Outsourcing usług finansowych stale się rozwija
Korzystanie z usług outsourcingowych staje się coraz bardziej powszechne wśród polskich przedsiębiorców. Mimo że wielu z nich wydaje się, że wiedzą o outsourcingu już wszystko, to rynek wciąż przygotowuje nowe oferty dla polskich firm. Branża ewoluuje w kierunku wykorzystania nowych technologii, takich jak internetowe platformy służące na przykład do monitorowania należności.
Outsourcing, czyli wydzielenie z działalności przedsiębiorstwa pewnych zadań i zlecenie ich do wykonania zewnętrznej firmie jest coraz popularniejszą praktyką wśród polskich przedsiębiorców. Szacuje się, że więcej niż połowa krajowych firm przekazała już część swoich obowiązków zewnętrznemu podmiotowi, a wśród dużych i średnich przedsiębiorstw z outsourcingu korzysta już ok. 90% firm. Z raportów dotyczących branży wynika, że coraz więcej firm rozważa skorzystanie z takiej usługi w przyszłości.
Na zewnątrz najczęściej zleca się wykonywanie prostych zadań operacyjnych, ale też skomplikowanych procesów wymagających eksperckiej wiedzy. Outsourcingiem najczęściej objęte są usługi szkoleniowe, transportowo-logistyczne, IT, R&D i marketingowe. Outsourcing zapewnia przede wszystkim redukcję kosztów i możliwość całkowitego skupienia się na własnym core biznesie. Istnieją różne formy przekazywania własnych procesów biznesowych: od wynajęcia zewnętrznej firmy czy freelancera, aż po wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania, np. do wystawiania faktur.
Ze szczególną uwagą warto rozpatrzyć outsourcing usług finansowych. Nie jest on jeszcze powszechnie wykorzystywany, prawdopodobnie przez silnie panujące w polskim społeczeństwie tabu dotyczące finansów, które nie ogranicza się tylko do budżetów domowych i indywidualnych dochodów, ale też obejmuje przychody i wydatki firm. Ponadto rodzimi przedsiębiorcy wciąż niechętnie zlecają innym organizacjom zadania, które mają dla ich biznesów strategiczne znaczenie. Wydzielanie procesów finansowych z przedsiębiorstwa może jednak przynieść firmom korzyści w postaci przeniesienia części ryzyka związanego z realizacją zadań księgowo-rozliczeniowych z obszaru firmy na zewnętrzny podmiot oraz redukcję kosztów utrzymywania niektórych działów.
Outsourcing usług finansowych najczęściej rozumiany jest jako księgowanie i wystawianie faktur, rozliczenia z Urzędem Skarbowym oraz sporządzanie sprawozdań, zestawień czy analiz. Na polskim rynku istnieje również możliwość zlecenia usług windykacyjnych wyspecjalizowanej zewnętrznej firmie. Alternatywą jest monitoring należności realizowany przez dedykowane serwisy internetowe, które wykonują go automatycznie. Integrują się one z programem do wystawiania faktur, używanym w danym przedsiębiorstwie. Platforma sama pobiera informacje o zbliżających się terminach wpłat należności oraz wysyła monity do kontrahentów. Najczęściej oferuje różne opcje informowania o terminie spłaty, np. SMS, e-mail lub list polecony. Użytkownik może także dokonać wyboru częstotliwości informowania swoich klientów o upływie terminu spłaty, np. po 3, 7 lub 14 dniach od daty na fakturze.
Firmy rozważające skorzystanie z e-usługi nie powinny obawiać się o bezpieczeństwo, ponieważ profesjonalnie działające serwisy stosują odpowiednie procedury i zabezpieczenia. Przed podjęciem decyzji zawsze warto jednak dokładnie zapoznać się z regulaminem, zasadami działania oraz polityką prywatności. Warto też upewnić się jaki system rozliczeń oferuje dany serwis. Najkorzystniejszą opcją będzie taryfa zakładająca płatność tylko za rzeczywistą usługę czyli wykonany do klienta telefon, wysłany e-mail czy list.
Usługa monitorowania należności pomoże przedsiębiorstwu utrzymać płynność finansową. Zadanie monitorowania należności jest najczęściej postrzegane przez pracowników jako nudne, czasochłonne, niezbyt przyjemne i mało motywujące. Dzięki wykorzystaniu internetowego outsourcingu finansowego zostanie ono wykonane automatycznie, podczas gdy zaoszczędzony czas i nakłady kapitałowe będą mogły zostać wykorzystane na podniesienie efektywności przedsiębiorstwa, a w dalszej perspektywie wypracowanie przewagi konkurencyjnej na rynku.
Paweł Pawłow, Prezes Zarządu Alcance Sp. z o.o.
