Outsourcing IT - taniej nie tylko dla dużych

Outsourcing daje gwarancję wysokiej jakości, ale jest droższy? Nie zawsze. Według analizy Atmana, przeniesienie serwerów do zewnętrznego centrum danych może być nawet o połowę tańsze w porównaniu do kosztów utrzymania własnej serwerowni. W perspektywie 20 lat oznacza to dla dużego przedsiębiorstwa uzyskanie oszczędności na poziomie ponad 20 mln zł. Budowa własnego centrum danych będzie droższa od kolokacji nawet o ponad 60 mln zł.

Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu byśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my – powiedział kiedyś Henry Ford. Tę maksymę powinni wziąć sobie do serca wszyscy menedżerowie, którzy podchodzą sceptycznie do outsourcingu. Są obszary, gdzie może on być nie tylko bezpieczniejszym, ale też zdecydowanie tańszym rozwiązaniem. Jednym z nich – o czym świadczy analiza przygotowana przez Atmana – jest kolokacja czyli przeniesienie serwerów do data center.

Budowa własnej serwerowni jest nieopłacalna

Firma przeanalizowała 4 przypadki: budowy nowej serwerowni w specjalnie do tego przeznaczonym budynku i w tańszym scenariuszu – w budynku biurowym, następnie dalszego użytkowania dotychczasowej serwerowni i wreszcie kolokacji. Koszty uwzględniały m.in. nakłady na nieruchomości (z uwzględnieniem kredytów, podatków etc.), wyposażenie, eksploatację, energię elektryczną i pensje personelu.

– Założyliśmy, że firma potrzebuje 500 m2 powierzchni na swoją infrastrukturę IT. To dokładnie tyle, ile 3 lata temu potrzebował Nordea Bank Polska, inwestując we własne centrum danych. W każdym z analizowanych przypadków outsourcing okazał się tańszy – tłumaczy Robert Mikołajski, kierownik zespołu rozwoju biznesu w Atmanie.

W analizowanym przypadku budowa oraz utrzymanie nowego centrum danych pochłonęłoby ponad 85 mln zł na przestrzeni dziesięciu lat. Nieco tańsze byłoby stworzenie serwerowni w budynku biurowym, szacowane przez Atmana na nieco ponad 76 mln zł. Jeszcze tańsze byłoby dalsze użytkowanie dotychczasowej serwerowni, które wiązałoby się z wydatkami na poziomie 58 mln zł. Dla porównania koszty kolokacji wyniosłyby niespełna 51 mln zł. To kilkanaście procent mniej w porównaniu z najtańszym wariantem użytkowania istniejącej infrastruktury i ponad 40% z wariantem najdroższym, czyli budową nowego obiektu.

Taniej nie tylko dla dużych

Jeszcze większe różnice widać, gdy porównamy koszty outsourcingu i utrzymania własnej infrastruktury na przestrzeni 20 lat. Wówczas kolokacja okaże się o ponad 48% tańsza w porównaniu do inwestycji w nowy budynek i o blisko 20% tańsza w zestawieniu z kosztami utrzymania dotychczasowej serwerowni. Oznacza to dla firmy oszczędności na poziomie ponad 21 mln zł. Przeszło 83 mln zł zostanie w kieszeni, jeśli firma zamiast na budowę własnego obiektu, zdecyduje się na outsourcing powierzchni w data center.

Co istotne, outsourcing jest tym tańszy, im mniejsze są potrzeby przedsiębiorstwa. Przyjmując, że firma użytkuje obecnie serwerownię o powierzchni 20 m2, na przestrzeni 20 lat kolokacja okaże się tańsza niemal trzykrotnie. Porównując nakłady związane z użytkowaniem pomieszczenia w budynku biurowym, zaadaptowanego i wyposażonego na potrzeby serwerowni, kolokacja okaże się tańsza o ponad 3,5 mln zł w rachunku TCO. Skąd biorą się tak duże różnice?

Przemyślana decyzja

Wbrew pozorom nie wynikają one wcale wyłącznie z konieczności poniesienia nakładów inwestycyjnych. Bardziej istotne jest to, że opieka nad centrum danych jest bardzo specyficzna, wymaga olbrzymiej wiedzy technologicznej, inżynierskiej, a także doświadczenia. Często zebranie takiego zespołu jest trudne, nie mówiąc o ryzyku rotacji personelu, które w branży IT jest najwyższe. To generuje dodatkowe wydatki. Liczby pokazują, że na koszt utrzymania serwerowni w największym stopniu składają się wydatki na energię i personel oraz koszty eksploatacyjne – przeglądów, serwisu i materiałów.

– Z biegiem lat infrastruktura zużywa się i wymaga ciągłej konserwacji i napraw. Przy kalkulacji finansowej konieczne jest uwzględnienie całego cyklu życia serwerowni. Zwrot z inwestycji we własną infrastrukturę zazwyczaj leży poza horyzontem bieżącej strategii firmy – zauważa Robert Mikołajski.

Z analizy Atman wynika, że w przypadku kolokacji niższe są nie tylko koszty eksploatacji, personelu, utrzymania nieruchomości, ale także energii elektrycznej. Najmniej opłacalna jest budowa własnego niedużego centrum danych. Po pierwsze dlatego, że niezbędne jest tutaj posiadanie know-how realizowania takiej inwestycji. Budowa serwerowni wymaga specjalistycznych kompetencji na wszystkich etapach: począwszy od definicji wymagań biznesowych, opracowania projektu, na budowie i zarządzaniu gotowym obiektem kończąc. Pozyskanie odpowiedniej wiedzy czy też specjalistów, którzy będą potrafili wskazać najlepsze rozwiązanie, kosztuje. Po drugie, firmom ciężko przewidzieć potrzeby. Przez to nie wiedzą, ile pieniędzy przeznaczyć na utrzymanie serwerowni. W przypadku outsourcingu jej powierzchnię można w każdej chwili powiększyć lub – jeśli potrzeby zmaleją – zmniejszyć. W przypadku własnego obiektu nie jest to możliwe.

– Budowa własnej serwerowni pochłania też dużo czasu, a w przypadku nowo powstałych firm może nawet opóźnić ich rynkowy start. Czas jej uruchomienia wynosi z reguły od 8 do 24 miesięcy, z czego sporą część pochłaniają kwestie formalne – pozwolenia, ekspertyzy czy projekty architektoniczne – zauważa Robert Mikołajski. – W kontekście ciągłych zmian na rynku IT, strategia utrzymywania własnego centrum danych jest najbardziej ryzykowna – dodaje.

Pozostaje jeszcze bardzo istotna kwestia bezpieczeństwa. W przypadku serwerowni w budynku biurowym nie jest możliwe zagwarantowanie takich samych standardów, jak przy obiekcie dedykowanym i zaprojektowanym jako centrum danych. Bez zapewnienia odpowiednich warunków i ciągłej dbałości o bezpieczeństwo taka serwerownia może okazać się źródłem kosztownych problemów. Przechowywanie zasobów wewnątrz firmy ma sens tylko wówczas, gdy godzimy się na podwyższone ryzyko związane m.in. z brakiem redundancji zasilania, klimatyzacji i łączy telekomunikacyjnych. To jeden z atutów kolokacji.

– W przypadku outsourcingu firma może skorzystać z całego ekosystemu usług zwiększających bezpieczeństwo prowadzenia biznesu. Systemy antyDDoS, firewall czy biura zapasowe to wartość dodana nie do przecenienia w krytycznej sytuacji – tłumaczy Robert Mikołajski.

Dodatkowo jeśli operator centrum danych inwestuje w rozwój i posiada kilka rozproszonych geograficznie obiektów, można skorzystać z usługi DRC (Disaster Recovery Center), czyli zapasowego centrum danych. Budowa konfiguracji podstawowego i zapasowego centrum danych o równie wysokich parametrach działania przekracza możliwości niemal każdej firmy.

– Klienci posiadający własne serwerownie i potrzebujący zapasowego centrum danych zwykle korzystają także z usług firm zewnętrznych – zwraca uwagę ekspert.

Liczby mówią za siebie

Ostateczny wybór pomiędzy wewnętrznym pomieszczeniem serwerowym a kolokacją jest kwestią określenia potrzeb, przeliczenia kosztów i zdefiniowania kierunku, w jakim zarząd planuje rozwijać przedsiębiorstwo. Analiza Atmana pokazuje, że inwestowanie w utrzymanie zasobów wewnątrz firmy prawdopodobnie będzie miało sens jedynie w szczególnych przypadkach.

Firma analityczna IDC opublikowała w sierpniu ub.r. badanie, z którego wynika, że firmy odmroziły inwestycje i powoli rezygnują ze strategii defensywnych, próbując wykorzystać szanse, jakie stwarza realizacja innowacyjnych projektów. Przy tym uważniej liczą pieniądze. Decydenci mają świadomość, że niektórych inwestycji w IT można było w poprzednich latach uniknąć. Rosnąca popularność outsourcingu oprogramowania, infrastruktury i kompetencji nie jest przypadkowa.

ATM S.A.