Outsourcing w obszarze HR.

Outsourcing funkcji i procesów HR polega na wydzieleniu na zewnątrz przedsiębiorstwa wybranych zadań i procesów personalnych. Wykonawcą tych działań jest firma zewnętrzna specjalizująca się w usługach z zakresu HR. Warto zwracać uwagę na posiadaną przez nią renomę, ponieważ to od jej profesjonalizmu będzie zależała jakość oraz sprawność wykonywanych działań. Po usługi tego typu sięgają zwykle firmy, którym zależy na poprawie efektywności działów HR, większej koncentracji na głównej działalności biznesowej jak i w konsekwencji optymalizacji procesów kosztowych. Należy pamiętać, że zdecydowanie się na zastosowanie outsourcingu jest działaniem o charakterze strategicznym i długofalowym, które prowadzi do całkowitej reorganizacji polityki zarządzania kapitałem ludzkim w obrębie organizacji.

Proces wdrażania outsourcingu w obszarze HR powinien być staranie przemyślany i zaplanowany. Firma outsourcująca decydując się na współpracę z outsourcerem zobowiązana jest to ujawnienia poufnych informacji, które są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu po obu stronach. Czas przygotowywania przejścia procesów jest bardzo czasochłonny i w zależności od konkretnej sytuacji i potrzeb zleceniodawcy może zająć od kilu miesięcy do kilku lat.

Firma, która chce wydzielić procesy na zewnątrz powinna przede wszystkim dogłębnie przeanalizować swoje możliwości jak również cele, które chce osiągnąć zakupując tego typu usługę. Cele powinny być określone w perspektywie zarówno krótkoterminowej jak i długoterminowej, a także być mierzalne. Organizacja powinna też zastanowić się, czy outsourcing jest jej potrzebny, a jeśli tak, to w ramach jakich obszarów, dla którego działu.

Równolegle z celami powinna nastąpić analiza kosztów i zysków. Należy przeanalizować jakie są koszty usługi, jakie mogą wyniknąć poboczne wydatki, oszacować tez stopień ewentualnego ryzyka. Jednocześnie należy oszacować potencjalne zyski czerpane z implementacji outsourcingu. Oprócz wskaźników twardych warto też zwrócić uwagę na aspekty miękkie procesów HR, takie jak poziom zadowolenia pracowników, nowe możliwości alokowania zasobów w związku ze zmianą struktury organizacyjnej, dostęp do wiedzy eksperckiej outsourcera.

Kolejnym etapem jest zbudowanie harmonogramu wdrożenia usługi. Poszczególne etapy przejęcia muszą zostać ujęte w ramy czasowe. Warto zauważyć, że jeśli usługa outsourcingu obejmuje większą ilość zadań, dla bezpieczeństwa powinno wydzielać się je etapami, aby sprawdzić jakość usługi ze strony wykonującego ją outsourcera.

Równolegle z harmonogramem działań powinien nastąpić proces zakupowy usług outsourcingu. Sugeruje się spotkania z kilkoma potencjalnymi dostawcami, zbadanie dokładnie ich możliwości oraz zasobów. Dobrym a zarazem realnym wskaźnikiem sprawdzenia potencjalnego partnera biznesowego są referencje od jego dotychczasowych klientów. Dają one możliwość rzetelnej oceny jakości usług. Dopiero po dokładnym przeanalizowaniu potencjalnych dostawców następuje wybór i negocjowaniu warunków współpracy.

Po wyborze dostawcy należy podpisać umowę o współpracy. Dokument taki sporządzany jest przez dział prawny specjalizujący się w usługach tego typu. Dobra umowa to zaraz po wyborze właściwego outsourcera, jedna z gwarancji sukcesu. Powinna być szczegółowa i zawierać jak najwięcej informacji, by proces był jak najlepiej zabezpieczony..

Harmonogram wdrożenia i zarządzania usługą jest szczegółowo planowany przez firmę otsourcującą wspólnie z dostawcą. Na etapie konstruowania planu bardzo ważna jest zatem komunikacja pomiędzy tymi dwiema stronami. Działy, które mają zostać objęte restrukturyzacją oraz działy, których proces dotyczy bezpośrednio powinny z odpowiednim wyprzedzeniem zostać poinformowani o planowanych działaniach. Również firma outsourcująca powinna zadbać o to, aby przejmowane zadania, a w ramach nich również pracownicy wykonujące pracę dla zleceniodawcy, zachowały niepogorszone warunki współpracy, Fakt ten ma wpływ na wizerunek zarówno jednej, jaki drugiej firmy. Klient oraz dostawca powinni zadbać o to, by po każdej stronie znaleźli się wykwalifikowaniu pracownicy, którzy będą w stanie efektywnie zarządzić procesem transformacji. Należy zwrócić uwagę na fakt, ze usługa outsourcingu daje outsourcerowi pełną decyzyjność, chociażby w stosunku do przejętych pracowników. Z czasem może się okazać, że niektóre ważne strategiczne decyzje personalne nie mogą zostać podjęte bez współpracy w tym zakresie z outsourcerem. Dlatego też m.in. organizacja powinna dogłębnie przeanalizować, które procesy chce wydzielić na zewnątrz.

Po etapie wdrożenia następuje etap zarządzania procesem outsourcingu HR. Każda ze stron powinna monitorować proces pod względem ustalonych wcześniej wskaźników jakościowych. Dla lepszej weryfikacji efektów dostawcy, wskazane jest ustalanie wskaźników jakościowych tzw. Service Level Agreement (SLA). Sugerowane są tu cykliczne spotkania pomiędzy obydwoma stronami, mające na celu ewaluację wyników i a także analizowanie aktualnych potrzeb i wyznaczania kierunków funkcjonującego outsourcingu w firmie. To sprzyja też budowaniu relacji z dostawcą oraz wskazywaniu mu w jakim kierunku organizacja chce podążać, a także korzystanie z wiedzy merytorycznej eksperta-dostawcy.

Outsourcing to proces trudny, żmudny, a także praco- i czasochłonny. Jednak prawidłowe rozpoznanie potrzeb po obu stronach, właściwe zaimplementowania i wdrożenie usługi może przynieść ogromne korzyści firmie outsourcujacej.

Justyna Skopińska, Kierownik Projektu w firmie ManpowerGroup Solutions