Outsourcing procesów – nowoczesna alternatywa dla tradycyjnych rozwiązań?
Korzystanie z zaawansowanych usług outsourcingowych zyskuje w ostatnim czasie na polskim rynku status bardzo istotnego instrumentu strategicznego przy planowaniu i zarządzaniu przedsiębiorstwem. Coraz częściej dotyczy to również zarządzania procesami personalnymi – co jest bardzo istotne w dobie utrzymującego się problemu niedoboru talentów. W obliczu zmian zachodzących w gospodarce zarówno krajowej, jak i globalnej, rozwiązanie to staje się skuteczną alternatywą tradycyjnych działań, pozwalając przedsiębiorstwom osiągnąć sukces w sposób efektywny.
Świat pracy staje się bardziej wymagający, nieprzewidywalny i nastawiony na komplementarność usług. Obecnie sukces nie opiera się jedynie na rozwoju technologii, infrastruktury oraz przepływów kapitałowych, ale nabiera nowego znaczenia: jest napędzany ludzką determinacją, poświęceniem i wyobraźnią.
Każda firma, bez względu na skalę i zakres prowadzenia działalności, powinna uwzględnić stosowanie rozwiązań outsourcingu w przyszłości. To konieczność wynikająca z funkcjonującego w Polsce już od 2 dekad wolnego rynku, wzrostu gospodarczego i dobrych doświadczeń zaczerpniętych z gospodarek Europy Zachodniej oraz Stanów Zjednoczonych.
Bez wątpienia, różne będą sposoby działania. W dużych podmiotach działy hr odpowiadają za realizację podstawowych funkcji personalnych, takich jak rekrutacja i selekcja, systemy motywacyjne, payroll-wynagrodzenia, szkolenia i rozwój, marketing personalny, prowadzenie dokumentacji kadrowej. Z kolei w małych firmach takiej formy organizacyjnej nie da się implementować – jest zazwyczaj po prostu zbyt kosztowna. W tej sytuacji dobrym rozwiązaniem jest outsourcing.
W dzisiejszych czasach, by być konkurencyjnym na rynku coraz częściej należy skupiać się na tzw. Obszarach core-owych, czyli na kluczowych kompetencjach firmy. Oznacza to zdecydowaną redukcję stopnia angażowania się w aktywności okołoprodukcyjne, czyli pomocnicze i wspierające. Najlepiej wiedzą to przedsiębiorcy zarządzający mniejszymi organizacjami, którzy z racji skali skupiają się głównie na jednym kluczowym obszarze działalności, produkcji.
Wśród tej grupy powszechne staje się wydzielanie części swoich procesów, takich jak np. Księgowość czy płace, działy informatyczne, sprzątanie biura czy też ochrona obiektów. Jest to rozwiązanie tańsze, bardziej wygodne i efektywniejsze. Dodatkowo pozwala na całkowite skupienie się na podstawowej działalności i profilu firmy.
Ponadto przyjęty przez większość polskich firm model zarządzania procesami jest mocno rozproszony. W praktyce oznacza to, że różne osoby odpowiadają za poszczególne procesy, co często skutkuje widocznym brakiem całościowej kontroli, niewykorzystywaną synergią działań oraz niską przejrzystością struktury kosztowej.
Natomiast, w sytuacji stosowania outsourcingu wszystkie etapy procesu podlegają centralizacji. Zachowujemy zatem pełną kontrolę i synergię działań, a także, co istotne, uzyskujemy oszczędność i przejrzystość ponoszonych kosztów.
Usługi outsourcingu procesów i funkcji, które spotykamy najczęściej na polskim rynku, mają swoje zastosowanie w pracochłonnej lub niemieszczącej się w definicji przedsiębiorstw działalności podstawowej. Procesy te zazwyczaj wymagają dużych nakładów siły roboczej, rekrutacji masowych, czy też obsadzania stanowisk wymagających rzadkich kompetencji, co w praktyce nie jest osiągalne dla firm niewyspecjalizowanych w poszukiwaniu talentów na polskim rynku pracy.
Obejmują one głównie takie sektory, jak call center, energetyczny, telekomunikacyjny czy też rozwijające się w Polsce centra usług wspólnych. Zastosowanie outsourcingu w takich konkretnych przypadkach usprawnia prace w tych branżach. Odpowiedzialność za zarządzanie oraz realizację zadań i celów biznesowych przerzucana jest bowiem na firmę zewnętrzną.
Outsourcing: dla kogo i po co?
Dużą zaletą outsourcingu jest koncentrowanie się działań na projektowaniu indywidualnych rozwiązań, dopasowanych do potrzeb danej firmy. Narzędzie to jest zorientowane na wynik finalny poprzez dzielenie się ryzykiem i korzyściami pomiędzy usługodawcą oraz usługobiorcą. Wachlarz oferowanych rozwiązań może obejmować szereg usług dopasowanych do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa.
Podjęcie decyzji o wykorzystaniu outsourcingu w firmie wynika najczęściej z dwóch powodów. Z jednej strony jest to chęć zachowania lub odzyskania płynności produkcyjnej oraz skupienie się na sprawach kluczowych dla firmy, przy jednoczesnym zcentralizowaniu i zintegrowaniu zarządzania usługą z gwarancją jej niskich kosztów. Zwykle bowiem wynagrodzenie zależne jest od skuteczności i efektywności danego projektu.
Z drugiej strony przyczyną decydowania się na outsourcing jest mocne ograniczenie ryzyka ekonomicznego i przerzucenie go na podmiot świadczący usługę. To szczególnie popularne w obszarach wymagających inwestycji, takich jak utrzymywanie własnych działów administracyjnych wymagających zatrudnienia zespołu, oszczędność kosztów oraz uzyskania pełnej kontroli i przejrzystości.
Jak najlepiej przygotować się do Outsourcingu?
Polski rynek outsourcingu rozwija się nieprzerwanie od kilku lat. Niewątpliwie obecne otoczenie rynkowe i biznesowe oraz wszechobecne widmo kryzysugospodarczego sprzyja i jednocześnie wymusza na przedsiębiorcach podejmowanie bardziej racjonalnych decyzji. Zachowują oni większą ostrożność w obszarze gospodarowania własnymi kosztami przy jednoczesnym utrzymaniu ciągłości produkcji oraz usług na możliwie jak najwyższym poziomie jakościowym.
W takim okresie outsourcing zyskuje w polskich realiach bardziej strategiczny wymiar i wymusza poszukiwania przez firmy skuteczniejszych rozwiązań, np.: W obsłudze swoich klientów i w bardziej skutecznym, bezpośrednim dotarciu do nich. Coraz częściej zatem przedsiębiorcy decydują się na korzystanie z outsourcingu firm wyspecjalizowanych w wybranych obszarach, które dysponują wiedzą, zasobami ludzkimi i odpowiednimi kompetencjami, są zatem gotowe do skutecznego wsparcia wytypowanych obszarów od razu. Ich doświadczenie, metodologia i najlepsze praktyki, wykorzystywane w różnych sektorach, okazują się być niezbędne przy maksymalizacji kapitału ludzkiego.
Wdrożenie usługi outsourcingu przez Manpower- Group zaczynamy zawsze od stworzenia wraz z partnerem wspólnej wizji biznesowej, ustalenia ciągłości procesu, jego stabilności i jakości, a także zaplanowania zarządzania kosztami na każdym etapie działań. Skuteczne przyjęcie założeń optymalizuje bowiem proces i standaryzuje cykl życia projektu.
Firmy korzystające z outsourcingu niewątpliwie w istotny sposób zwiększają możliwość swojego dalszego rozwoju, Osiągają wyższą efektywność wykonanej usługi, uskuteczniają proces optymalizacji, skracają też czas rozwiązywania problemów poprzez przejście na zupełnie nowy, korzystniejszy model usług.
W krajach zachodnich model współpracy tego typu jest bardzo popularny. W polskich realiach to wciąż wschodzące i rozwijające się „zjawisko”; należy przy tym pamiętać, że głównie dzięki pojawiającym się cały czas w Polsce inwestycjom zagranicznym. Jestem jednak spokojny o rozwój Outsourcingu w Polsce – coraz sprawniejsze zarządzanie procesami i zwiększanie jakości świadczonych usług outsourcingowych, konkurencyjność firm oraz gwarancja zachowania przez polskich dostawców ciągłości procesów obsługi i wysokiego bezpieczeństwa danych sprawia, że podmioty w Polsce coraz częściej będą się decydować na tego typu współpracę, przenosząc odpowiedzialność i ryzyko na dostawcę.
Korzyści i szanse Outsourcingu
Główne benefity to przede wszystkim:
- Zarządzanie zespołem realizującym usługi.
- Odpowiedzialność za efekt pracy.
- Elastyczność zatrudnienia dostosowana do zmiennych potrzeb i szybkość reakcji.
- Zmniejszenie kosztów personelu stałego w firmie i ryzyk z tym związanych.
- Zmiana kategorii kosztów z kosztów stałych na zmienne.
- Przeniesienie na firmę zewnętrzną odpowiedzialności, ryzyk i zobowiązań prawnych związanych z zatrudnieniem personelu i wykonywanymi procesami.
- Pełna obsługa administracyjna oraz kadrowo-płacowa.
- Zachowanie procedur, bezpieczeństwo danych.
Autor:
Artur Wawrzyniak
Ekspert agencji doradztwa personalnego ManpowerGroup
