Wiadomości

Nowe strategie biurowe

2 893

Według CBRE, największej na świecie firmy doradczej w sektorze nieruchomości komercyjnych, wykorzystanie stanowisk pracy w tradycyjnie zaaranżowanych biurach rzadko kiedy przekracza 70%. Wskaźnik ten waha się w zależności od branży i specjalizacji biura. Największą frekwencję, sięgającą 70%, odnotowuje się we wtorki po południu, natomiast w piątki po przerwie obiadowej spada ona do 30 – 35%. Oznacza to, że nawet kiedy w biurze panuje największy ruch, aż trzy na dziesięć stanowisk pracy nie jest wykorzystywanych. W wyniku upowszechnienia technologii internetowych i mobilnych w zglobalizowanych gospodarkach opartych na wiedzy, można pracować w dowolnym miejscu i o dowolnej porze. Chociaż pracownicy nadal przychodzą do biura na spotkania, konsultacje czy w celu wykonywania rutynowych czynności, w wielu branżach codzienna obecność w biurze przestała być koniecznością.

Jonathan Steer, dyrektor, Dział Doradztwa Budowlanego, CBRE w Polsce.„Zjawiska te pociągają za sobą istotne konsekwencje z punktu widzenia najemców powierzchni biurowych. Coraz częściej szukają oni biur pozwalających na elastyczne aranżacje umożliwiające znaczne oszczędności. Najemcy biorą też pod uwagę łatwość dojazdu komunikacją miejską, jak i prywatnym samochodem. Coraz więcej firm, zwłaszcza międzynarodowych korporacji, zaczyna doceniać korzyści związane ze zmniejszeniem powierzchni najmu i obniżeniem kosztów, które można osiągnąć dzięki zastosowaniu innowacyjnej strategii miejsca pracy uwzględniającej nowy styl pracy. Obniżenie kosztów najmu może sięgać 20%” – mówi Jonathan Steer, dyrektor, Dział Doradztwa Budowlanego, CBRE w Polsce.

Dział Doradztwa Budowlanego CBRE zapewnia najemcom i właścicielom nieruchomości biurowych doradztwo techniczne i funkcjonalne oraz consulting w zakresie optymalnej aranżacji powierzchni biurowych. W oparciu o rozległą wiedzę konsultantów z zakresu budownictwa, technologii oraz strategii biurowych, CBRE oferuje innowacyjne koncepcje biurowe, dzięki którym powstają inspirujące środowiska pracy.

PUSTE BIURKA NIE PRACUJĄ NA SIEBIE

„W czasach kiedy firmy zarówno w Polsce jak i na świecie dążą do obniżania kosztów, łączenie jednostek operacyjnych oraz oszczędzanie na kosztach nieruchomości pomaga osiągnąć lepszy wynik finansowy. Dlatego firmy często sięgają po nowe strategie biurowe. Mówiąc najprościej: mniejsze biuro oznacza niższe koszty. Dodatkowo, właśnie teraz renegocjacji poddawanych jest wiele umów najmu, które podpisywane były pięć lat temu, podczas tzw. „górki” na rynku. Stwarza to idealne warunki, aby firmy przemyślały swoją strategię w zakresie rozplanowania miejsc pracy oraz zapotrzebowaniem na powierzchnię biurową” – dodaje Jonathan Steer.

Dlaczego?

Efektywność jest najważniejszym powodem, dla którego firmy biorą pod uwagę zastosowanie nowej strategii miejsca pracy. Nowoczesne biura są elastyczne i łatwo dają się przystosować do przyszłych potrzeb, co oznacza mniej przeprowadzek. Tzw. aranżacja typu “innovative office” wpływa korzystnie na współpracę pomiędzy poszczególnymi działami i pracownikami. Jest też postrzegana jako atrakcyjna przez nowe pokolenia pracowników, którzy coraz częściej cenią sobie swobodną, nieformalną atmosferę w miejscu pracy oraz nowoczesny design. Takie podejście pomaga także w kreowaniu wizerunku firmy oraz budowaniu wyróżniającej się marki.

PUSTE BIURKA NIE PRACUJĄ NA SIEBIEPUSTE BIURKA NIE PRACUJĄ NA SIEBIE

Jak?

Metodologia opracowania strategii miejsca pracy jest uniwersalna, choć rozwiązania są za każdym razem inne. Fundamentalnym etapem opracowania strategii jest szczegółowa analiza sytuacji najemcy, czyli seria dogłębnych wywiadów z przedstawicielami klienta. Omawiane są m.in. kultura organizacyjna, procesy biznesowe, wizja przyszłości oraz mobilność. Następnym etapem jest obserwacja i pomiary przeprowadzane w celu ustalenia np. o jakich porach do biura przychodzi najwięcej i najmniej osób, jakie są zasady współpracy pomiędzy departamentami, jak wyglądają zebrania, spotkania, przerwy oraz pozostałe zmienne. Następnie formułowane są założenia określające m.in. kto pracuje na zasadzie nienormowanego czasu pracy, jakie departamenty powinny zostać umiejscowione w określonych strefach biura, które działy regularnie współpracują ze sobą oraz jakie mogą być ewentualne wyjątki.

Co?

Obrana strategia często zakłada zmniejszenie liczby stanowisk pracy, nawet o 30%, dzięki np. wykorzystywaniu jednego biurka przez więcej osób, pracę projektową oraz wyposażenie stanowiska w najnowsze technologie. Aby zastąpić system, w ramach którego każdy pracownik ma własne biurko, w biurach urządza się więcej sal do spotkań, co umożliwia pracę w niewielkich zespołach oraz więcej wspólnych przestrzeni sprzyjających spontanicznym kontaktom i nieformalnym spotkaniom. Wynikiem takich zmian są często lepsza współpraca, nowatorskie pomysły i innowacyjne rozwiązania wynikające ze swobodnej wymiany myśli i złamania rutyny. W biurach powstają też dodatkowe przestrzenie przeznaczone do cichej pracy, a także strefy relaksu.

PUSTE BIURKA NIE PRACUJĄ NA SIEBIE

Wspólne i „gorące” biurka

W systemie wspólnych biurek pracownicy siadają przy wolnych biurkach w wyznaczonych strefach biura, w zależności od tego, w jakim dziale pracują. Działy najczęściej ze sobą współpracujące zlokalizowane są blisko siebie, aby usprawnić przepływ informacji. Taka aranżacja biura pozwala szefom nadzorować pracę swoich zespołów, ale nawet oni niekoniecznie mają własne biurko. System „gorących” biurek idzie jeszcze dalej – w praktyce oznacza, że pracownicy siadają przy jakimkolwiek wolnym biurku, niezależnie od tego, gdzie ono stoi. Pozwala to na dalsze ograniczenie liczby stanowisk pracy, oznacza jednak, że pracownicy z różnych działów są rozproszeni po całym biurze, co może stanowić przeszkodę w komunikacji. Może to być dobre rozwiązanie np. w firmach, w których duża część pracowników często wychodzi na spotkania poza biurem lub pracuje z domu. W obydwu przypadkach biura wyposażone są w szafki, w których pracownicy przechowują swoje rzeczy.

Korzyści

W pierwszej chwili nowa strategia w miejscu pracy oznacza dla pracowników zaburzenie codziennej rutyny. Początkowo może to wywołać pewne napięcia, ale w dłuższym okresie daje wyniki w postaci większego dynamizmu, lepszej komunikacji i współpracy oraz wzmożonej interakcji. Pracownicy poznają się nawzajem i częściej rozmawiają, w wyniku czego dochodzi do wymiany myśli oraz wiedzy. Własne biurko zastąpione zostaje środowiskiem pracy, w którym ludzie wykazują się większą aktywnością. System taki jest też bardziej przyjazny dla pracownika, umożliwia bowiem osiągnięcie większej równowagi pomiędzy pracą, a życiem prywatnym oraz daje im więcej odpowiedzialności, pewności siebie oraz swobody.

„Warunkiem powodzenia przy wprowadzenia nowej strategii miejsca pracy jest umiejętne zarządzanie zmianą. Zarówno kierownictwu firmy, jak i szeregowym pracownikom trzeba poświęcić czas i uwagę. Muszą oni wiedzieć, dlaczego została podjęta taka decyzja, jakie zmiany są planowane oraz jak wpłyną na osobistą sytuację każdego pracownika. Taki proces wymaga czasu i wysiłku, ale jest niezbędny. Trzeba precyzyjnie zaprojektować komunikację, jasno zaprezentować cele oraz przeprowadzić we właściwym czasie odpowiednie szkolenia” – mówi Wouter Oosting, starszy dyrektor, Dział Strategii Środowiska Pracy i Projektowania w CBRE w Holandii.

Coraz częściej powstające biura typu „innovative office” uznane zostały za jeden z trzech najważniejszych trendów na rynku nowoczesnych powierzchni biurowych. Przyczyną tego zjawiska jest przede wszystkim presja na obniżanie kosztów. Oprócz oszczędności w czynszu dzięki mniejszej powierzchni biurowej na pracownika, są też inne korzyści. Koszt aranżacji metra kwadratowego biura w tym systemie jest wyższy niż dla tradycyjnej przestrzeni biurowej. Jednak w trakcie eksploatacji biura ilość modyfikacji i przeprowadzek jest minimalna, a dzięki jego elastyczności w dłuższym terminie koszty związane z utrzymaniem biura są niższe. Wynajęta powierzchnia jest użytkowna bardziej intensywnie, zatem potrzeba jej mniej, a także mniej mebli, ogrzewania, klimatyzacji, itp.

Ireneusz Gawędziński, zastępca dyrektora, Dział Doradztwa Budowlanego, CBRE w Polsce.„Nawet jeżeli dana organizacja nie jest przekonana, że przyjęcie nowej strategii miejsca pracy jest jej potrzebne, może wykorzystać pewne elementy i rozwiązania, które przyczynią się do wzrostu efektywności. Wystarczy np. wprowadzenie w biurze większej ilości otwartych przestrzeni, zaaranżowanie atrakcyjnych przestrzeni wspólnych lub zainstalowanie większej ilości nowocześnie zaprojektowanych punktów, w których można sobie zrobić kawę. Nawet takie proste zabiegi mogą przyczynić się do zwiększenia interakcji w biurze oraz wzmożonej wymiany wiedzy i pomysłów. Także eksponowanie w budynku nawiązań do kultury korporacyjnej oraz wykorzystanie elementów identyfikacji korporacyjnej może wywołać w pracownikach poczucie dumy i przynależności. Dzięki temu będą mniej skłonni do odchodzenia do konkurencji, a także bardziej efektywni w pracy” – mówi Ireneusz Gawędziński, zastępca dyrektora, Dział Doradztwa Budowlanego, CBRE w Polsce.

CBRE sp. z o. o.