Outsourcing kadr i płac - kiedy niego sięgnąć
Wydzielenie procesów kadrowo – płacowych na zewnątrz jest dla firm decyzją strategiczną. W jakich przypadkach model outsourcingowy może być korzystniejszy od realizowania takich czynności wewnątrz organizacji?
Decyzja o outsourcingu procesów biznesowych, także tych z obszaru kadr i płac czy szeroko pojętego HR, najczęściej ma charakter długoterminowy, wiąże się bowiem z dużą zmianą organizacyjną. W każdym przypadku powinna poprzedzić ją wielowymiarowa analiza, nie tylko finansowa. Dzisiaj współpraca z zewnętrznym dostawcą znacznie rzadziej jest bowiem postrzegana wyłącznie przez pryzmat redukcji kosztów.
Firmy coraz częściej traktują outsourcing jako źródło kompetencji i wiedzy. Decydując się na wydzielenie procesów na zewnątrz oczekują optymalizacji, dostępu do nowoczesnej technologii i zapewnienia zasobów niezbędnych do realizacji określonych działań – mówi Magdalena Aleksandrowicz, Prezes Zarządu Contract Administration.
Z takich powodów na outsourcing kadrowo – płacowy decydują się każdej wielkości firmy, nie tylko te największe. Mniejsze podmioty nie muszą dzięki temu inwestować w zakup i bezpieczeństwo systemów, co przy niewielkiej skali działania jest znacznym wydatkiem. Więksi gracze nie martwią się z kolei o rekrutację i utrzymanie pracowników działów kadr, które - w obecnej sytuacji na rynku pracy - są coraz większą bolączką pracodawców. Nie mniej ważna jest konieczność systematycznej aktualizacji wiedzy i podnoszenia kompetencji zespołu, co w firmach z wysoką rotacją pracowników jest tym bardziej trudne.
Obsługa kadr i płac jest newralgicznym procesem w organizacjach. To obszar wymagający nie tylko dużej skrupulatności oraz szerokiej wiedzy z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, ale także umiejętności jej praktycznego zastosowania – dodaje Magdalena Aleksandrowicz.
Zewnętrzny dostawca usługi kadrowo – płacowej odpowiada za bezpieczeństwo procesu i jego realizację zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Pilnuje także ustawowych terminów. Najczęściej reprezentuje pracodawcę w kontaktach z instytucjami publicznymi, np. ZUS, urzędami skarbowymi czy Państwową Inspekcją Pracy.
Rolą dostawcy usług kadrowo – płacowych jest zapewnienie bezpieczeństwa na każdym etapie działań – od szeroko pojętego compliance, przez ochronę przetwarzanych danych osobowych, aż po zapewnienie ciągłości realizacji procesu – mówi Ewa Pykało, International Strategic Account Manager Contract Administration.
Wykorzystujemy systemy, które powalają na precyzyjną analizę procesów oraz zapewnienie informacji zarządczej dyrektorom działów HR czy finansów, co ułatwia ocenę efektywności działań. Z drugiej strony nasze rozwiązania technologiczne umożliwiają automatyzację czynności, co przekłada się na optymalizację kosztów i efektywniejsze wykorzystanie zasobów – dodaje Ewa Pykało.
Zaawansowane mechanizmy raportowania, umożliwiające monitoring procesu i kontrolę kosztów to kluczowe aspekty, które należy wziąć pod uwagę przy analizowaniu możliwości przejścia na model outsourcingowy. Przy wyborze dostawcy warto zwracać uwagę nie tylko na cenę, ale też doświadczenie, skalę działania i referencje od klientów. Ważne, aby firma zewnętrzna posiadała wiedzę i zasoby umożliwiające poprawę efektywności operacyjnej i elastyczny rozwój zakresu współpracy.
Przy podejmowaniu decyzji o outsourcingu kluczowe jest precyzyjne zdefiniowanie potrzeb i oczekiwań. Duża część klientów, z którymi rozmawiamy, ma jasno sprecyzowane cele, co ułatwia nam zbudowanie optymalnego modelu współpracy – podsumowuje Ewa Pykało.
Nowoczesny outsourcing to współpraca partnerska, bazująca na zaufaniu i wzajemnym zrozumieniu potrzeb. Synergia wiedzy i możliwości ułatwi nie tylko optymalizację procesów kadrowo – płacowych, ale także umożliwi dalszy rozwój biznesu i czerpanie satysfakcji przez obie strony umowy.
Crowe
