Outsourcing w księgowości część I
Outsourcing w księgowości polega na tym, iż funkcja księgowości danego przedsiębiorstwa zostaje powierzona profesjonalnej firmie. Przedsiębiorcy decydują się na to ze względu na redukcję kosztów a także ze względów biznesowych. Chodzi o podwyższenie jakości realizacji funkcji księgowej. Rachunkowość jest to - przede wszystkim system informacyjny, którego głównym zadaniem jest dostarczanie menadżerom informacji wykorzystywanych przez nich przy podejmowaniu decyzji. Możliwa dzięki wykorzystaniu rozwiązań informatycznych w obszarze baz danych, automatyczna aktualizacja raportów wpływa nie tylko na oszczędność, ale także redukuje występowanie opóźnień informacyjnych.
Przedsiębiorca wybierając rozwiązanie outsourcingowe redukuje ryzyko. Firma outsourcingowa przejmuje na siebie ryzyko za ewentualne błędy w księgach rachunkowych. Innym aspektem redukcji ryzyka występującym przy korzystaniu usług z outsourcingu jest uchronienie się przed negatywnymi konsekwencjami nieoczekiwanej absencji personelu realizującego daną funkcję, a zwłaszcza głównego księgowego. Wykonawcy usług księgowych posiadają wielu specjalistów mogących się wzajemnie zastępować.
Bardzo ważne jest to, iż korzystanie z outsourcingu jest tańsze od całkowitych kosztów realizacji funkcji księgowej w ramach struktury organizacyjnej. Dostawcy usług księgowych dzięki obsłudze wielu ilości klientów osiągają istotne korzyści skali, które nie występują u małych i średnich przedsiębiorstw realizujących funkcję księgową w ramach swych struktur organizacyjnych. Zaawansowany dostęp do narzędzi informatycznych jest jednym z przejawów korzyści outsourcingu w księgowości. Inną natomiast kwestią jest występowanie zjawiska zwanego nadkompetencją. Bardzo często jest tak, iż Główna Księgowa wykonuje czynności, które mógłby wykonywać pracownik o kompetencjach znacznie niższych, z którego zatrudnieniem wiązałyby się też niższe koszty wynagrodzeń. Firmy outsourcingowe wykorzystując skalę swej działalności i także doświadczenie, mogą tak kształtować proces realizacji usługi by wiązał się on z możliwie najniższymi kosztami przy założonym wysokim poziomie jakości.
Należy jeszcze wspomnieć o księgowości on-line, która jest rewolucją wśród narzędzi teleinformatycznych. Definicja księgowości on-line ma charakter ogólny, są to usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych w których wykorzystywany jest system informatyczny zleceniobiorcy, jego zasoby kadrowe i wiedza merytoryczna, natomiast dostęp w czasie rzeczywistym do baz danych możliwy jest z dowolnego miejsca za pośrednictwem sieci teleinformatycznych.
Wydatki na outsourcing w grupie usług finansowo-księgowych będą rosły w ciągu najbliższych lat kilkanaście procent rocznie. Korzystanie z usługowego prowadzenia rachunkowości jest przykładem stosowania tzw. outsourcingu procesów biznesowych - Buisness Proces Outsourcing - który w ostatnim czasie bardzo dynamicznie się rozwija.
W związku z tym, iż nie ma dwóch identycznych jednostek działających na rynku możemy stwierdzić, że nie ma też dwóch jednakowych form organizacji rachunkowości. Firmy mimo, że będą działały w tej samej branży będą się różniły np., wytycznymi związanymi z rachunkowością zarządczą lub z racji posiadanych aktywów będą miały inne obowiązki podatkowe.
Brak dwóch identycznych podmiotów uniemożliwia zastosowanie zunifikowanego rozwiązania outsourcingowego. Możemy mówić o pewnych częściach wspólnych, bazie która będzie podobna. Większość jednostek ma obowiązek sporządzenia np.: deklaracje VAT, ale to jakie operacje będą w tej deklaracji rozliczone to uzależnione jest ściśle od specyfiki jednostki. Możliwe jest stosowanie np.: jednolitego planu kont, ale zawsze konieczna jest dodatkowa analiza, która może wykazać dyskretne różnice, mające istotny wpływ na efekt końcowy postaci systemu raportów. Różnice mogą być małe ale bardzo ważne dla jednostki i zaspokajające jej potrzeby oraz wpływające na ocenę jakości świadczonych usług. Dostawca usługi wie, że określone jednostki mają określone obowiązki podatkowe i sprawozdawcze, ale bez szczegółowego poznania jednostki i jej wymagań nie jest w stanie dobrze zaplanować całego procesu świadczenia usługi od wejścia danych do wyjścia informacji i produktów prac.
Karolina Jezierska
Cdn…
Outsourcingportal.pl
