśmy dołączyć do większej sieci. To był przypadek, że znaleźliśmy GGI, jedną z największych sieci finansowych (szóstą globalnie, www.ggi.com) – po prostu mieliśmy szczęście.
Jaka jest szansa, że w największej światowej sieci finansowej brakuje węgierskiego partnera księgowo-płacowego, w oczach którego polski rynek ma potencjał, a dodatkowo jego kultura korporacyjna jest idealnie dopasowana? Wiele osób uważa, że wstąpienie do globalnej sieci ogranicza się do płacenia składki członkowskiej i dzielenie się poleceniami, ale społeczność GGI jest zupełnie inna.
Po pierwsze, sam prezes, pan Claudio Cocca, przeprowadził osobiście badanie naszej firmy, szukając odpowiedzi na pytanie „dlaczego", a nie tylko kontrolując nasze zasady postępowania, czy polityki ochrony danych. Jego zaufanie i wsparcie były głównymi czynnikami, z powodu których uznaliśmy, że GGI jest dobrym sojusznikiem dla BPiON. Chodzi tu też o ludzi. Co to oznacza dla klientów? Na całym świecie mogą liczyć na tę samą postawę pracowników i poziom obsługi, jakiego doświadczyli w BPiON w Polsce i na Węgrzech. Dodatkowo, jeśli to potrzebne, BPiON świadczy usługi regionalnej koordynacji projektów, aby wyeliminować różnice organizacyjne.
W jakich kolorach widzisz przyszłość BPO?
Jestem optymistą i wciąż widzę wiele możliwości w przyszłości. Outsourcing zawsze był bardziej popularny w krajach Europy Zachodniej niż w Europie Środkowej i Wschodniej. Wynika to m.in. z faktu, że wiele firm w Europie Środkowo-Wschodniej uważało, iż outsourcing wewnętrznych procedur to koszt i pomijało inne płynące z niego korzyści. Jeżeli porównamy nasze ceny z kosztami wewnętrznymi, jedynym sposobem na osiągnięcie sukcesu jest bycie bardziej efektywnym niż sam klient stosujący wewnętrzne procedury i technologie. Chcąc osiągnąć tę efektywność, musieliśmy być bardziej zaawansowani technologicznie. Jednak wielu klientów zwyczajnie nie było przygotowanych na tę ewolucję.
Pierwszym odczuwalnym skutkiem COVID-19 jest to, że firmy są zmuszone do zmian technologicznych i muszą do nich doprowadzić stosunkowo szybko. Z drugiej strony, ta zwiększona potrzeba rewolucji technologicznej występuje przy równoczesnym obniżeniu budżetów, więc na pewno nie jest to łatwe zadanie. Dostęp do już istniejącego i niezawodnego systemu poprzez outsourcing może przynieść klientom szybkie rezultaty. Żaden system nie jest idealny, zwłaszcza w ciągle zmieniającym się środowisku technologicznym, ale większość firm może przekuć swoje porażki, testy i błędy w solidne rozwiązania w obszarze technologii.
Od kilku miesięcy żyjemy i pracujemy w pandemii COVID-19. Jaki jest wpływ pandemii na sektor BPO w Polsce?
Wierzę, że Polska była i jest gotowa na przyspieszenie zmian technologicznych, aby sprostać wyzwaniom, jakie stworzył COVID-19. Rozważaliśmy efekty i możliwości na rynku z naszym zaufanym partnerem, Violettą Małek z Gekko advisoryNOW (GAN). GAN niedawno przeprowadził badanie na ten temat, dzięki czemu posiada szeroki wgląd w trendy rynkowe.
Choć sam kryzys COVID-19 nie jest czymś korzystnym, to jednak dał organizacjom BPO w Polsce duże możliwości udowodnienia, że outsourcing jest tu obecny na stałe i jest znacznie bardziej atrakcyjny w porównaniu z niektórymi lokalizacjami off-shore. Firmy BPO z siedzibą w Polsce zapewniły ciągłość działania i nieprzerwane wsparcie dla swoich klientów, zarówno na poziomie lokalnym, jak i globalnym. Wysoki poziom zaawansowania technologicznego, dojrzałość operacyjna, kompetencje menedżerskie i w pełni zdalna formuła pracy, to główne cechy i czynniki sukcesu organizacji sektora usług biznesowych w Polsce. W badaniu przeprowadzonym przez Gekko advisoryNOW (GAN) wśród menedżerów BSS – prawie 60% respondentów uważa, że w najbliższych latach outsourcing stanie się preferowanym rozwiązaniem. 56% jest zadowolonych ze znacznie szybszego wdrażania rozwiązań RPA, a 44% jest gotowych na przeprojektowanie obecnych modeli operacyjnych tak, aby stały się one odporne, sprawne i elastyczne. Interesująca jest również gotowość przebadanych 44% menedżerów do włączenia do portfolio produktów BPO znacznie bardziej złożonych procesów. Ponadto oczekuje się, że Polska stanie się jeszcze bardziej atrakcyjną lokalizacją, w porównaniu z bardziej ryzykownymi kierunkami zagranicznymi (prawie 60% odpowiedziało jako wysoce prawdopodobne). Wszyscy ankietowani zgodzili się, że Polska i niektóre kraje regionu Europy Środkowo-Wschodniej zyskają wielki potencjał do przyciągania nowych inwestorów, zarówno do zakładania nowych centrów BPO, jak i przenoszenia działalności z mniej wiarygodnych, jeśli chodzi o ciągłość działania, lokalizacji na całym świecie.
Przy podejmowaniu decyzji o outsourcingu nadszedł czas, aby przedsiębiorcy rozważyli zrównoważone podejście „koszt-efektywność-ciągłość", a nie tylko kwestię kosztów. Kryzys prawdopodobnie będzie miał znaczący wpływ na przyspieszenie rozwoju sektora usług biznesowych w Polsce; 25% oczekuje, że w ciągu najbliższych 5 lat sektor ten wzrośnie średnio o ponad 10%, podczas gdy 63% badanych oczekuje wzrostu w granicach 5%-10%. Nikt nie przewiduje spadku – powiedziała Violetta Małek, Partner Zarządzający Gekko AdvisoryNOW(GAN).
Co z sytuacją na Węgrzech?
Rozmiar ma znaczenie... Spójrzmy prawdzie w oczy, Węgry są 4 razy mniejsze od Polski, a budżety na zmiany technologiczne mają znaczenie, jeśli rozmawiamy o wielkości. Decyzje dotyczące projektów węgierskich – zwłaszcza technologicznych – były w wielu przypadkach podejmowane na wyższym poziomie regionalnym, dlatego niemożliwe było odpowiednie wyeksponowanie lokalnych potrzeb. Z drugiej strony, czas jest czynnikiem decydującym o sukcesie, a kiedy na poziomie regionalnym powstaje zobowiązanie do dokonania pewnych zmian, Węgry – i małe kraje – mogą zostać wielkimi projektami pilotażowymi.
Pozwolę sobie przytoczyć jeden przykład: na Węgrzech wszystkie drobne kasy fiskalne są bezpośrednio połączone z urzędem skarbowym, a od 1 lipca 2020 r. wszystkie faktury sprzedaży muszą być przekazywane drogą elektroniczną również do urzędu skarbowego po ich wystawieniu. System został przetestowany w mniejszym zakresie i chociaż podkreślono jedynie jego pozytywny wpływ na przejrzystość płacenia podatków, łatwo jest zdać sobie sprawę, że może to być sposób na przyszłą administrację podatkową. System może zostać w przyszłości zakupiony przez urzędy skarbowe innych krajów i nie byłbym zdziwiony, gdyby wzrosło zainteresowanie tym rozwiązaniem.
Jeśli spojrzymy na krajobraz SSC, Węgry razem z Budapesztem i jego bogatym wachlarzem centrów SSC mogą być również wygranym w tej przemodelowanej rzeczywistości. Jeśli koszty staną się drugorzędnym kryterium, a wyprzedzą je zarządzanie ryzykiem i jakość usług, to takie huby, jak węgierska stolica, gdzie właśnie te wartości są realizowane i eksponowane, mogą tylko zyskać.
Możemy zaobserwować fajerwerki w postaci krótkoterminowych dotacji rządowych, ale nie wiemy, czy niektóre z tych doświadczeń mogą pozostać na stałe w systemie podatkowym. Węgry są dobrze znane ze swojego wyjątkowo niskiego podatku dochodowego od osób prawnych w wysokości 9% oraz z ogromnej pracy na rzecz uproszczenia procedur administracji podatkowej. Jeżeli przedsiębiorstwa będą w większym stopniu korzystać z technologii cyfrowej, te cechy systemu podatkowego mogą być jeszcze bardziej atrakcyjne dla inwestorów.
COVID-19 z pewnością nie jest pierwszym czarnym łabędziem – choć pierwszym, który jest tak wyraźnie dostrzegalny w skali globalnej. Niestety, prawdopodobnie nie ostatnim. Jak powinniśmy przygotować się na przyszłe możliwe kryzysy, aby wyjść z nich obronną ręką?
Wszyscy wiemy, że niedługo ponownie pojawimy się w naszych biurach, jednak świat będzie się znacznie różnił od dotychczasowego. Świat nauczył się korzystać z narzędzi wspomagających pracę zdalną, jednak nie równa się to byciu cyfrowym. Firmy musiały inwestować, aby wzmocnić swoje organizacje w zakresie zaawansowanych cyfrowo rozwiązań. Dostępnych jest wiele wysoce zaawansowanych narzędzi, jednak jest to raczej kwestia zaangażowania na poziomie decyzyjnym i ogromnej zmiany kulturowej dla całej organizacji. Pytaniem jest, czy ludzie i organizacje odniosą sukces podczas tej transformacji kulturowej i jak mogą wykorzystać korzyści płynące z tej zmiany w swoim życiu osobistym.
Cyfrowa edukacja jest tylko jednym z oczywistych przykładów, ale nie brakuje innych, jak choćby sposób, w jaki prowadzimy bankowość, jakie są funkcje biur fizycznych i jak wypełniamy obowiązki podatkowe. COVID-19 zainicjował przejście do tego cyfrowo rozwiniętego świata, ale obecnie to na nas spoczywa odpowiedzialność za tworzenie zrównoważonego rozwoju, a także za to, czy powrócimy do naszych starych zwyczajów.
