Nowa wersja faktury ustrukturyzowanej
Ministerstwo Finansów opublikowało zaktualizowaną wersję wzoru elektronicznej faktury ustrukturyzowanej, zgodną z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Choć prace legislacyjne nad jego wprowadzeniem wciąż trwają, resort zachęca przedsiębiorców, aby już dziś zapoznali się z dobrowolną wersją KSeF i zaczęli testować działanie nowego systemu.
Krajowy System e-Faktur ma zacząć w Polsce działać od dnia 1 lipca 2024 r. Aby ułatwić przedsiębiorcom przygotowanie się do obowiązku wystawiania faktur elektronicznych, Ministerstwo Finansów już w styczniu ubiegłego roku udostępniło dobrowolną wersję produkcyjną KSeF. Można się do niej zalogować korzystając z danych uwierzytelniających zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm i posiadając niezbędne uprawnienia. Faktury wystawione w środowisku produkcyjnym KSeF trafiają do obiegu prawnego.
Zgodnie z danymi Ministerstwa Finansów, od 1 stycznia do połowy maja 2023 r. w środowisku produkcyjnym KSeF odnotowano ponad 319 tys. uwierzytelnień. Dużo większą popularnością cieszy się wersja testowa systemu, z której w podobnym okresie (1 stycznia - 30 kwietnia 2023 r.) skorzystano ponad 17 mln razy. Udział w testach nie wymaga oficjalnego zgłoszenia, a wystawione w ramach prób faktury nie rodzą konsekwencji prawnych i są po pewnym czasie usuwane. Dzięki testowej wersji KSeF można poznać zasady działania systemu i wstępnie przystosować wykorzystywane oprogramowanie księgowe do jego obsługi.
Ministerstwo Finansów namawia przedsiębiorców do zapoznania się z KSeF, a jedną z zachęt ma być najnowsza wersja wzoru struktury logicznej e-faktury, którą 29 czerwca opublikowano na platformie ePUAP.
Dwie wersje faktur w okresie przejściowym
Elektroniczna faktura zgodna z KSeF (tzw. faktura ustrukturyzowana) jest dokumentem elektronicznym zapisanym w formacie xml i zbudowanym wg schematu, który pozwala m.in. na przetwarzanie takich informacji, jak: data sprzedaży, data wystawienia faktury czy kwota należności.
Najnowsza wersja faktury ustrukturyzowanej nosi oznaczenie FA(2) i zastąpi obowiązujący wcześniej wzór FA(1). Środowisko testowe zgodne z nowym standardem dokumentu ma zostać udostępnione jeszcze w lipcu, a 1 września br. faktura FA(2) powinna zacząć działać także w wersji produkcyjnej KSeF. Równocześnie Ministerstwo Finansów poinformowało, że w lipcu i sierpniu testowa wersja systemu obsługiwać będzie obie ww. wersje struktur logicznych.
Testy rozwieją wątpliwości
Pojawienie się nowego wzoru faktury ustrukturyzowanej to dobra okazja, aby choć trochę zmniejszyć obawy związane z obowiązkiem wystawiania faktur elektronicznych. Jak wynika ze zrealizowanego przez Unifiedpost Group badania KSeF. Fakty. Obawy. Wątpliwości, ponad 40 proc. księgowych boi się, że system nie będzie funkcjonował prawidłowo. Rozwianiu podobnych obaw służyć ma środowisko testowe KSeF.
Wcześniejsze poznanie zasad działania Krajowego Systemu e-Faktur leży w najlepszym interesie każdego przedsiębiorcy i księgowego. Udostępnione przez Ministerstwo Finansów środowisko testowe KSeF pozwala lepiej zrozumieć, czym jest faktura ustrukturyzowana i w jaki sposób należy ją wystawiać. Warto z tej możliwości skorzystać, zwłaszcza, że jest ona darmowa i nie wymaga wielu formalności. Co jednak najważniejsze, faktury wystawione w środowisku testowym nie są dokumentami księgowymi w rozumieniu Ustawy o podatku od towarów i usług, więc nawet, jeśli popełnimy jakikolwiek błąd, nie przyniesie to żadnych negatywnych konsekwencji - komentuje Krzysztof Pulkiewicz, Country Manager Unifiedpost Group, odpowiedzialny za rozwój platformy Banqup w Polsce.
Dodatkową korzyścią płynącą z testów KSeF jest również szansa na sprawdzenie, czy wykorzystywane oprogramowanie księgowe zapewnia pełną zgodność z nowym systemem. Jeśli tak nie jest, można wystarczająco wcześniej wdrożyć w firmie rozwiązania umożliwiające współpracującę z KSeF przy pomocy interfejsu API. Warto też rozważyć wykorzystanie aplikacji zapewniających dodatkowe funkcje, jak np. dodanie numeru KSeF w zleceniu przelewu czy powiązanie płatności z fakturą po stronie odbiorcy - dodaje Krzysztof Pulkiewicz.
Prace nad przepisami dotyczącymi KSeF prowadzone są aktualnie w Senacie. System ma się stać obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT 1 lipca 2024 r. Pół roku później mają nim zostać objęci także podatnicy zwolnieni z VAT.
Adam Nietresta
