PGNiG SA wdrożyło elektroniczny obieg dokumentów
SI-Consulting zakończyło wsparcie wdrożenia elektronicznego obiegu faktur zakupowych (EOF) w Centrali Spółki i wybranych Oddziałach PGNiG SA. Docelowo, dzięki dalszej współpracy z SI-Consulting, wdrożony zostanie elektroniczny obieg dokumentów księgowych związanych ze środkami trwałymi oraz rozliczanie delegacji we wszystkich Oddziałach PGNiG SA.
„Przeterminowane płatności, problem z rozliczeniem podatków, kary finansowe, brak informacji na temat zobowiązań finansowych – to typowe problemy wielu przedsiębiorstw” – mówi Kierownik Projektu po stronie PGNiG Anna Sowińska-Polak. „Rejestracja i rozliczanie faktur jest procesem bardzo pracochłonnym, a przez to także kosztownym. Dlatego jego optymalizacja może przynieść firmie wymierne korzyści finansowe”– dodaje.
Głównym celem biznesowym projektu było zmniejszenie kosztów spółki poprzez ograniczenie zaangażowania w prace biurowe i uniknięcie kosztów zbędnych wydruków. Zintegrowany z systemem SAP EOF umożliwił ponadto optymalizację procesów organizacyjnych, poprawę jakości i dostępności informacji zarządczej, zwiększenie efektywności i eliminację błędów oraz monitorowanie procesów zatwierdzania faktur.
Wdrożenie w PGNiG SA elektronicznego obiegu faktur zakupu i systemu ich raportowania dotyczy faktur krajowych i zagranicznych, faktur księgowanych w referencji do zamówienia w module gospodarki materiałowej SAP i faktur księgowanych bezpośrednio w obszarze finansowym SAP.
EOF to autorskie rozwiązanie SI-Consulting, służące do usprawnienia zarządzania dokumentacją finansową, przystosowane do integracji z systemem SAP. To kompleksowa struktura umożliwiająca wydajne przetwarzanie otrzymywanych faktur do postaci cyfrowej, rozpoznanie i zarejestrowanie w systemie niezbędnych danych z faktury oraz ich odpowiednie procedowanie w systemie obiegu dokumentów zbudowanym na platformie SAP. Elastyczny system obiegu dokumentów zapewnia ich przepływ zgodnie z obowiązującym w organizacji procesem decyzyjnym – od chwili wpłynięcia faktury do systemu - do momentu jej archiwizacji. Wdrożenie EOF bazuje na doświadczeniach konsultantów SI-Consulting implementowania obiegu faktur o zbliżonym zakresie w takich przedsiębiorstwach jak: Grupa Impel, Telewizja Polska, Kronopol, Cadbury, Tauron Polska Energia i Polfarmex.
Podczas wdrożenia w PGNiG SA wprowadzono szereg nowatorskich funkcjonalności takich jak:
- obieg dokumentów poleceń księgowania na jednego lub wielu dostawców,
- obieg dokumentów rozliczeń płatności,
- dodatkowy obieg płatności po zaksięgowaniu faktury zakupu.
Dalsza współpraca SI-Consulting i PGNiG SA dotyczy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów księgowych związanych ze środkami trwałymi (dokumenty OT, MT, PT, LT, PI) oraz rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych.
SI-Consulting
