Nowe wyzwania dla open space

Coś straciliśmy, kiedy oddzielne pomieszczenia biurowe ustąpiły miejsca biurom na planie otwartym. Zaprojektowanie środowiska pracy, w którym pracownicy nie są bez przerwy odrywani od pracy, to duże wyzwanie na przyszłość.

Pomysł od samego początku wydawał się znakomity. Każdy skorzysta na biurze na planie otwartym: kreatywni pracownicy będą mogli swobodnie wymieniać się pomysłami, przełożeni będą mieć na oku swoich podwładnych, a osoby odpowiedzialne za finanse firmy chętnie zmieszczą większą liczbę pracowników na mniejszej przestrzeni.

Jest tylko jeden problem, a raczej dwa:

• Niektórym osobom trudno jest się w pełni skoncentrować na pracy, kiedy słyszą rozmawiających kolegów.
• Niektóre zadania w pracy wymagają pełnej koncentracji.

— Większość organizacji, z którymi współpracujemy, rozumie wartość współdziałania, ale niestety zapomina o korzyściach płynących z prywatności. Tak mocno skupiły się na myśleniu w kategoriach zespołowych, że straciły z oczu zalety prywatności — mówi Tim Oldman, dyrektor generalny firmy Leesman Index zajmującej się analizą miejsc pracy.

W gospodarce myśli wiedza nie jest już najważniejszym czynnikiem; chodzi raczej o jej rozumienie i łączenie ze sobą pozornie różnych pomysłów z nowymi koncepcjami i rozwiązaniami, które rzeczywiście mogą coś zmienić. Dialog, dzielenie się doświadczeniem i spotkania nadal będą odgrywać istotną rolę, ale większego znaczenia nabiorą koncentracja i środowiska pracy pozbawione czynników odwracających uwagę. A na to coraz trudniej znaleźć czas i miejsce, gdy w pobliżu bulgocze ekspres do kawy, szumi drukarka, trzaskają drzwi od toalety, głośno dzwoni telefon komórkowy, a ktoś dzieli się wrażeniami z sobotniej imprezy.

Wydajność, motywacja i poczucie dobrze wykonywanej pracy spadają, gdy zbyt wiele rzeczy rozprasza naszą uwagę. Większość ludzi przychodzi rano do pracy z zamiarem jak najlepszego wykonania swoich obowiązków. Badania pokazują, że nasze zadowolenie w dużym stopniu bierze się z poczucia dobrze wykonanej pracy. Pracy, która jest potrzebna i która buduje w nas przeświadczenie, że wysiłek przynosi korzyści. Jeśli pod koniec większości dni pracy mamy wrażenie, że nie spełniamy oczekiwań ani własnych, ani osób, które nas otaczają, nasza chęć do pracy maleje i obniża się poziom motywacji. Według znanego węgierskiego profesora psychologii, Mihály'ego Csíkszentmihályiego, każdy pracodawca powinien starać się pomóc swoim pracownikom w osiągnięciu stanu przepływu (flow). Stan taki następuje wówczas, gdy są całkowicie pochłonięci swoimi zadaniami i poświęcają się im całym sercem. To warunki sprzyjające rozwiązywaniu problemów i powstawaniu innowacyjnych pomysłów. Do tego większość ludzi potrzebuje jednak odrobiny ciszy i spokoju w pracy, struktury i jasno określonych celów.

Trudności w znalezieniu czasu na wykonanie zadań wymagających koncentracji nie biorą się jednak wyłącznie z otwartego charakteru biura. Powszechnym źródłem bodźców odrywających nas od pracy są także nowe technologie: przychodzące e-maile, powiadomienia na Facebooku, Twitterze, wiadomości tekstowe; jest po prostu bardzo wiele powodów, aby unikać tych zadań, które wymagają szczególnego skupienia. Amerykański coach zajmujący się rozwojem zawodowym, Phyllis Mufson, ostrzega, że wszystkie te elementy rozpraszające mogą łatwo nas wpędzić w niebezpieczną spiralę.

— Jeśli nie wyeliminuje się czynników rozpraszających w biurze, mogą one mieć poważny wpływ na zdolność koncentracji, prowadzić do złych decyzji i poważnych błędów. Jeśli coś odwraca twoją uwagę, jest ci trudniej się skupić, a to zwiększa stress, co oznacza, że jesteś mniej wydajny, a przez to jeszcze bardziej zestresowany — mówi Phyllis Mufson.

Jeśli chcemy zablokować rozpraszacze, musimy sami nad nimi zapanować.

— Rozpraszają nas nie tylko rzeczy negatywne. To może być także nagroda po dobrze wykonanym zadaniu. Ale jeśli od pracy odciąga cię Facebook, Twitter czy inne portale społecznościowe, to musisz zarezerwować na to czas, tak by móc działać proaktywnie, a nie reagować po fakcie. To ty musisz kontrolować sytuację, a nie ona ciebie — mówi Robert Epstein, badacz, psycholog i założyciel Cambridge Center for Behavioural Studies.

Pojedynczemu pracownikowi trudno jednak wpłynąć na fizyczne środowisko biura. Niektórzy próbują tworzyć swoją własną przestrzeń, słuchając muzyki przez słuchawki lub choćby używając zatyczek do uszu. W ten sposób pokazują również wszystkim naokoło, że chcą, by im nie przeszkadzano. Ale pracodawcy, którzy nie chcą, by ich pracownicy pracowali jedynie poza biurem lub szukali sobie innej pracy, powinni zastanowić się nad tym, jak zaprojektować biura przyszłości. Ian Weddell, dyrektor handlowy w Kinnarps UK, dostrzega rosnące zainteresowanie koncepcją określaną czasami jako 3C, collaboration, concentration, contemplation (współpraca, koncentracja, kontemplacja).

— To jasne, że stanowisko pracy w kształcie wieloosobowej ławki nie sprzyja wykonywaniu zadań wymagających dużej koncentracji. Duże znaczenie ma stworzenie przestrzeni, w której można się skupić — mówi Ian Weddell.

Kiedy Vasakronan, największa szwedzka spółka deweloperska, przeniosła swoją główną siedzibę w grudniu 2012 r., jej konwencjonalne biuro ustąpiło miejsca biuru opartemu na aktywności.

Przeprowadzka była czymś więcej niż tylko zmianą adresu i opisywano ją oficjalnie jako krok w przyszłość. Podstawowa koncepcja polegała na tym, że 120 pracowników firmy nie ma już indywidualnie przypisanych biurek: zamiast tego każdy codziennie szuka sobie przestrzeni do wykonywania obowiązków. Może to być sala konferencyjna, jedna z przestrzeni otwartych, ciche pomieszczenie, gdzie zabronione jest używanie telefonów komórkowych, czy kafeteria umieszczona centralnie niczym plac we włoskim miasteczku. Po rocznym doświadczeniu dyrektor generalny Vasakronan, Fredrik Wirdenius, opisuje tę zmianę jako lepszą niż można było sobie wyobrazić — a moje oczekiwania były naprawdę wysokie od samego początku.

Kinnarps Polska Sp. z o. o.