Outsourcing w MSP – wygrywają ci, którzy rozwijają biznes

W dobie spowolnienia gospodarczego po kryzysie i ogromnej konkurencji na rynku małych i średnich przedsiębiorstw, firmy muszą efektywnie realizować kluczowe obszary działalności, będące podstawą ich rozwoju – dbać o swoich klientów, rozwijać ofertę o nowe, coraz doskonalsze usługi i produkty. Outsourcing skomplikowanych i żmudnych procesów, takich jak rachunkowość czy nadzór nad sprawami kadrowymi, pozwala przedsiębiorstwu na obniżenie kosztów prowadzonej działalności przy jednoczesnym wzroście jakości i koncentrację na strategicznych działaniach, wyróżniających firmę na tle konkurencji.

Outsourcing od kilku lat zyskuje na popularności i nie schodzi z list trendów nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem. Z punktu widzenia klienta, Polska to prawdziwy raj dla firm oferujących tego rodzaju usługi. Outsourcing stanowi niezwykle dynamicznie rozwijający się sektor naszej gospodarki. Polska plasuje się w czołówce krajów Europy pod względem wielkości tego segmentu rynku. Niemal każdy aspekt działalności biznesowej może być obecnie oddelegowany firmie outsourcingowej. Współpraca z zewnętrznym partnerem budzi coraz mniej obaw, a korzyści z outsourcingu dostrzegają wszyscy gracze na rynku – zarówno duże międzynarodowe koncerny, jak i przedsiębiorstwa sektora MŚP.

Prowadzenie działalności gospodarczej, niezależnie od skali, w wielu aspektach wymaga posiadania specjalistycznego know-how, wkładu środków finansowych i zasobów kadrowych. Żmudne i czasochłonne procesy, które nie są kluczowe dla prowadzonej działalności, firmy chętnie oddają specjalistom. Sektor MŚP w Polsce już jakiś czas temu dostrzegł zalety zewnętrznej obsługi procesów, w których nie planuje się specjalizować. Outsourcing pozwala małym firmom zająć się kluczowymi obszarami działalności, a dynamicznie rozwijającym się podmiotom nie tracić środków na inwestycję w rozbudowywanie swoich struktur o dział kadr czy księgowości, tworzenie drogich etatów dla specjalistów czy szkolenie pracowników. Przyjrzyjmy się najpopularniejszym obszarom w jakich firmy wykorzystują dziś wsparcie zewnętrznych usługodawców.

Usługi księgowe

• Ponad 70% firm korzysta ze wsparcia zewnętrznego dostawcy usług księgowych

„Badanie Rynku Outsourcingu 2013”, GrantThornton

Outsourcing usług księgowych ma w Polsce długoletnią tradycję. Prowadzenie rachunkowości firmy to jeden w pierwszych obszarów, jakie przedsiębiorcy zdecydowali się przekazać do realizacji zewnętrznym partnerom.

Obecnie niewiele firm z sektora MŚP decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości czy zatrudnienie specjalisty na pełen etat. Przedsiębiorstwa działające na małą skalę często nie dysponują kompetencjami, które umożliwiłyby efektywne prowadzenie rachunkowości. Prosta struktura organizacyjna i brak środków finansowych motywują MŚP do poszukiwania wsparcia na zewnątrz – Anna Garwolska, certyfikowany ekspert ds. księgowości, doradca w firmie Professional Services.

Wybierając zewnętrznego dostawcę, przedsiębiorcy poszukują usług specjalistów, którzy posiadają wysokiej jakości wiedzę merytoryczną. Kompetencje potwierdzają branżowe certyfikaty, dlatego warto o nie pytać. Właściciele małych firm cenią sobie również kompleksowość oferty zewnętrznego dostawcy.

Przedsiębiorca chce mieć poczucie, że po drugiej stronie ma wysokiej klasy specjalistów, którzy udzielą mu wsparcia na różnych poziomach. Nie tylko będzie miał porządek w księgach i fakturach, ale również otrzyma pomoc w rozliczeniu dotacji czy oparcie w przypadku kontroli bądź badania finansowych sprawozdań – zauważa Anna Garwolska.

Istotne jest również bezpieczeństwo. Firmy decydują się na outsourcing między innymi ze względu to, że to zewnętrzny dostawca bierze na siebie odpowiedzialność za ewentualne błędy w realizacji procesów rachunkowych. Powinien on mieć możliwość pokrycia kosztów z własnego ubezpieczenia do którego posiadania jest zobowiązany.

Współpraca z biurem rachunkowym może kojarzyć się części przedsiębiorców z potrzebą każdorazowego dowożenia dokumentów i faktur do siedziby partnera. Wynikająca z tego trudność logistyczna – konieczność przemieszczanie się z papierami czy brak bieżącego dostępu do danych finansowych, to właściwie jedyne zastrzeżenia, jakie przedsiębiorcy mają do zewnętrznych dostawców usług księgowych. Zgłaszane są jednak coraz rzadziej, ponieważ nowocześni partnerzy oferują obecnie swoim klientom dostęp online do dokumentacji przez całą dobę, a nawet usługi kurierskie w cenie.

Usługi kadrowo-płacowe

• Ponad 60% firm korzysta z outsourcingu usług kadrowo-płacowych

„Badanie Rynku Outsourcingu”, GrantThorton

Kwestie kadrowo-płacowe, takie jak prowadzenie teczek pracowników, ewidencja czasu pracy czy rozliczenia z ZUS pochłaniają czas i generują podobną ilość dokumentów, jak procesy związane z rachunkowością firmy. Wymagają też odpowiednich kompetencji, w tym wiedzy z zakresu prawa pracy oraz prawa o ochronie danych osobowych. Przeszkodą dla samodzielnego prowadzenia spraw kadrowo-płacowych jest często nie sama nieznajomość przepisów, z którymi można się przecież zapoznać w kodeksie, co brak czasu na śledzenie zmian w regulacjach i wiedzy, jak je interpretować.

Wiele firm outsourcingowych oferuje nie tylko bieżącą obsługę kadrowo-płacową, ale również doradztwo. Wiedzę, doświadczenie i know-how ekspertów mogą wykorzystać również przedsiębiorstwa, które starają się realizować te procesy własnymi siłami – takie wsparcie może więc posłużyć do oceny ich zgodności z przepisami czy efektywności. Audyt kadrowo-płacowy pozwala zidentyfikować nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji kadrowej czy naliczaniu wynagrodzeń i świadczeń oraz wdrożyć działania korygujące. Zabezpiecza to firmy przed stratami finansowymi, wynikającymi z błędów i surowych sankcji, jakie wiążą się z ich popełnianiem.

Doradztwo prawno-podatkowe

• 44% przedsiębiorców deklaruje potrzebę zmian w systemie podatkowym i ubezpieczeniowym

„Nastroje gospodarcze wśród małych firm”, Instytut Badań i Analiz, firmy.net, 2013

System podatkowy i prawny postrzegany jest przez przedstawicieli MŚP jako jedna z przeszkoda w prowadzeniu działalności gospodarczej. Zakładanie firmy jest procesem, który wymaga od przedsiębiorcy wiele cierpliwości i czasu a jego problematyczność stanowiła przedmiot gorącej, publicznej debaty. Prowadzenie działalności zgodne z przepisami pociąga za sobą konieczność stałego monitoringu zmieniających się regulacji.

Przedsiębiorcy nie mają na to czasu, dlatego korzystają z usług profesjonalnych doradców, którzy z racji wykonywanego zawodu trzymają rękę na pulsie. Szczególnie problematycznym systemem jest prawo podatkowe. Nawet jeśli nie zmieniają się tu same przepisy, pojawiają się nowe ich interpretacje. Ich właściwe rozumienie i implementacja pozwala firmie nie tylko uniknąć wysokich kar za działanie wbrew regulacjom, ale również wykorzystać je na swoją korzyść, dzięki wdrożeniu optymalnych rozwiązań podatkowych – komentuje Daria Szewczyk, radca prawny, doradca w firmie Professional Services.

W dobie dynamicznego rozwoju nowych technologii i cyfryzacji firmowych danych, przedsiębiorstwa potrzebują również wsparcia w zakresie bezpieczeństwa informacji. Nowoczesne firmy doradcze, często w pakiecie swoich usług oferują audyt w zakresie bezpieczeństwa informatycznego czy nadzór nad wdrożeniem takich rozwiązań.

Wsparcie w pozyskiwaniu zewnętrznych funduszy

• 85% przedsiębiorców sektora MŚP ocenia, że korzystanie z funduszy UE jest trudne i wymaga znajomości skomplikowanych procedur

Comarch i dotacjomat.pl, 2014 „Finansowanie MŚP ze środków UE”

Poszukiwanie możliwości zewnętrznego finansowania to proces czasochłonny, wymagający dużego rozeznania w rynku funduszy inwestycyjnych, instytucji pośredniczących czy ofert kredytowych banków. Procedury ubiegania się o dodatkowe środki bywają bardzo złożone, a proces przygotowywania odpowiedniej dokumentacji – żmudny i skomplikowany. Nic dziwnego, że firmy poszukują wsparcia u zewnętrznych doradców.

Dotacje i granty z funduszy UE są bez wątpienia najpopularniejszym źródłem pozyskiwania środków na prowadzenie działalności przez MŚP. Jak wskazuje ostatni raport Comarch i dotacjomat.pl „Finansowanie MŚP ze środków UE”, aż 65% ankietowanych przedstawicieli firm ocenia środki unijne jako bardzo ważny kanał wsparcia biznesu, dla 15% natomiast jest to wręcz kluczowy zasób finansowania inwestycji.

Przedsiębiorcy mają świadomość, że skutecznie pozyskane i właściwie wykorzystane fundusze unijne przyczyniają się do wzrostu konkurencyjności i innowacyjności. Dzięki nim firma może zrealizować skomplikowany projekt inwestycyjny czy poprawić swoją płynność finansową – Krzysztof Gawlik, ekspert ds. Funduszy UE, doradca w firmie Professional Services.

Firmy znają wartość unijnych pieniędzy, ale mają dużo zastrzeżeń do procesu ubiegania się o nie.

Skomplikowanie procedur aplikowania i absorbujący cykl przygotowywania wymaganej dokumentacji, uzasadnień – to powtarzające się opinie klientów. Dla znakomitej większości przedsiębiorców ubieganie się o środki UE jest po prostu trudne a procedury i kwestie prawne z tym związane problematyczne. Ci, którzy nie mają doświadczenia, po prostu nie wiedzą jak się do tego zabrać – zauważa Krzysztof Gawlik.

Z raportu wynika, że niemal połowa firm korzysta z pomocy zewnętrznej firmy doradczej, czasami przy jednoczesnym wykorzystaniu własnych zasobów.

Outsourcing – korzyści dla biznesu, niezależnie od jego wielkości

Mówienie o oszczędnościach, jakie generuje outsourcing jawi się dziś jako truizm. Dzisiejsze przedsiębiorstwa są tego świadome i naturalnie wykorzystują możliwości, jakie daje im współpraca z zewnętrznym dostawcą w zakresie procesów rachunkowości firmy, kwestii kadrowo-płacowych, prawno-podatkowych czy pozyskiwania środków na prowadzenie działalności. Zanim modne stało się pojęcie „outsourcing”, wiele firm już korzystało z tego rozwiązania. Pytanie, jakie dziś stawiają sobie przedsiębiorcy nie brzmi „czy” outsource’ować, tylko „które” procesy wyprowadzić na zewnątrz oraz „kiedy” to zrobić. Powody, dla których firm zdają sobie sprawę z opłacalności takiej współpracy mają wymiar zarówno jakościowy, jak i ilościowy:

• pozwala skupić się na realizacji podstawowych celów w przedsiębiorstwie
• dostęp do know-how, wiedzy i doświadczenia specjalistów w danej dziedzinie,
• większe bezpieczeństwo i sprawność realizowanych procesów, minimalizacja ryzyka popełnienia błędów, wynikających z niewiedzy pracowników,
• poprawa jakości w zarządzaniu firmą, a co za tym idzie umocnienie pozycji na rynku, wzrost konkurencyjności i satysfakcji klientów,
• lepsze zarządzanie ryzykiem poprzez jego transfer na zewnętrznego partnera,
• redukcja kosztów prowadzenia działalności i zwiększenie elastyczności.