Wiadomości

Outsourcing usług księgowych w dobie epidemii Covid-19

541
Outsourcing usług księgowych w dobie epidemii Covid-19

W czasach przed pandemią, każde przedsiębiorstwo wystawiało swoim klientom faktury w formie papierowej, co powodowało znaczne gromadzenie dokumentów, które comiesięcznie były przekazywane zespołowi księgowości. W zakresie zadań zespołu finansowego, istotne było odpowiednie zabezpieczenie faktur czy paragonów (poprzez np. ich kserowanie), kontrola kompletności z zestawieniami, uporządkowanie, regularne prowadzenie dokumentacji w segregatorach. Zadania te niejednokrotnie były bardzo czasochłonne. Po rozpoczęciu pandemii, zachowanie tego typu relacji było niemożliwe. Uregulowanie przepisów prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej było dużym usprawnieniem dla obu stron.

Za nami ponad półtoraroczny okres pandemii. Bez wątpienia, miał on znaczny wpływ na wiele dziedzin gospodarki – w większości negatywny, osłabiając wielu aktywnych przedsiębiorców, ale nie wszędzie.

Czy globalna pandemia miała jakieś plusy dla firm korzystających z outsourcingu księgowości?

Zmianie uległ między innymi sposób prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwach. Powszechna izolacja międzyludzka oraz praca zdalna, spowodowały konieczność błyskawicznego wprowadzenia rozwiązań, które od dawna znajdowały się w sferze nieśmiałych planów wielu księgowych i przedsiębiorców. To bez wątpienia pozytywny efekt wpływu pandemii na ten sektor gospodarki. Do jego przejawów można zaliczyć unowocześnienie prowadzonych procesów księgowych, rozwinięcie poziomu technologii w tym zakresie oraz znaczny wzrost poziomu cyfryzacji.

Zmiana specyfiki kontaktu z klientem

W czasach przed pandemią, prowadzenie księgowości, zwłaszcza tej outsourcowanej, opierała się w dość dużej mierze na specyficznej współpracy. Często relacja przedsiębiorca-księgowy opierała się na osobistym kontakcie, w formie regularnego przekazywania dokumentów. Każde przedsiębiorstwo wystawiało swoim klientom faktury w formie papierowej, co powodowało znaczne gromadzenie dokumentów, które comiesięcznie były przekazywane zespołowi księgowości. W zakresie zadań zespołu finansowego, istotne było odpowiednie zabezpieczenie faktur czy paragonów (poprzez np. ich kserowanie), kontrola kompletności z zestawieniami, uporządkowanie, regularne prowadzenie dokumentacji w segregatorach. Zadania te niejednokrotnie były bardzo czasochłonne.

Po rozpoczęciu pandemii, zachowanie tego typu relacji było niemożliwe. Uregulowanie przepisów prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej było dużym usprawnieniem dla obu stron. W przypadku przedsiębiorców zmniejszył się problem kompletowania dokumentacji czy potrzeba regularnego dostarczania osobiście dokumentów w formie papierowej. Dla księgowych, znacznie ograniczył się zakres „obrabiania” otrzymanych faktur. Dla obu stron, prowadzenie ksiąg w formie elektronicznej zapewniło ogromną oszczędność czasu (na dostarczanie, drukowanie, kserowanie czy wpinanie dokumentów) oraz miejsca (na zbieranie, segregowanie, przechowywanie dokumentacji).

Brak wymogu dostarczania dokumentów nie sprawił jednak, że przedsiębiorca z księgowym zaniedbali wzajemną relację. Epidemia przyspieszyła procesy cyfryzacji. W przedsiębiorstwach częściej zaczęto używać komunikatorów czy programów umożliwiających zdalny kontakt, bez konieczności wychodzenia z miejsca pracy. Pozwala to na rozwiązywanie wielu kwestii spornych twarzą w twarz, w dogodnym dla stron terminie. Jest to ogromna zaleta również w kontaktach z zagranicznymi klientami. Umożliwia bieżące konsultacje, rozwiewanie wątpliwości czy dogodne omawianie kwestii spornych.

Jak mówi Aleksandra Wawrzkowicz, menedżer w Grant Thornton Polska: „Obecnie jestem częściej w kontakcie ze swoimi klientami. Wcześniej problemy wymienialiśmy w korespondencji mailowej, czekając kilka dni na ich wspólne rozwiązanie. Teraz, jak tylko pojawia się kwestia do wyjaśnienia, kontaktujemy się, ustalając wszelkie szczegóły”.

Cyfrowy milowy krok naprzód w outsourcingu usług księgowych

Zmiany w zakresie prowadzenia dokumentacji zmusiły firmy księgowe do wprowadzania pomysłów usprawniających wymianę dokumentacji. Między innymi wskutek wspomnianych zmian w Grant Thornton powstała platforma GT Harmony. Jest to portal, gdzie klient i księgowy mają dostęp do wszystkich dokumentów finansowych i podatkowych. Obie strony mogą na nią dodać i pobrać różnego rodzaju pliki, niezbędne do prowadzenia rachunkowości. Dostęp do platformy jest ciągły, a jej obsługa bardzo intuicyjna.

Ponadto, rozwojowi uległa aplikacja e-Sprawozdania finansowe GT. Odkąd w 2018 roku uregulowano prawnie przesyłanie sprawozdań finansowych jedynie w formie elektronicznej, rozwiązanie to pozwala na sprawne tworzenie, edycję, kontrolę i przesyłanie rocznych danych przedsiębiorstw. Dzięki niej, zespół księgowy może wspólnie pracować nad tworzonym sprawozdaniem, co zapewnia oszczędność czasu oraz kontrolę formy pod względem zgodności z aktualnymi przepisami. Pozwala również na porównywanie i przenoszenie danych między kolejnymi okresami sprawozdawczymi. Jest narzędziem łatwym w obsłudze, a zawarte w aplikacji dane bez problemu można wyeksportować do arkuszy kalkulacyjnych niezbędnych do ich analizy.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń finansowo-księgowych? Skorzystaj z outsourcingu finansowo-księgowego Grant Thornton >>  

Zmiany w zarządzaniu zespołem księgowych

Czas epidemii sprawił, że rynek pracy również uległ znaczącym zmianom. Pracodawcy musieli zmierzyć się z wieloma wyzwaniami. Pojawiły się problemy z nieobecnością pracowników, zmianą trybu na pracę zdalną czy przeprowadzaniem rekrutacji i zwolnień. W związku z nakładaniem kwarantanny, izolacji, czy zamykaniem placówek takich jak szkoły, przedszkola i żłobki, wiele osób musiało czasowo lub trwale zrezygnować z pracy. Przedsiębiorstwa w takich sytuacjach zmagały się z problemami utraty ciągłości pracy, dotrzymywania terminów i profesjonalizmu w realizacji usług księgowych. Szczególnie problem ten dotknął kobiety, stanowiące zresztą znakomitą większość wśród księgowych.

Z drugiej jednak strony, epidemia spowodowała rozpowszechnienie się modelu pracy poza miejscem zamieszkania, czyli tzw. pracy zdalnej. Pod koniec roku już niemal 9% zatrudnionych pracowała zdalnie. Ten tryb pracy sprawdził się szczególnie w większych firmach. Pozwalał na zachowanie kontynuacji pracy, bez konieczności utraty pracowników. Sektor finansowy jest jednym z działów gospodarki, który najlepiej dostosował się do wprowadzonej pracy zdalnej. Niemal 1/3 zatrudnionych w tym dziale pracuje poza miejscem pracy, zapewniając jednocześnie wysoką jakość usług i zachowanie profesjonalnego poziomu obsługi klientów.

Skorzystanie z usług księgowych w firmie outsourcingowej ogranicza wyzwania dotyczące organizacji pracy zdalnej, z którymi mniejsi usługodawcy mogą sobie gorzej radzić. Zapewnia też nieustanny dostęp do wykwalifikowanej kadry, niezależnie od aktualnej sytuacji związanej z epidemią. Liczne zespoły księgowe, które są dostępne w Grant Thornton umożliwiają zastąpienie nieobecnych pracowników w przypadku ich niedyspozycji. Ograniczone do minimum jest ryzyko związane z niedotrzymywaniem terminowości czy brakiem realizacji wybranych zadań. Zwiększa to poczucie bezpieczeństwa dla przedsiębiorców, które zwłaszcza w obecnej sytuacji gospodarczej jest niezwykle istotne. Ponadto plusem korzystania z usług firmy outsourcingowej jest dostęp do wykwalifikowanych pracowników, których wiedza jest zgodna z aktualnymi przepisami i stale uzupełniania. Zapewnia to sprawne przystosowywanie się do zmian dotyczących bieżącego podejmowania działalności. Oprócz zespołu księgowego pojawia się możliwość skorzystania z usług dodatkowych w zakresie podatkowym czy doradztwa finansowego, bez konieczności zatrudnienia kolejnych pracowników, co wpływa na możliwość podejmowania trafniejszych decyzji rozwojowych i podejmowanie optymalnych decyzji strategicznych, dla skuteczniejszej realizacji założonych celów.