Open space - za? a może przeciw?

Żadne inne środowisko biurowe nie budzi tylu emocji co open space. Można się było przekonać o tym śledząc niedawną dyskusję, jaka rozgorzała na forum międzynarodowej organizacji RICS (The Royal Institution of Chartered Surveyors). Członkowie tej brytyjskiej instytucji, skupiającej tysiące specjalistów od rynku nieruchomości na całym świecie, rozprawiali o zaletach i wadach zastosowania otwartej przestrzeni w miejscu pracy. W tej debacie ścierały się różne argumenty; aspektom ekonomicznym pracodawców przeciwstawiano potrzeby społeczne pracowników. Skoro więc wśród samych znawców słychać tak różne głosy, temat wydaje się nie być prosty. Dlatego zasługuje on na solidną analizę. Zwłaszcza, że dyskusja ta zbiegła się z otwarciem siedziby Facebook Campus w Dolinie Krzemowej, będącej największym na świecie otwartym biurem.

Czy właściciel tego najpopularniejszego portalu społecznościowego może się mylić, przenosząc blisko 2,8 tys. swoich pracowników do jednego ogromnego i otwartego pomieszczenia? W tym szaleństwie jest jednak metoda, którą warto dostrzec. Paradoksalnie to właśnie Facebook, który według wielu współczesnych socjologów, nie jest miejscem budowania bliskich relacji społecznych, postawił na tworzenie ścisłych więzi w pracy. Od tego roku, na powierzchni 40 tys. m.kw. biura zaprojektowanego na planie otwartym, wspólnie ze sobą pracują analitycy, projektanci i inni specjaliści tworząc nowoczesne rozwiązania komunikacyjne, które są siłą napędową Facebooka.

Stara-nowa idea

A przecież z ideą otwartej przestrzeni biurowej mamy do czynienia od dawna. Wymusiły ją mechanizmy geopolityczne. Zapoczątkowany już w XVIII wieku proces zmian technologicznych, gospodarczych, społecznych i kulturalnych doprowadził ostatecznie najpierw do rewolucji przemysłowej w USA, a następnie - po II wojnie światowej - do dynamicznego rozwoju gospodarczego Europy Zachodniej. Rodząca się nowa rzeczywistość gospodarcza potrzebowała zmian w dotychczasowym podejściu do pracy. Rosnące zatrudnienie, będące odpowiedzią na potrzeby chłonnego rynku, wymagało nowej przestrzeni. Dlatego sukcesywnie biura przestawały być labiryntami korytarzy z małymi zamkniętymi pokojami, stając się przestronnymi halami wypełnionymi rzędami biurek, za którymi rzesze pracowników realizowało nowe zadania.

Ze swojego pierwotnego założenia, praca w otwartej przestrzeni miała ułatwiać komunikację i wymianę myśli między pracownikami, podnosić efektywność ich pracy, a w konsekwencji obniżać koszty pracodawców. Sama idea znanych nam dzisiaj otwartych biur narodziła się w głowach hamburskich architektów w latach 50. XX wieku. Niemcy, jako pierwsi stali się pomysłodawcami kompletnego rozwiązania nazywanego Bürolandschaft, czyli krajobrazu otwartej przestrzeni biurowej, które odpowiednio zaprojektowane i wyposażone miało stymulować pracowników wszystkich szczebli do wspólnej pracy twórczej w jednym przestronnym pomieszczeniu. Tak oto w duchu przedwojennego modernizmu powstało egalitarne, niehierarchiczne środowisko zawodowe, które swoim użytkownikom miało dawać poczucie ścisłej przynależności do struktury, zachęcać do aktywnej współpracy, jak i pomagać w codziennej komunikacji. I choć niemiecki rynek pracy odszedł ostatecznie od tej idei, praca w biurowym kolektywie dobrze przyjęła się za oceanem. Dziś w otwartych biurach pracuje blisko 70 procent Amerykanów.

Na początku tej fali zmian, wystarczającymi argumentami przemawiającymi za nowym podejściem do wykorzystania przestrzeni był wymiar praktyczny dla organizacji, łatwiejszy nadzór nad pracą, wreszcie niższe koszty. Dziś jest inaczej, bowiem to czynnik ludzki jest najdroższy, zatem oszczędzanie na biurze po prostu się nie opłaca.

Rewolucja biurowa dotarła także do Polski - na początku lat 90. - wraz z przybyciem wielu międzynarodowych korporacji. Pojawiła się nowa kultura pracy, nowe podejście do zarządzania, jak i zachodni styl pracy. Wkrótce, wydzielone boksem miejsce w otwartej przestrzeni, w którym pracujący sami aranżowali sobie swój własny świat, było obiektem pożądania każdego polskiego pracownika. To był synonim nowoczesności, dynamicznego rozwoju, początku nowej epoki, w której każdy szybko chciał się znaleźć. Z czasem także w Polsce moda na open space zmalała. W dotychczasowych ogromnych przestrzeniach zaczęły pojawiać się ścianki działowe; w innych miejscach szklane tafle niewidzialnie zaczynały bronić intymności wydzieranej z publicznej przestrzeni. Dziś rynek biur w Polsce jest nieporównywalny z tym, jaki był ponad 20 lat temu. Jeśli spojrzymy na analizy branży nieruchomości, to można spodziewać się, że już w przyszłym roku tylko w samej stolicy będzie dostępnych 5 mln m.kw powierzchni biurowych. To znacznie więcej niż potrzebują dziś firmy. I choć jest w czym wybierać, wybór wcale nie jest prosty. Przedsiębiorcy z pewnością będą jeszcze mogli liczyć na spadek cen najmu powierzchni biurowych. Jednak niższa cena biura nie rozwiąże wszystkich ich późniejszych problemów, jakie mogą stać za źle dobranym do stylu i potrzeb pracy miejscem.

Za? A może przeciw?

Główną przyczyną odwrotu od wielkich powierzchni w miejscach pracy stało się niezadowolenie samych pracowników, którzy coraz częściej narzekali na brak własnego miejsca czy panujący w pomieszczeniu tłok. Paradoksalnie to, co było ideą stworzenia wielkiej wspólnej przestrzeni, stało się jej największym zagrożeniem. Wydajność pracy w tego typu biurach zderzyła się z największym swoim wrogiem – hałasem. I walkę tę przegrała. Potwierdzają to liczne badania, według których to właśnie hałas najbardziej obniża zdolności poznawcze u pracowników. Ponadto szum w pracy utrudnia wykonywanie podstawowych zadań arytmetycznych i może nawet prowadzić do agresji osób pracujących w otoczeniu z wysokim poziomem decybeli. Co nie mniej istotne, naukowcy stwierdzili, że ludzie pracujący w hałaśliwym otoczeniu wykonują więcej - i w dodatku zbędnych - czynności obciążających ich fizyczne. Innymi słowy; hałas nie tylko nas demotywuje, męczy, ale stajemy się przez niego mniej świadomi, wreszcie mniej twórczy. Dlatego tak ważne w tworzeniu kultury stało się właściwe zaprojektowanie miejsca, w którym funkcjonować będzie firma, a w szczególności jej pracownicy. Zaczęto więc przyglądać się wielu różnym czynnikom wpływającym na komfort pracowników. O ile można precyzyjnie dobrać temperaturę i oświetlenie, to architektura, aranżacja biura i jego wyposażenie stały się dla pracodawców prawdziwym wyzwaniem.

Są dwa główne powody, które wywołują falę krytyki biur typu open space. Po pierwsze; nie każda firma powinna korzystać z takiego rozwiązania, po drugie; trzeba znać zasady, jakimi należy kierować się przy projektowaniu przyjaznej otwartej przestrzeni. Zanim więc pracodawca samodzielnie zdecyduje się na wyburzenie wszystkich ścian, powinien dobrze poznać własną firmę i jej potrzeby. Otwarte miejsca pracy świetnie sprawdzają się w dynamicznych zespołach, np. składających się z pracowników młodych lub w zespołach o podobnym zakresie zadań. Dobrym przykładem takiego zagospodarowania przestrzeni są redakcje prasowe, firmy informatyczne, telekomunikacyjne, urzędy, firmy usługowe, jak i liderzy nowych technologii. Świetnym tego przykładem jest wspomniany wcześniej Facebook.

W tym roku blisko 3 tys. pracowników tej firmy przeniosło się do nowej siedziby w Dolinie Krzemowej, zaprojektowanej przez słynnego architekta - ojca współczesnego dekonstruktywizmu - Franka Gehry. To on jest autorem biurowca potocznie nazywanego MPK 20, w którym mieści się największa na świecie otwarta przestrzeń biurowa. Ale Facebook Campus to także miejsce wielofunkcyjne, które obok ogromnej hali biurowej posiada szereg wydzielonych przestrzeni o różnorodnym przeznaczeniu. Są tu wewnętrzne strefy do pracy w mniejszych zespołach, nie zapomniano także o oddzielnych i zamykanych pokojach, które zapewniają poufność prowadzonych rozmów. Budynek spełnia także inne ważne funkcje, w tym socjalne. Jest nie tylko miejscem pracy, ale także wypoczynku. Temu służą kawiarnie, część rekreacyjna czy wielki ogród posadowiony na rozległym dachu budynku, z którego pracownicy chętnie korzystają w swoich przerwach na kawę czy lunch. Facebook chciał w ten sposób stworzyć przestrzeń, w której ludzie jednej firmy mogliby się porozumiewać w sposób ciągły, nie tylko w sytuacjach formalnych, jakie stwarza hala pełna miejsc do pracy. W tym miejscu warto sięgnąć do ciekawych spostrzeżeń dwójki naukowców amerykańskich, którzy na łamach Harvard Business Review w 2011 roku opisali swoje obserwacje dotyczące wpływu przestrzeni biurowej na sposób komunikacji między pracownikami, oraz tego, jak przekłada się to na ich kreatywność, innowacyjność i efektywność. Naukowcy zwracali uwagę na pewien paradoks występujący w otwartych biurach. Z jednej strony usunięcie barier fizycznych nie tylko zbliżało ludzi do siebie, ale zachęcało ich do częstszych interakcji. Ale niekiedy takie środowisko pracy ograniczało prywatność ludzi, jednocześnie hamując ich potrzebę swobodnej wymiany myśli. Według autorów artykułu obie reakcje na otwarte biura są prawdziwe. Bowiem każde środowisko może nas zachęcać lub zniechęcać do nieformalnych interakcji, w zależności od złożonych procesów fizycznych i społecznych panujących wewnątrz struktury. Inaczej mówiąc; kluczem do osiągnięcia produktywności i zadowolenia pracowników jest połączenie przestrzeni dla różnych potrzeb i działań. W pracy ponad połowę swojego czasu spędzamy w głębokiej koncentracji. W jednej czwartej poświęcamy go na współpracę z innymi, resztę zaś dzielimy między naukę, a towarzyskie kontakty.

Analitycy śledzący zachowania międzyludzkie, dostrzegli, także że przebywający w firmie pracownicy, nawet w wolnym czasie, z dala od swojego biurka, przy kawie, bądź kopiując dokumenty, mogą wymieniać się nieformalnie doświadczeniami, wiedzą, poznawać swoje zadania i kompetencje. Okazuje się bowiem, że taka prozaiczna czynność, jak pomoc udzielona przy zaciętym w kserokopiarce dokumencie może mieć aspekt edukacyjny; wgląd do kopiowanego dokumentu nie tylko pomaga zrozumieć czym zajmują się inni w firmie. Pomagając wydostać papier z urządzenia można bowiem przeszkolić innych w zakresie działania biurowego sprzętu, i to bez konieczności organizowania oddzielnego treningu. Zatem pracodawcy projektujący swoje biura powinni pamiętać, że w miejscach, w których dochodzi do kontaktu między pracownikami, następuje także samoistna wymiana wiedzy i doświadczeń między nimi. Współczesne przestrzenie biurowe muszą zatem spełniać różne potrzeby, które są wynikiem wielu wewnętrznych funkcji firm i ich pracowników. Jak widać, Facebook w swojej nowej siedzibie wziął sobie to poważnie do serca i postawił na relacje; na bezpośredni kontakt pomiędzy tysiącami swoich pracowników. Zrozumieć ludzkie potrzeby – może to jest właśnie klucz do zdobycia bezcennej wiedzy, która z tak dużym sukcesem pozwala skutecznie rozwijać internetową społeczność.

Administracja bliska doskonałości

Mimo głosów krytyki, korzyści jakie niesie ze sobą otwarty system pracy, są na tyle duże, że coraz odważniej sięgają po tego typu rozwiązania nie tylko wielkie koncerny, ale także przedstawiciele spoza biznesu. Wśród gorących zwolenników pracy w jednym dużym zespole z pewnością warto wymienić Michaela Bloomberga, znanego przedsiębiorcę i burmistrza Nowego Jorku w latach 2002-2013. To on, jako pierwszy zrewolucjonizował pracę nowojorskiej administracji, zamieniając drugie piętro miejskiego ratusza w tzw. bullpen, czyli otwartą salę pełną biurek, znaną mu dobrze z czasów pracy na Wall Street. Przy nich, razem w jednym wielkim pomieszczeniu, urzędowali współpracownicy burmistrza. Nazwa, która przylgnęła do tego miejsca, ma swoje korzenie w ukochanej dyscyplinie Amerykanów – baseballu. Bullpen, to po prostu wydzielone miejsce na boisku, w którym zawodnicy rozgrzewają się przed kluczową częścią gry. I choć po trzech kadencjach, Bloomberga na stanowisku burmistrza Big Apple zastąpił Bill de Blasio, pod nowymi rządami bullpen nie zniknął z magistratu. Dalej jest symbolem otwartości, transparentności i komunikatywności, z jaką Bloomberg chciał być kojarzony w swojej służbie publicznej. Z pewnością Nowy Jork wiele zawdzięcza poprzedniemu burmistrzowi. To za jego kadencji w mieście odnotowano spadek przestępczości, wzrósł poziom publicznej edukacji i służby zdrowia, powstały nowe miejsca pracy. To także Bloomberg wprowadził kontrowersyjny zakaz palenia w miejscach publicznych. Czy zmiany te byłyby możliwe bez przyjaznej administracji? Mimo szeregu przeciwników tych rozwiązań, to innowacyjne podejście do rządów w mieście zapewniło Bloombergowi stałe miejsce w historii rozwoju największej amerykańskiej metropolii.

Powoli, zmiany w podejściu do zadań publicznych następują także w Polsce. W szczególności widać to w samorządzie. Urzędy w miastach stają się otwartymi obiektami, w których poszczególne pokoje są zastępowane otwartymi stanowiskami do obsługi interesantów. Ponadto instytucje publiczne coraz chętniej przenoszą swoje siedziby z rządowych budynków do nowoczesnych biurowców, które spełniają wszystkie współczesne standardy pracy, zarówno urzędników, jak i obywateli.

Zanim zmiana - planowanie

Przemyślane wykorzystanie powierzchni biurowej, bądź samo jej przeprojektowanie, może zapobiec późniejszym kłopotom w pracy. Nowa przestrzeń otwiera wiele możliwości, które trzeba jednak umieć dostrzec i odpowiednio wykorzystać. Choć zadanie wydaje się być proste, to dlaczego tak wielu pracowników wciąż marzy o własnym pokoju, zamiast o pracy w jednym dużym, z zespołem?

Christopher Coleman, główny designer Googla, powiedział kiedyś w wywiadzie udzielonym Bloomberg Businessweek, że w swojej pracy ludzie potrzebują różnorodności. Jest tak wiele sposobów pracy – zarówno razem, jak i osobno - i tak wiele typów pracowników; od introwertyków do ekstrawertyków. Dlatego właśnie Google stworzył w swoich otwartych strukturach biurowych miejsca różnorodne - od formalnych sal konferencyjnych, nieformalnych miejsc spotkań, do otwartych przestrzeni i stref relaksu z możliwością uprawiania nawet jogi. Dzięki tej różnorodności w miejscu zawodowym ludzie Googla stają się w pełni wydajni.

Analitycy i projektanci przyjaznych rozwiązań wyodrębnili kilka kluczowych czynników, które w open space zapewniają optymalne zaangażowanie pracowników, przy jednoczesnym zachowaniu ich dobrego samopoczucia. To możliwość skupienia się, współpracy, nauki oraz tzw. czynnik towarzyski. Dlatego otwarta przestrzeń winna być wyposażona także w miejsce do oddzielnej pracy i nauki, takie jak np. sale konferencyjne czy wydzielone wewnętrzne sektory do pracy w wąskim zespole. Nie warto również pozbywać się wspólnej drukarki czy kserokopiarki, z której korzystają wszyscy. Takie miejsca zapewnią stały kontakt między pracownikami, pozwalając im choć na krótki czas zmienić rytm swojej pracy, co jest szczególnie cenne dla psychiki każdego aktywnego zawodowo człowieka.

Umiejętne wykorzystanie przestrzeni biurowej może więc znacząco wpłynąć na poprawę jakości oraz wydajności pracy. Jednak każda zmiana w firmie; sposób, w jaki urządzimy przestrzeń biurową, nie pozostanie bez wpływu na pracowników. Dlatego tak ważne jest, aby zmiany były przemyślane, konieczne i uzasadnione. Planując nowy układ naszego biura trzeba przede wszystkim pamiętać o potrzebach ludzi, którym przyjdzie w nim pracować. Ważne jednak, aby urządzić je w taki sposób, aby usprawniło to zarówno komunikację między pracownikami, jak i przepływ biurowych dokumentów. W tym przypadku duży metraż także działa na korzyść firmy, gdyż ułatwia pracę w zespołach. Zastosowanie takiego rozwiązania nie tylko polepsza system porozumiewania się w firmie, ale również pozytywnie wpływa na budowanie więzi między współpracownikami. Ergonomia, bezpieczeństwo, komfort, zgodność z kodeksem pracy – to są zasadnicze aspekty, jakimi trzeba kierować się przy wyborze przyjaznego miejsca pracy. Firmy i instytucje, które skorzystały z wiedzy i doświadczenia w zakresie rozwiązań typu workplace solutions, dziś mogą pracować nie tylko w miejscach estetycznych, ale przede wszystkim mogą się koncentrować na swojej działalności biznesowej, w przyjaznym środowisku, bez szkody dla prowadzonego biznesu i swoich pracowników. Dobrze jest wreszcie wiedzieć, że cenni dla firmy pracownicy, których wartość na rynku pracy jest wysoka, zmieniają miejsca zatrudnienia nie tylko szukając lepszego wynagrodzenia, ale często z uwagi na złą atmosferę i nieodpowiednie warunki pracy.