Optymalizacja powierzchni – na czym polega, jak ten proces przebiega
W ostatnim czasie na rynku pojawia się nowa alternatywa o nazwie innowacyjne biuro, oparta na nowoczesnych strategiach środowiska pracy. Źródłem nowej idei aranżacji przestrzeni biurowej była próba ograniczenia kosztów związanych z zajmowaną powierzchnią. W związku z rosnącą mobilnością pracowników, licznymi podróżami służbowymi oraz koniecznością pracy w siedzibie kontrahenta, wiele przedsiębiorstw dotkniętych jest podobnym problemem – w trakcie przeciętnego dnia pracy wiele biurek pozostaje niewykorzystanych. W ujęciu statystycznym, poziom wykorzystania stanowisk pracy rzadko przekracza 70%.
Praca biurowa coraz częściej organizowana jest w międzydepartamentowych zespołach, które tworzone są na potrzeby danego projektu. Członkowie zespołów bardzo często potrzebują szybkiej zmiany otoczenia, aby z jednej strony móc wziąć udział w spotkaniu całej grupy, z drugiej natomiast mieć możliwość pracy w pełnym skupieniu. Ze względu na zmieniającą się specyfikę pracy stworzono koncept, według którego najbardziej mobilni pracownicy nie mają przypisanego swojego stałego stanowiska – przychodząc do pracy rezerwują jedno z wolnych miejsc. Dzięki temu dane przedsiębiorstwo może posiadać mniej stanowisk pracy, niż zatrudnia pracowników. Powstała nadwyżka przestrzeni biurowej jest zazwyczaj przeznaczana na pokoje spotkań czy przestrzenie socjalne.
Wprowadzenie nowego układu powierzchni biurowej jest procesem skomplikowanym nie tylko z punktu widzenia przekonania pracowników do akceptacji nowego stanu rzeczy, ale również pod względem technicznej organizacji przestrzeni. W znacznej większości przypadków zmiana aranżacji biura odbywa się z pomocą doradcy ds. nieruchomości. Firma CBRE od lat specjalizuje się w tworzeniach nowych strategii organizacji pracy. CBRE zatrudnia na świecie ponad 800 konsultantów, którzy na podstawie obserwacji relacji pomiędzy poszczegól-nymi departamentami, analiz komunikacji wewnątrz firmy oraz przeciętnego stopnia utylizacji biurek, tworzy szczegółowy plan nowej aranżacji biura.
Proces optymalizacji powierzchni przeprowadzony przez zespół specjalistów CBRE przebiega w następujący sposób:
Inwentaryzacja powierzchni oraz analiza danych
W tej fazie przeprowadza się analizy danych „ilościowych” takich jak liczba osób zatrudnionych, planowane zmiany w zatrudnieniu, obecna lokalizacja, wymagania dotyczące dodatkowych powierzchni (pokoje konferencyjne, archiwum, powierzchnia magazynowa), jak również „jakościowych” takich jak cele i wartości danej organizacji, procesy pracy, komunikacja.
Analiza poziomu wykorzystania miejsca pracy
Na tym etapie przeprowadza się pomiary i monitoruje sposób wykorzystania konkretnego stanowiska pracy. Analiza ta dostarcza najważniejszych informacji o poziomie wykorzystania stanowiska pracy oraz mobilności pracowników.
Koncepcja nowego biura
Zespół konsultantów na podstawie przeprowadzonych wywiadów, analiz i pomiarów przedstawia wyniki badań w postaci proponowanej koncepcji nowej aranżacji powierzchni (podstawy projektu).
Zestawienie potrzeb Klienta/Najemcy
Na podstawie wytycznych oraz zestawienia potrzeb Klienta przygotowuje się program funkcjonalny powierzchni.
Koncepcja architektoniczna
Na tym etapie przygotowuje się wstępne koncepcje architektoniczne na istniejącej oraz na nowych powierzchniach.
Prezentacja
Wszystkie zebrane informacje, nową koncepcję aranżacji biura oraz nową koncepcję architektoniczną przedstawia się Klientowi/Najemcy.
Biorąc pod uwagę popularność tego typu rozwiązań na bardziej rozwiniętych rynkach biurowych, należy spodziewać się, iż tendencja ta będzie zyskiwać coraz większe zainteresowanie wśród przedsiębiorstw działających w Polsce. Z punktu widzenia deweloperów oznacza to zwiększone znaczenie elastyczności dostarczanej powierzchni biurowej, możliwość przeprowadzenia szybkich zmian aranżacyjnych oraz dostosowywania infrastruktury budynkowej do rozmaitych pomieszczeń. Z punktu widzenia najemcy oznacza znaczące oszczędności w wydatkach na wynajęcie biura, zadowolonych pracowników i zwiększenie efektywności ich pracy.
Daniel Bienias, CBRE
